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Membri e onboarding

Come le persone entrano nella tua community, come accoglierle con un onboarding, come mantenere i dettagli sui membri e come i membri lasciano o vengono rimossi.

Invita persone

Apri il menu della community e scegli Invita persone. Di default, ogni membro può invitare persone; l'elemento non è presente per chi non può farlo.

  1. Sotto Invita come, scegli Membro o Ospite. Questa opzione appare solo quando gli ospiti sono abilitati sul server.
  2. In A:, digita i nomi delle persone che hanno già un account sul server, oppure gli indirizzi e-mail di chi non ne ha uno.
  3. Sotto Aggiungi ai canali, seleziona i canali a cui le persone invitate si uniranno. Questo è facoltativo per i membri e obbligatorio per gli ospiti.
  4. Facoltativamente, scegli Imposta un messaggio personalizzato per aggiungere alcune parole all'e-mail di invito.
  5. Scegli Invita. Un riepilogo mostra chi è stato invitato e quali inviti non sono stati inviati.

L'invito tramite e-mail richiede che il server invii e-mail e che gli inviti via e-mail siano abilitati. Se il server non invia e-mail, puoi comunque aggiungere persone che hanno già un account. Chiedi al tuo amministratore di sistema se gli indirizzi e-mail vengono rifiutati.

Nella stessa finestra di dialogo, con Membro selezionato, Copia link di invito copia il link di invito della community. Chiunque lo apra può creare un account (se il server consente la registrazione) e unirsi alla community. Condividilo in una newsletter, su un sito web o in un post di un forum.

Il link resta valido finché non lo modifichi. Se finisce in un posto dove non dovrebbe, creane uno nuovo con Rigenera in Impostazioni del team › Accesso: il vecchio link smetterà così di funzionare. Un team ha un solo link di invito alla volta.

Invita qualcuno che conosci già

Per portare qualcuno da un'altra community nella tua, fai clic destro sul suo nome e scegli Invita in una community, quindi la community. Vengono aggiunti immediatamente.

Community aperte

Se il team è pubblico (vedi Chi può unirsi), chiunque abbia un account sul server può trovarlo con Unisciti a un altro team e unirsi senza invito. Su un server dove chiunque può registrarsi, è il modo più semplice per gestire un team pubblico. Se il team consente solo determinati domini email, le persone con altri indirizzi non possono unirsi, nemmeno con il link.

Ospiti

Gli ospiti sono persone esterne, come clienti, appaltatori o partner. Un ospite vede solo i canali a cui è stato aggiunto: non può sfogliare o unirsi agli altri canali della community. Il suo nome è contrassegnato dal tag Ospite e l'intestazione di un canale con ospiti lo indica.

  • Gli account ospite sono disattivati di default. Un amministratore di sistema li attiva in Console di Sistema › Autenticazione › Accesso ospite (Beta) e può richiedere che gli ospiti provengano da determinati domini email o che utilizzino l'autenticazione a due fattori.
  • Gli amministratori della community invitano gli ospiti da Invita persone, scegliendo i canali che possono utilizzare. Per concedere a un ospite un altro canale in seguito, aggiungilo a esso dal canale.
  • Quando l'amministratore di sistema lo consente, Consenti agli ospiti invitati di accedere con un magic link (senza password) permette agli ospiti di accedere tramite un link inviato via email.
  • Per trasformare un ospite in un membro a tutti gli effetti, o un membro in un ospite, chiedi a un amministratore di sistema: si fa in Console di Sistema › Gestione utenti › Utenti, con Promuovi a membro o Riduci a ospite.

Gli ospiti non vengono mai aggiunti automaticamente ai canali, anche quando tutti i membri della community sono in ogni canale.

Gestisci membri

Apri il menu della community e scegli Gestisci membri (i membri vedono Visualizza membri). L'elenco mostra tutti con il loro ruolo. Nel menu accanto al ruolo di una persona puoi:

  • rendili un amministratore di team, con Rendi Amministratore di Squadra, o revoca tale ruolo con Rendi Membro di Squadra;
  • rimuovili dal team, con Rimuovi da squadra.

Questa finestra di dialogo proviene dall'interfaccia classica e dice ancora "team". Puoi anche agire su qualcuno ovunque vedi il suo nome: fai clic destro, o apri la sua scheda profilo. Vedi Moderazione per la vista moderatore, i timeout e la rimozione.

Una community non ha un limite di membri di default. Se il tuo amministratore di sistema ne ha impostato uno (Numero massimo di membri per community) e gli inviti iniziano a fallire, chiedi di aumentarlo.

Onboarding

L'onboarding accoglie i nuovi arrivati la prima volta che aprono il tuo team. Mostra un testo di benvenuto e alcune domande. Ogni risposta può assegnare ruoli e canali al nuovo arrivato, in modo che le persone trovino i posti giusti fin dal primo minuto.

Scrivi l'onboarding

  1. Se le risposte devono assegnare ruoli, crea prima quei ruoli e attiva Chiunque può assumerlo per essi (vedi Ruoli che chiunque può assumere). L'onboarding può assegnare solo ruoli aperti a tutti.
  2. Apri il menu della community, scegli Configurazione del team, quindi Onboarding…. Si apre la scheda Onboarding delle impostazioni della community.
  3. Scrivi un testo di benvenuto: di cosa tratta il team e le sue principali regole, in poche righe.
  4. Scegli Aggiungi una domanda, ad esempio "Cosa ti porta qui?". Lascia attiva l'opzione Più risposte se le persone possono scegliere più di una risposta.
  5. Per ogni risposta, scrivi il suo testo, quindi clicca sui ruoli e sui canali pubblici che conferisce. Scegli Aggiungi una risposta per la successiva.
  6. Scegli Salva.

I canali che puoi offrire sono i canali pubblici di cui sei membro. Per rimuovere l'onboarding, elimina le sue domande e il suo testo di benvenuto, quindi salva.

Cosa vedono i nuovi arrivati

La prima volta che qualcuno apre la community, viene visualizzata una finestra Benvenuto in con il tuo testo e le domande. Le persone selezionano le loro risposte e scelgono Fatto, oppure scelgono Salta. In entrambi i casi, non la vedranno più in quella community. Le persone che si sono unite prima che tu scrivessi l'onboarding la vedranno la prossima volta che apriranno la community.

I membri possono modificare i loro ruoli aperti in seguito dal menu della community, sotto I tuoi ruoli….

Per una community pubblica, combina l'onboarding con una categoria "Informazioni" bloccata che contiene un canale per le regole e un canale per gli annunci, e un banner in alto nel canale delle regole (vedi Impostazioni del canale).

Attributi dei membri

Gli attributi dei membri sono dettagli sui tuoi membri che vengono visualizzati sulla loro scheda profilo nella tua community, come la loro azienda, sede, appaltatore o pronomi. Appartengono alla community: altre community sul server non li vedono.

Definisci gli attributi

Apri il menu della community, scegli Configurazione del team, quindi Attributi membri…: si apre la scheda Attributi dei membri delle impostazioni della community. Scegli Aggiungi attributo. Per ogni attributo, configura:

  • Nome, ad esempio "Azienda".
  • Tipo: Testo, Scelta, Più scelte, Data, Link, Email, Numero di telefono, Persona o persone. Per le scelte, elenca le Scelte.
  • Chi lo imposta: Ogni membro lo compila per sé, oppure solo gli Amministratori lo fanno.
  • Chi lo vede: Tutti, Amministratori, o Nascosto. Gli amministratori e il membro stesso lo vedono sempre; gli attributi nascosti non vengono mostrati sui profili.
  • Mostra nella lista dei membri: mostra l'attributo sotto i nomi delle persone nella lista dei membri, al posto della loro posizione, e permette a tutti di filtrare la lista in base ad esso. Solo un attributo può essere mostrato in questo modo.

Usa Sposta in alto e Sposta in basso per impostare l'ordine delle schede profilo. Un team può avere fino a 50 attributi. L'eliminazione di un attributo elimina anche i valori di tutti i membri.

Compilali

Per impostare gli attributi di un utente, fai clic destro sul suo nome e scegli Modifica attributi…. Gli amministratori della community possono impostare tutti gli attributi di tutti i membri; i membri possono impostare i propri, ad eccezione di quelli impostati dagli amministratori. Gli attributi visibili solo agli Amministratori vengono mostrati sulla scheda profilo con un lucchetto.

In un'azienda, un attributo impostato dagli amministratori e visibile solo a loro è un buon posto per i dettagli interni, come la data di fine contratto, che i colleghi non hanno bisogno di vedere.

Il server ha anche i propri attributi, gli stessi per ogni community, che un amministratore di sistema definisce in Console di Sistema › Attributi di sistema › Gestione attributi. Vengono mostrati sulle schede profilo prima degli attributi della tua community e solo gli amministratori di sistema possono impostarli per gli altri. Alcuni possono provenire dal provider di accesso, come un'annuario aziendale.

Quando gli utenti lasciano o vengono rimossi

  • I membri escono dal team con Esci dal team nel menu del team.
  • Gli utenti che lasciano o vengono rimossi perdono i loro ruoli e i loro team nella community. I loro messaggi restano.
  • Un utente rimosso dalla community può tornare con un nuovo invito, o unendosi di nuovo se la community è pubblica. Per tenere definitivamente fuori un utente, un amministratore di sistema deve disattivare il suo account (vedi Tenere fuori un utente).