A executar o Antimatter para uma organização

Um espaço de trabalho de empresa ou organização requer mais controlo do que uma comunidade de lazer: quem pode entrar, o que os externos veem, por quanto tempo as mensagens são mantidas e como são arquivadas. A maioria destas opções são definições do servidor: esta página descreve o que existe, o que pode fazer por si próprio e o que deve pedir ao administrador do sistema.

Quem decide o quê

Numa organização, os administradores da comunidade geralmente gerem o espaço de trabalho no dia a dia, e uma equipa de TI gere o servidor. A divisão é a seguinte:

• Você, como administrador da comunidade: as definições da comunidade, canais e categorias, papéis, integração de novos membros, atributos dos membros, canais dos convidados, moderação e integrações. Tudo isto é descrito neste guia.
• O administrador do sistema: quem pode criar uma conta e como as pessoas iniciam sessão, contas de convidados, permissões em todo o servidor, retenção de mensagens, exportações de conformidade, definições de privacidade e as aplicações. Estas encontram-se na Consola do sistema.

Se o seu servidor é apenas para a sua organização, peça ao administrador do sistema para definir Tipo de novas comunidades como Local de trabalho (Consola do sistema › Configuração do site › Utilizadores e equipas), para que todas as novas comunidades sejam locais de trabalho. Se definido antes da atualização para o Antimatter 0.9.0 (com a variável de ambiente AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), aplica-se também às comunidades que já existem; depois, os administradores de cada comunidade alteram o tipo por sua conta.

Numa organização pequena, a mesma pessoa frequentemente desempenha ambos os papéis. Se for administrador do sistema, encontrará a Consola do sistema no menu do seu avatar; as próprias definições são explicadas em A executar um servidor.

Controlar quem entra

Na comunidade:

• Tornar a comunidade privada (Equipa privada em Definições da equipa › Acesso), para que ninguém entre sem um convite.
• Permitir apenas que domínios de e-mail da sua organização entrem (ver Quem pode entrar).
• Regenerar o link de convite quando alguém sair que possa ainda o ter.

No servidor, peça ao seu administrador do sistema sobre:

• Início de sessão com as contas da sua empresa: o Antimatter pode iniciar sessão com AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google ou Office 365, em Consola do sistema › Autenticação. As pessoas usam então a conta que já têm, e ao sair da empresa o seu acesso é encerrado.
• Sincronização de grupos: com AD/LDAP, os grupos do seu diretório podem gerir quem está numa comunidade e nos seus canais privados. A separador de Acesso da comunidade indica então que os seus membros são adicionados e removidos por grupos vinculados.
• Criação de contas: Ativar criação de contas e Restringir novos membros do sistema e da equipa a domínios de e-mail especificados, em Consola do sistema › Autenticação › Registo.
• Regras de adesão baseadas em atributos: com o controlo de acesso baseado em atributos (Consola do sistema › Atributos do sistema › Acesso baseado em atributos), uma comunidade ou um canal podem ser reservados para pessoas cujos atributos correspondam, como um departamento ou um nível de autorização. Quando ativado, as definições da sua comunidade mostram as separadores Afiliação à equipa e Afiliação a canais, e as definições do canal mostram uma separador Política de adesão.

Convidados externos

Os convidados permitem-lhe trabalhar com clientes, contratados e parceiros em alguns canais, sem lhes dar acesso ao resto do espaço de trabalho (ver Convidados). As contas de convidado estão desativadas até um administrador do sistema as ativar em Consola do sistema › Autenticação › Acesso de convidados, onde também pode:

• listar os domínios de e-mail de onde os convidados podem provenir (Domínios de Convidado Permitidos);
• exigir autenticação de dois fatores para os convidados (Aplicar autenticação multifator);
• permitir que os convidados iniciem sessão com um link enviado por e-mail, sem palavra-passe.

Boa prática: dê a cada organização parceira o seu próprio canal privado e verifique de tempos a tempos os convidados na sua comunidade. Os canais com convidados indicam-no no cabeçalho, para que ninguém se esqueça de quem está a ler.

Canais e estrutura

• Defina Tipo de comunidade como Local de trabalho (Definições da equipa › Canais): as pessoas que criam um canal podem depois arquivá-lo, e as chamadas ficam ativas nos canais. Consulte Tipo de comunidade.
• Desativar Os membros estão em todos os canais (Definições da equipa › Canais): num local de trabalho, as pessoas entram nos canais do seu trabalho e saem dos outros.
• Utilize o layout Local de trabalho ou Híbrido, e categorias para todos para os canais que são importantes para todos (anúncios, apoio de TI, o escritório). A predefinição Local de trabalho define o tipo como Local de trabalho; Híbrido define-o como Comunidade, pelo que deve voltar a defini-lo como Local de trabalho depois.
• Crie equipas para os seus departamentos, com a respetiva etiqueta, líder e canal, e ative Todos mostram um distintivo de equipa para que as pessoas vejam de imediato quem trabalha onde (ver Equipas dentro de uma comunidade).
• Utilize os atributos dos membros definidos pelos administradores para detalhes como o local, a empresa de um subcontratado ou o tipo de contrato (ver Atributos dos membros).
• Mantenha os canais sensíveis privados e, se necessário, reserve-os apenas para alguns papéis (ver Permissões do canal).

Privacidade entre colegas

Estas são definições do servidor, em Consola do sistema › Configuração do site › Utilizadores e equipas:

• Mostrar endereço de e-mail e Mostrar nome completo: se as pessoas veem os endereços de e-mail e os nomes completos umas das outras. Ambos são mostrados por omissão.
• Permitir que os utilizadores abram canais de Mensagens diretas com: Qualquer utilizador no servidor Antimatter, ou apenas Qualquer membro da equipa, ou seja, pessoas que partilham uma comunidade.
• Ativar ignorar, bloquear e pedidos de mensagem: ativado por predefinição. Muitos locais de trabalho desativam-no para que os colegas estejam sempre acessíveis; as escolhas feitas pelas pessoas são mantidas caso seja reativado.
• Restringir exportação de canais a administradores: por predefinição, qualquer pessoa que possa ler um canal pode exportar as suas mensagens para um ficheiro CSV. Ative esta opção para manter as exportações para administradores de canal, comunidade e sistema.

Por quanto tempo as mensagens são conservadas

Por defeito, o Antimatter conserva todas as mensagens e ficheiros para sempre. Um administrador do sistema pode definir uma política de retenção de dados em Consola do sistema › Conformidade › Políticas de retenção de dados:

• uma política de retenção global, que elimina mensagens e ficheiros após um período definido em todo o servidor;
• políticas de retenção personalizadas, para comunidades e canais específicos, por exemplo, para conservar um canal jurídico por mais tempo ou um canal social por menos tempo.

As mensagens eliminadas são apagadas permanentemente. Combine as durações com a sua equipa jurídica ou de conformidade antes de solicitar uma política.

Arquivo e conformidade

• Exportação de conformidade (Consola do sistema › Conformidade › Exportação de conformidade): uma exportação regular de todas as mensagens para CSV, XML Actiance ou EML Global Relay, para um sistema de arquivamento. Está desativado por predefinição.
• Exportação de canal: para transferir o histórico de um canal, exporte-o para CSV a partir do seu menu (ver Exportar um canal).
• Limite de tempo de edição: nas permissões do servidor, um administrador do sistema pode limitar o tempo após a publicação durante o qual as pessoas podem editar as suas próprias mensagens.
• Relatórios de informação sensível: os membros podem reportar uma mensagem que não deveria estar ali, por exemplo, dados pessoais publicados no canal errado. A mensagem é então ocultada enquanto os revisores decidem. Um administrador do sistema ativa esta opção e escolhe os revisores em Consola do sistema › Configuração do site › Gestão de fuga de dados (ver Relatórios).
• Marcações de classificação (Consola do sistema › Configuração do site › Marcações de classificação): um banner com um nível de classificação no topo e na parte inferior da aplicação, e um nível por canal.
• Termos de serviço personalizados (Consola do sistema › Conformidade): termos que todos devem aceitar antes de utilizar o servidor.
• Registo de auditoria: o servidor regista as ações administrativas e de moderação no seu registo de auditoria, que os administradores do sistema podem consultar.

O que pedir ao seu administrador do sistema