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Mitglieder und Onboarding

Wie Menschen in Ihre Community gelangen, wie Sie sie mit einem Onboarding willkommen heißen, wie Sie Details zu Mitgliedern pflegen und wie Mitglieder die Community verlassen oder entfernt werden.

Menschen einladen

Öffnen Sie das Community-Menü und wählen Sie Personen einladen. Standardmäßig kann jedes Mitglied Personen einladen; für Personen, denen dies nicht erlaubt ist, fehlt der Eintrag.

  1. Wählen Sie unter Einladen als Mitglied oder Gast. Diese Auswahl erscheint nur, wenn Gäste auf dem Server aktiviert sind.
  2. Geben Sie unter An: die Namen von Menschen ein, die bereits ein Konto auf dem Server haben, oder die E-Mail-Adressen von Menschen, die dies nicht tun.
  3. Wählen Sie unter Zu Kanälen hinzufügen die Kanäle aus, denen die eingeladenen Personen beitreten sollen. Dies ist für Mitglieder optional und für Gäste erforderlich.
  4. Wählen Sie optional Eine benutzerdefinierte Nachricht festlegen, um der Einladungs-E-Mail einige Worte hinzuzufügen.
  5. Wählen Sie Einladen. Eine Zusammenfassung zeigt, wer eingeladen wurde und welche Einladungen nicht gesendet werden konnten.

Das Einladen per E-Mail erfordert, dass der Server E-Mails senden kann und dass E-Mail-Einladungen aktiviert sind. Wenn der Server keine E-Mails sendet, können Sie dennoch Personen hinzufügen, die bereits ein Konto haben. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn E-Mail-Adressen abgelehnt werden.

Im selben Dialog, mit Mitglied ausgewählt, kopiert Einladungslink kopieren den Einladungslink der Community. Jeder, der ihn öffnet, kann ein Konto erstellen (wenn der Server die Registrierung zulässt) und der Community beitreten. Teilen Sie ihn in einem Newsletter, auf einer Website oder in einem Forenbeitrag.

Der Link bleibt gültig, bis Sie ihn ändern. Wenn er an einem unerwünschten Ort landet, erstellen Sie mit Neu generieren in Teameinstellungen › Zugang einen neuen: Der alte Link funktioniert dann nicht mehr. Eine Community hat jeweils nur einen Einladungslink.

Jemanden einladen, den Sie bereits kennen

Um jemanden aus einer anderen Community in Ihre zu holen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf deren Namen und wählen Sie Zu einer Community einladen, dann die Community. Die Person wird sofort hinzugefügt.

Öffentliche Communities

Wenn die Community öffentlich ist (siehe Wer beitreten kann), kann jeder mit einem Konto auf dem Server sie über Anderem Team beitreten finden und ohne Einladung beitreten. Auf einem Server, auf dem sich jeder registrieren kann, ist dies der einfachste Weg, eine öffentliche Community zu betreiben. Wenn die Community nur bestimmte E-Mail-Domains zulässt, können Personen mit anderen Adressen nicht beitreten, auch nicht mit dem Link.

Gäste

Gäste sind Personen von außerhalb, wie Kunden, Freelancer oder Partnerorganisationen. Ein Gast sieht nur die Kanäle, denen er oder sie hinzugefügt wurde: Andere Kanäle der Community können nicht durchsucht oder betreten werden. Der Name trägt das Gast-Kennzeichen, und der Kopf eines Kanals mit Gästen weist darauf hin.

  • Gastkonten sind standardmäßig deaktiviert. Ein Systemadministrator aktiviert sie in Systemkonsole › Authentifizierung › Gastzugang und kann vorgeben, dass Gäste aus bestimmten E-Mail-Domains stammen oder die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden müssen.
  • Community-Administratoren laden Gäste über Personen einladen ein und wählen dabei die Kanäle aus, die diese nutzen dürfen. Um einem Gast später einen weiteren Kanal zu gewähren, fügen Sie ihn oder sie direkt aus dem Kanal hinzu.
  • Wenn der Administrator es zulässt, ermöglicht Einladene Gäste können sich mit einem Magic Link anmelden (ohne Passwort) Gästen die Anmeldung über einen per E-Mail gesendeten Link.
  • Um einen Gast zu einem vollwertigen Mitglied oder ein Mitglied zu einem Gast zu machen, wenden Sie sich an einen Systemadministrator: Dies erfolgt in Systemkonsole › Benutzerverwaltung › Benutzer über Zum Mitglied hochstufen oder Zu Gast herunterstufen.

Gäste werden niemals automatisch zu Kanälen hinzugefügt, auch dann nicht, wenn alle Mitglieder der Community in jedem Kanal sind.

Mitglieder verwalten

Öffnen Sie das Teamenü, wählen Sie Teameinstellungen und dann den Tab Mitglieder (Personen ohne Zugriff auf die Teameinstellungen sehen stattdessen Mitglieder ansehen im Menü). Die Liste zeigt alle Personen mit ihrer Rolle sowie die Option Personen einladen, falls Sie Personen hinzufügen dürfen. Wenn Sie die Rollen der Community verwalten, können Sie über das Menü neben der Rolle einer Person Folgendes tun:

  • sie zum Community-Administrator machen, mit Zum Teamadministrator machen, oder dies rückgängig machen mit Zum Teammitglied machen;
  • sie aus der Community entfernen, mit Aus dem Team entfernen.

Diese Liste stammt aus der klassischen Benutzeroberfläche und verwendet weiterhin den Begriff "Team". Sie können auch von überall aus auf eine Person zugreifen, wenn deren Name angezeigt wird: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf oder öffnen Sie deren Profil-Karte. Weitere Informationen zur Moderationsansicht, zu Zeitstrafen und zum Entfernen von Personen finden Sie unter Moderation.

Eine Community hat standardmäßig keine Obergrenze für die Mitgliederzahl. Wenn Ihr Systemadministrator eine festgelegt hat (Max. Mitglieder pro Arbeitsbereich) und Einladungen fehlschlagen, bitten Sie ihn, diese zu erhöhen.

Onboarding

Ein Onboarding begrüßt neue Mitglieder, wenn sie Ihren Arbeitsbereich zum ersten Mal öffnen. Es zeigt einen Begrüßungstext und einige Fragen. Jede Antwort kann dem neuen Mitglied Rollen und Kanäle zuweisen, damit es von Anfang an die richtigen Orte findet.

Das Onboarding erstellen

  1. Wenn die Antworten Rollen vergeben sollen, erstellen Sie diese Rollen zuerst und aktivieren Sie für sie Alle können sie annehmen (siehe Rollen, die alle annehmen können). Das Onboarding kann nur Rollen vergeben, die für alle offen sind.
  2. Öffnen Sie das Teamenü, wählen Sie Teameinstellungen und dann den Tab Onboarding.
  3. Schreiben Sie einen Willkommens-Text: Worum es in der Community geht und welche wichtigsten Regeln gelten, in wenigen Zeilen.
  4. Wählen Sie Frage hinzufügen, zum Beispiel „Was führt Sie hierher?“. Lassen Sie Mehrere Antworten aktiviert, wenn die Mitglieder mehr als eine Antwort auswählen dürfen.
  5. Schreiben Sie für jede Antwort deren Text und klicken Sie dann auf die Rollen und öffentlichen Kanäle, die sie vergibt. Wählen Sie Antwort hinzufügen für die nächste.
  6. Wählen Sie Speichern.

Die Kanäle, die Sie anbieten können, sind die öffentlichen Kanäle, denen Sie beitreten. Um das Onboarding zu entfernen, löschen Sie dessen Fragen und den Willkommens-Text und speichern Sie die Änderungen.

Was Neulinge sehen

Wenn die Community Regeln hat, denen die Mitglieder zustimmen müssen (siehe Regeln), sehen neue Mitglieder zuerst einen Dialog Regeln von … mit den Optionen Ich stimme zu und Nicht jetzt. Bis sie zustimmen, wird das Eingabefeld für Nachrichten in den Kanälen der Community durch einen Hinweis ersetzt: "Stimmen Sie den Regeln zu, um hier zu posten", mit der Option Lesen und zustimmen. In der mobilen App und in der klassischen Benutzeroberfläche geben sie /rules und /rules agree ein.

Wenn jemand die Community zum ersten Mal öffnet, wird ein Willkommen bei-Dialog angezeigt, in dem Ihr Text und Ihre Fragen erscheinen. Die Person wählt ihre Antworten aus und klickt auf Erledigt oder auf Überspringen. In dieser Community wird der Dialog danach nicht mehr angezeigt. Personen, die beigetreten sind, bevor Sie das Onboarding erstellt haben, sehen ihn beim nächsten Öffnen der Community.

Mitglieder können ihre offenen Rollen später im Community-Menü unter Deine Rollen… ändern.

Für eine öffentliche Community kombinieren Sie das Onboarding mit einer gesperrten Kategorie „Informationen“, die einen Regeln-Kanal und einen Ankündigungen-Kanal enthält, sowie mit einem Banner oben im Regeln-Kanal (siehe Kanal-Einstellungen).

Mitgliedsattribute

Mitgliedsattribute sind Details über Ihre Mitglieder, die auf deren Profilkarte in Ihrer Community angezeigt werden, wie zum Beispiel deren Unternehmen, Standort, Subunternehmer oder Pronomen. Sie gehören zur Community: Andere Communities auf dem Server sehen sie nicht.

Attribute definieren

Öffnen Sie das Teamenü, wählen Sie Teameinstellungen und dann den Tab Mitgliedsattribute. Wählen Sie Attribut hinzufügen. Legen Sie für jedes Attribut Folgendes fest:

  • Name, zum Beispiel „Unternehmen“.
  • Typ: Text, Auswahl, Mehrere Auswahlmöglichkeiten, Datum, Link, E-Mail, Telefonnummer, Person oder Personen. Für Auswahlmöglichkeiten listen Sie die Auswahlmöglichkeiten auf.
  • Wer setzt es: Jedes Mitglied füllt es für sich selbst aus, oder nur Administratoren tun dies.
  • Wer sieht es: Alle, Administratoren oder Ausgeblendet. Administratoren und das Mitglied selbst sehen es immer; ausgeblendete Attribute werden nicht auf Profilen angezeigt.
  • In der Mitgliederliste anzeigen: Zeigt das Attribut unter den Namen der Personen in der Mitgliederliste an, anstelle ihrer Position, und ermöglicht es allen, die Liste danach zu filtern. Ein Attribut kann auf diese Weise angezeigt werden.

Verwenden Sie Nach oben verschieben und Nach unten verschieben, um die Reihenfolge auf Profilkarten festzulegen. Eine Community kann bis zu 50 Attribute haben. Wenn Sie ein Attribut löschen, werden auch alle zugehörigen Werte gelöscht.

Ausfüllen

Um die Attribute einer Person festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf deren Namen und wählen Sie Attribute bearbeiten … aus. Community-Administratoren können jedes Attribut aller Mitglieder festlegen; Mitglieder können ihre eigenen Attribute festlegen, mit Ausnahme derer, die von Administratoren gesetzt wurden. Attribute, die nur für Administratoren sichtbar sind, werden auf der Profilkarte mit einem Schloss angezeigt.

In einem Unternehmen ist ein von Administratoren festgelegtes und nur für Administratoren sichtbares Attribut ein guter Ort für interne Details, wie z. B. das Vertragsende, die Kollegen nicht sehen müssen.

Ein Server hat auch eigene Attribute, die für jede Community gleich sind und von einem Systemadministrator in Systemkonsole › System-Attribute › Attributverwaltung definiert werden. Sie werden auf Profilkarten vor den Attributen Ihrer Community angezeigt, und nur Systemadministratoren können sie für andere festlegen. Einige können vom Anmeldeanbieter stammen, z. B. aus einem Unternehmensverzeichnis.

Wenn Personen die Community verlassen oder entfernt werden

  • Mitglieder verlassen die Community über Team verlassen im Community-Menü.
  • Personen, die die Community verlassen oder entfernt werden, verlieren ihre Rollen und Teams in der Community. Ihre Nachrichten bleiben erhalten.
  • Jemand, der aus der Community entfernt wurde, kann mit einer neuen Einladung zurückkehren oder, wenn die Community öffentlich ist, erneut beitreten. Um jemanden dauerhaft auszuschließen, muss ein Systemadministrator dessen Konto deaktivieren (siehe Jemanden dauerhaft ausschließen).