تنظیم کے لیے Antimatter چلانا

کمپنی یا تنظیم کے ورک اسپیس کو ایک شوقیہ کمیونٹی کے مقابلے میں زیادہ کنٹرول درکار ہوتا ہے: کون اندر آ سکتا ہے، باہر کے لوگ کیا دیکھتے ہیں، پیغامات کتنے عرصے تک محفوظ رہتے ہیں اور انہیں کیسے آرکائیو کیا جاتا ہے۔ ان میں سے اکثر سرور کی ترتیبات ہیں: یہ صفحہ بتاتا ہے کہ کیا موجود ہے، آپ خود کیا کر سکتے ہیں، اور آپ کے سسٹم ایڈمن سے کیا مانگنا ہے۔

کون کیا فیصلہ کرتا ہے

تنظیم میں، کمیونٹی ایڈمنز عموماً ورک اسپیس کی روزمرہ سربراہی کرتے ہیں، اور ایک IT ٹیم سرور چلاتی ہے۔ تقسیم یوں ہے:

• آپ، کمیونٹی ایڈمن کے طور پر: کمیونٹی کی ترتیبات، چینلز اور زمرے، کردار، آن بورڈنگ، اراکین کی خصوصیات، مہمانوں کے چینلز، نگرانی اور انٹیگریشنز۔ اس گائیڈ میں اس کے سب کی وضاحت ہے۔
• سسٹم ایڈمن: کون اکاؤنٹ بنا سکتا ہے اور لوگ کیسے سائن ان کرتے ہیں، مہمان اکاؤنٹس، سرور بھر کے اجازت نامے، پیغامات کی برقراری، امتثال کی برآمدات، رازداری کی ترتیبات اور ایپس۔ یہ سسٹم کنسول میں ہیں۔

اگر آپ کا سرور صرف آپ کی تنظیم کے لیے ہے، تو اپنے سسٹم ایڈمن سے کہیں کہ وہ نئی کمیونٹیز کی قسم کو ورک پلیس پر سیٹ کریں (سسٹم کنسول › سائٹ کی ترتیبات › صارفین اور ٹیمز)، تاکہ ہر نئی کمیونٹی ایک ورک پلیس ہو۔ اگر آپ Antimatter 0.9.0 میں اپ گریڈ کرنے سے پہلے اسے سیٹ کریں (ماحولیاتی متغیر AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace کے ذریعے)، تو یہ موجودہ کمیونٹیز پر بھی لاگو ہوگا؛ اس کے بعد، ہر کمیونٹی کے ایڈمنز اس کی قسم خود تبدیل کریں گے۔

چھوٹی تنظیم میں اکثر ایک ہی شخص دونوں کردار ادا کرتا ہے۔ اگر آپ سسٹم ایڈمن ہیں، تو آپ سسٹم کنسول کو اپنے ایواٹار مینیو سے پا سکتے ہیں؛ ترتیبات خود سرور چلانے میں بیان کی گئی ہیں۔

کنٹرول کریں کہ کون اندر آئے

کمیونٹی میں:

• کمیونٹی کو ذاتی بنائیں (ذاتی ٹیم در ٹیم کی ترتیبات › رسائی)، تاکہ کوئی مدعوں کے بغیر شامل نہ ہو سکے۔
• صرف آپ کی تنظیم کے ای میل ڈومینز کو شامل ہونے کی اجازت دیں (دیکھیں کون شامل ہو سکتا ہے)۔
• جب کوئی مدعو چھوڑ دے جو اسے ابھی بھی ہو سکتا ہے، تو مدعو لنک دوبارہ بنائیں۔

سرور پر، اپنے سسٹم ایڈمن سے درج ذیل کے بارے میں پوچھیں:

• اپنی کمپنی کے اکاؤنٹس کے ساتھ سائن ان کریں: Antimatter AD/LDAP، SAML 2.0، OpenID Connect، Google یا Office 365 کے ذریعے لوگوں کو سائن ان کر سکتا ہے، سسٹم کنسول › تصدیق میں۔ پھر لوگ وہ اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں جو پہلے سے موجود ہے، اور کمپنی سے نکلنے پر ان کی رسائی بند ہو جاتی ہے۔
• گروپ سنک: AD/LDAP کے ساتھ، آپ کے ڈائریکٹری کے گروپس یہ طے کر سکتے ہیں کہ کسی کمیونٹی اور اس کے ذاتی چینلز میں کون ہے۔ کمیونٹی کے Access ٹیب پر پھر یہ لکھا ہوگا کہ اس کے ارکان منسلک گروپس کے ذریعے شامل اور ہٹائے جاتے ہیں۔
• اکاؤنٹ کی تخلیق: اکاؤنٹ کی تخلیق کو فعال کریں اور نئے سسٹم اور ٹیم کے ارکان کو مخصوص ای میل ڈومینز تک محدود کریں، سسٹم کنسول › تصدیق › سائن اپ میں۔
• خصوصیات پر مبنی رکنیت کے قواعد: خصوصیت پر مبنی رسائی کے کنٹرول (سسٹم کنسول › سسٹم اٹری بیوٹس › خصوصیت پر مبنی رسائی) کے ذریعے، ایک کمیونٹی یا چینل کو ان لوگوں کے لیے محفوظ رکھا جا سکتا ہے جن کی خصوصیات (جیسے ڈیپارٹمنٹ یا کلیرنس لیول) مطابقت رکھتی ہیں۔ جب یہ فعال ہو جائے، تو آپ کی کمیونٹی کی ترتیبات میں ٹیم رکنیت اور چینل رکنیت کے ٹیبز نظر آئیں گے، اور چینل کی ترتیبات میں ممبر شپ پالیسی کا ٹیب نظر آئے گا۔

بیرونی مہمان

مہمان آپ کو کلائنٹس، کنٹریکٹرز اور پارٹنرز کے ساتھ کچھ چینلز میں کام کرنے کی اجازت دیتے ہیں، بغیر باقی ورک اسپیس تک رسائی دیے (دیکھیں مہمان)۔ مہمان اکاؤنٹس تب تک غیر فعال رہتے ہیں جب تک کہ سسٹم ایڈمن سسٹم کنسول › تصدیق › مہمان رسائی میں انہیں فعال نہ کر دے، جہاں وہ یہ بھی کر سکتے ہیں:

• ان ای میل ڈومینز کی فہرست بنائیں جن سے مہمان آ سکتے ہیں (Whitelisted Guest Domains)؛
• مہمانوں کے لیے دو فیکٹر اتھنٹیکیشن کو لازمی بنائیں (ملٹی فیکٹر اتھنٹیکیشن کو لازمی بنائیں)؛
• مہمانوں کو ای میل کے ذریعے بھیجے گئے لنک کے ساتھ پاس ورڈ کے بغیر سائن ان کرنے کی اجازت دیں۔

اچھی عملداری: ہر پارٹنر تنظیم کو اپنا الگ ذاتی چینل دیں، اور کبھی کبھار اپنے کمیونٹی کے مہمانوں کا جائزہ لیں۔ مہمانوں والے چینلز کے ہیڈر میں اس کی نشاندہی ہوتی ہے، تاکہ کوئی نہ بھولے کہ کون پڑھ رہا ہے۔

چینلز اور ساخت

• کمیونٹی کی قسم کو ورک پلیس پر سیٹ کریں (ٹیم کی ترتیبات › چینلز): اس کے بعد چینل بنانے والے لوگ اسے آرکائیو کر سکتے ہیں، اور چینلز میں کالز فعال ہوتی ہیں۔ دیکھیں کمیونٹی کی قسم۔
• اراکین ہر چینل میں ہیں کو بند کریں (ٹیم کی ترتیبات › چینلز): ایک ورک پلیس میں، لوگ اپنے کام کے چینلز میں شامل ہوتے ہیں اور دوسروں سے خارج ہو جاتے ہیں۔
• ورک پلیس یا Hybrid لے آؤٹ استعمال کریں، اور ہر شخص کے لیے اہم چینلز (اعلان، IT مدد، آفس) کے لیے زمرے بنائیں۔ ورک پلیس پری سیٹ قسم کو ورک پلیس سیٹ کرتا ہے؛ Hybrid اسے کمیونٹی سیٹ کرتا ہے، اس لیے بعد میں اسے واپس ورک پلیس پر سیٹ کریں۔
• اپنے ڈیپارٹمنٹس کے لیے ٹیمز بنائیں، جن میں ان کا ٹیگ، لیڈ اور چینل شامل ہو، اور ہر فرد اپنا ٹیم بیج دکھائے کو فعال کریں تاکہ لوگ ایک نظر میں دیکھ سکیں کہ کون کہاں کام کرتا ہے (تفصیل کے لیے دیکھیں کمیونٹی کے اندر ٹیمز)۔
• ایڈمنز کے طے کردہ رکن خصوصیات کا استعمال کریں تفصیلات کے لیے، جیسے سائٹ، سب کنٹریکٹر کی کمپنی یا کنٹریکٹ کی قسم (دیکھیں رکن خصوصیات)۔
• حساس چینلز کو ذاتی رکھیں، اور ضرورت پڑنے پر انہیں صرف کچھ کرداروں کے لیے محدود کریں (دیکھیں چینل اجازتیں)۔

ہمکاروں کے درمیان رازداری

یہ سرور کی ترتیبات ہیں، جو سسٹم کنسول › سائٹ کی ترتیبات › صارفین اور ٹیمز میں موجود ہیں:

• ای میل پتہ دکھائیں اور مکمل نام دکھائیں: کہ کیا لوگ ایک دوسرے کے ای میل پتے اور مکمل نام دیکھ سکتے ہیں۔ دونوں پہلے سے فعال ہیں۔
• صارفین کو براہِ راست پیغام چینلز کھولنے کی اجازت دیں: Antimatter سرور پر کوئی بھی صارف، یا صرف ٹیم کا کوئی بھی رکن، یعنی وہ لوگ جو ایک ہی کمیونٹی میں شامل ہیں۔
• نظراندازی، بلاکنگ اور پیغام کی درخواستیں فعال کریں: پہلے سے فعال ہے۔ بہت سے دفتری ماحول اسے غیر فعال کر دیتے ہیں تاکہ ساتھی ہمیشہ رابطے میں رہ سکیں؛ اگر اسے دوبارہ فعال کیا جائے تو لوگوں کے پہلے سے کیے گئے فیصلے محفوظ رہتے ہیں۔
• چینل ایکسپورٹ کو صرف ایڈمنز تک محدود کریں: پہلے سے چینل پڑھنے کی صلاحیت رکھنے والا کوئی بھی اس کے پیغامات کو CSV فائل میں ایکسپورٹ کر سکتا ہے۔ چینل، کمیونٹی اور سسٹم ایڈمنز تک ایکسپورٹ محدود رکھنے کے لیے اسے فعال کریں۔

پیغامات کتنی دیر تک محفوظ رہتے ہیں

پہلے سے Antimatter ہر پیغام اور فائل کو ہمیشہ کے لیے محفوظ رکھتا ہے۔ ایک سسٹم ایڈمن سسٹم کنسول › مطابقت › ڈیٹا ریٹینشن پالیسیاں میں ڈیٹا ریٹینشن پالیسی مقرر کر سکتا ہے:

• ایک جہاں گیر رٹینشن پالیسی، جو پورے سرور پر مقررہ وقت کے بعد پیغامات اور فائلز حذف کر دیتی ہے؛
• حسبِ ضرورت رٹینشن پالیسیاں، مخصوص کمیونٹیز اور چینلز کے لیے، مثال کے طور پر قانونی چینل کو طویل عرصے تک یا سماجی چینل کو مختصر عرصے کے لیے محفوظ رکھنے کے لیے۔

حذف شدہ پیغامات مستقل طور پر مٹ دیے جاتے ہیں۔ پالیسی مانگنے سے پہلے مدتوں پر اپنے قانونی یا compliance ٹیم سے اتفاق کریں۔

آرکائیونگ اور compliance

• کمپلائنس ایکسپورٹ (سسٹم کنسول › مطابقت › کمپلائنس ایکسپورٹ): تمام پیغامات کا باقاعدہ ایکسپورٹ CSV، Actiance XML یا Global Relay EML میں، آرکائیو سسٹم کے لیے۔ یہ پہلے سے غیر فعال ہے۔
• چینل ایکسپورٹ: کسی ایک چینل کی تاریخ منتقل کرنے کے لیے، اس کے مینیو سے خود CSV میں ایکسپورٹ کریں (دیکھیں چینل ایکسپورٹ کریں)۔
• ترمیم کی وقت کی حد: سرور کی اجازتوں میں، سسٹم ایڈمن یہ محدود کر سکتا ہے کہ پیغام پوسٹ کرنے کے بعد کتنی دیر تک لوگ اپنے پیغامات میں ترمیم کر سکتے ہیں۔
• حساس معلومات کی رپورٹس: اراکین ایک ایسا پیغام رپورٹ کر سکتے ہیں جو وہاں ہونا نہیں چاہیے، مثال کے طور پر غلط چینل میں پوسٹ کردہ ذاتی ڈیٹا۔ اس کے بعد یہ چھپا دیا جاتا ہے جب تک جائزہ لینے والے فیصلہ نہ کر لیں۔ ایک سسٹم ایڈمن اسے فعال کرتا ہے اور سسٹم کنسول › سائٹ کی ترتیبات › ڈیٹا اسپلیج ہینڈلنگ میں جائزہ لینے والوں کا انتخاب کرتا ہے (تفصیل کے لیے دیکھیں رپورٹس)۔
• درجہ بندی کے نشان (سسٹم کنسول › سائٹ کی ترتیبات › درجہ بندی کے نشان): ایپ کے اوپر اور نیچے درجہ بندی کے لیول کے ساتھ بینر، اور ہر چینل کے لیے الگ لیول۔
• کسٹم سروس کے شرائط (سسٹم کنسول › مطابقت): شرائط جو ہر صارف کو سرور استعمال کرنے سے پہلے قبول کرنی ہوتی ہیں۔
• آڈٹ لاگ: سرور اپنے آڈٹ لاگ میں انتظامی اور ماڈریٹرز کے اقدامات ریکارڈ کرتا ہے، جسے سسٹم ایڈمنز پڑھ سکتے ہیں۔

اپنے سسٹم ایڈمن سے کیا پوچھیں