Antimatter für eine Organisation betreiben

Ein Arbeitsbereich für ein Unternehmen oder eine Organisation benötigt mehr Kontrolle als eine Hobby-Community: Wer beitreten kann, was Außenstehende sehen, wie lange Nachrichten aufbewahrt und wie sie archiviert werden. Die meisten dieser Funktionen sind Servereinstellungen: Diese Seite erklärt, was es gibt, was Sie selbst tun können und was Sie von Ihrem Systemadministrator verlangen sollten.

Wer entscheidet was

In einer Organisation führen in der Regel die Community-Administratoren den Arbeitsbereich im Tagesgeschäft, während ein IT-Team den Server betreibt. Die Aufteilung ist wie folgt:

• Sie als Community-Administrator: die Einstellungen der Community, Kanäle und Kategorien, Rollen, Onboarding, Mitglieseigenschaften, Kanäle für Gäste, Moderation und Integrationen. All dies wird in diesem Handbuch beschrieben.
• Der Systemadministrator: Wer ein Konto erstellen kann und wie sich Personen anmelden, Gastkonten, serverweite Berechtigungen, Aufbewahrung von Nachrichten, Compliance-Exporte, Datenschutzeinstellungen und die Apps. Diese befinden sich in der Systemkonsole.

Wenn Ihr Server nur für Ihre Organisation bestimmt ist, bitten Sie Ihren Systemadministrator, Art der neuen Communities auf Arbeitsbereich zu setzen (Systemkonsole › Systemkonfiguration › Benutzer und Teams), damit jede neue Community ein Arbeitsbereich ist. Wenn dies vor dem Upgrade auf Antimatter 0.9.0 festgelegt wird (mit der Umgebungsvariablen AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), gilt es auch für bereits vorhandene Communities; danach können die Administratoren jeder Community die Art selbst ändern.

In einer kleinen Organisation übernimmt oft dieselbe Person beide Rollen. Wenn Sie ein Systemadministrator sind, finden Sie die Systemkonsole über Ihr Avatar-Menü; die Einstellungen selbst werden in Einen Server betreiben erklärt.

Kontrolle darüber, wer beitreten kann

In der Community:

• Machen Sie die Community privat (Privates Team unter Teameinstellungen › Zugang), damit niemand ohne Einladung beitreten kann.
• Erlauben Sie nur E-Mail-Domains Ihrer Organisation, beizutreten (siehe Wer beitreten kann).
• Erstellen Sie den Einladungslink neu, wenn jemand verlässt, der ihn möglicherweise noch hat.

Auf dem Server, fragen Sie Ihren Systemadministrator nach:

• Anmeldung mit Ihren Firmenkonten: Antimatter kann Personen mit AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google oder Office 365 anmelden, in Systemkonsole › Authentifizierung. Die Personen verwenden dann das Konto, das sie bereits haben, und das Verlassen des Unternehmens schließt ihren Zugriff.
• Gruppensynchronisierung: Mit AD/LDAP können Gruppen aus Ihrem Verzeichnis verwalten, wer einer Community und ihren privaten Kanälen angehört. Auf der Registerkarte „Zugang“ der Community wird dann angezeigt, dass die Mitglieder durch verknüpfte Gruppen hinzugefügt und entfernt werden.
• Kontoerstellung: Aktiviere Kontoerstellung und Neue System- und Teammitglieder auf angegebene E-Mail-Domains beschränken in Systemkonsole › Authentifizierung › Registrieren.
• Mitgliedschaftsregeln basierend auf Attributen: Mit attributbasierter Zugriffskontrolle (Systemkonsole › System-Attribute › Attributbasierter Zugriff) kann eine Community oder ein Kanal für Personen reserviert werden, deren Attribute übereinstimmen, z. B. eine Abteilung oder eine Sicherheitsfreigabestufe. Sobald diese Funktion aktiviert ist, zeigen die Teameinstellungen die Registerkarten Teammitgliedschaft und Kanalmitgliedschaft an, und die Kanaleinstellungen zeigen eine Registerkarte Mitgliedschaftsrichtlinie.

Gäste von außerhalb

Gäste ermöglichen es Ihnen, mit Kunden, Auftragnehmern und Partnern in einigen Kanälen zusammenzuarbeiten, ohne ihnen Zugriff auf den Rest des Arbeitsbereichs zu geben (siehe Gäste). Gastkonten sind deaktiviert, bis ein Systemadministrator sie in Systemkonsole › Authentifizierung › Gastzugang aktiviert, wo er auch:

• die E-Mail-Domains auflisten kann, von denen Gäste stammen dürfen (Gastdömanen auf der Whitelist);
• die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Gäste vorschreiben kann (Multi-Faktor-Authentifizierung erzwingen);
• Gästen die Anmeldung per per E-Mail gesendetem Link ohne Passwort erlauben.

Gute Praxis: Erstellen Sie für jede Partnerorganisation einen eigenen privaten Kanal und prüfen Sie von Zeit zu Zeit die Gäste in Ihrer Community. Kanäle mit Gästen weisen darauf in der Kopfzeile hin, damit niemand vergisst, wer mitliest.

Kanäle und Struktur

• Setzen Sie Art der Community auf Arbeitsbereich (Teameinstellungen › Allgemein): Personen, die einen Kanal erstellen, können ihn dann archivieren, und Anrufe sind in Kanälen aktiviert. Siehe Art der Community.
• Deaktivieren Sie Mitglieder sind in allen Kanälen (Teameinstellungen › Allgemein), es sei denn, das Einstellen der Art auf Arbeitsbereich hat dies bereits getan (siehe unten): In einem Arbeitsbereich treten Personen den Kanälen bei, die für ihre Arbeit relevant sind, und verlassen die anderen.
• Verwenden Sie das Layout Arbeitsbereich oder Hybrid sowie Kategorien für alle für die Kanäle, die für alle relevant sind (Ankündigungen, IT-Hilfe, Büro). Die Voreinstellung Arbeitsbereich setzt den Typ auf Arbeitsbereich und deaktiviert Mitglieder sind in allen Kanälen automatisch. Hybrid setzt den Typ stattdessen auf Guild. Stellen Sie ihn daher anschließend wieder auf Arbeitsbereich ein.
• Erstellen Sie Teams für Ihre Abteilungen mit deren Kennzeichen, Leitung und Kanal, und aktivieren Sie Alle zeigen ein Teamabzeichen, damit Personen auf einen Blick sehen können, wer wo arbeitet (siehe Teams innerhalb einer Community).
• Verwenden Sie von Administratoren festgelegte Mitgliedsattribute für Details wie den Standort, das Unternehmen eines Subunternehmers oder die Vertragsart (siehe Mitgliedsattribute).
• Halten Sie sensible Kanäle privat und beschränken Sie sie bei Bedarf auf bestimmte Rollen (siehe Kanalberechtigungen).

Privatsphäre zwischen Kolleg:innen

Dies sind Server-Einstellungen in der Systemkonsole › Systemkonfiguration › Benutzer und Teams:

• Zeige E-Mail-Adresse und Zeige vollen Namen: Ob Personen die E-Mail-Adressen und vollen Namen anderer sehen. Beides ist standardmäßig sichtbar.
• Benutzern erlauben, Direktnachrichtenkanäle zu öffnen mit: Jeder Benutzer auf dem Antimatter-Server oder nur Jedes Mitglied des Teams, also Personen, die sich eine Community teilen.
• Ignorieren, Blockieren und Nachrichten anfragen aktivieren: Standardmäßig aktiviert. Viele Unternehmen deaktivieren diese Funktion, damit Kolleginnen und Kollegen immer erreichbar sind. Die von den Personen getroffenen Auswahlmöglichkeiten bleiben erhalten, falls die Funktion wieder aktiviert wird.
• Kanalexport auf Administratoren beschränken: Standardmäßig kann jeder, der einen Kanal lesen kann, dessen Nachrichten in eine CSV-Datei exportieren. Aktivieren Sie diese Option, um Exporte auf Kanal-, Community- und Systemadministratoren zu beschränken.

Wie lange Nachrichten aufbewahrt werden

Standardmäßig speichert Antimatter jede Nachricht und jede Datei unbegrenzt. Ein Systemadministrator kann eine Richtlinie für die Datenaufbewahrung in der Systemkonsole › Compliance › Richtlinien für die Datenaufbewahrung festlegen:

• eine Globale Aufbewahrungsrichtlinie, die Nachrichten und Dateien auf dem gesamten Server nach einer festgelegten Zeit löscht;
• Benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien für bestimmte Communities und Kanäle, zum Beispiel um einen rechtlichen Kanal länger oder einen sozialen Kanal kürzer zu speichern.

Gelöschte Nachrichten werden dauerhaft entfernt. Vereinbaren Sie die Aufbewahrungsdauer mit Ihrem Rechts- oder Compliance-Team, bevor Sie eine Richtlinie anfordern.

Archivierung und Compliance

• Compliance-Export (Systemkonsole › Compliance › Compliance-Export): Ein regelmäßiger Export aller Nachrichten als CSV, Actiance XML oder Global-Relay-EML für ein Archivierungssystem. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert.
• Kanal-Export: um die Historie eines einzelnen Kanals zu übergeben, exportieren Sie diese selbst als CSV über das Menü des Kanals (siehe Kanal exportieren).
• Bearbeitungsfrist: In den Berechtigungen des Servers kann ein Systemadministrator festlegen, wie lange nach dem Senden Benutzer ihre eigenen Nachrichten bearbeiten dürfen.
• Meldungen zu sensiblen Informationen: Mitglieder können eine Nachricht melden, die nicht dort sein sollte, zum Beispiel personenbezogene Daten, die im falschen Kanal gepostet wurden. Die Nachricht wird dann ausgeblendet, während Prüferinnen und Prüfer entscheiden. Ein Systemadministrator aktiviert diese Funktion und wählt die Prüferinnen und Prüfer in der Systemkonsole › Systemkonfiguration › Handhabung von Datenlecks aus (siehe Meldungen).
• Klassifizierungsmerkmale (Systemkonsole › Systemkonfiguration › Klassifizierungsmerkmale): ein Banner mit einer Klassifizierungsstufe oben und unten in der App sowie eine Stufe pro Kanal.
• Benutzerdefinierte Nutzungsbedingungen (Systemkonsole › Compliance): Bedingungen, die jeder akzeptieren muss, bevor er den Server verwendet.
• Prüfprotokoll: Der Server protokolliert Verwaltungs- und Moderationsaktionen in seinem Prüfprotokoll, das Systemadministratoren einsehen können.

Was Sie von Ihrem Systemadministrator anfragen sollten