Executando o Antimatter para uma organização

Um espaço de trabalho corporativo ou organizacional requer mais controle do que uma comunidade de hobby: quem pode entrar, o que pessoas externas veem, por quanto tempo as mensagens são mantidas e como são arquivadas. A maioria dessas configurações são de servidor: esta página explica o que existe, o que você pode fazer por conta própria e o que solicitar ao administrador do sistema.

Quem decide o quê

Em uma organização, os administradores da comunidade geralmente gerenciam o espaço de trabalho no dia a dia, e uma equipe de TI gerencia o servidor. A divisão é:

• Você, como administrador da comunidade: as configurações da comunidade, canais e categorias, papéis, integração de novos membros, atributos dos membros, canais de convidados, moderação e integrações. Tudo isso é descrito neste guia.
• O administrador do sistema: quem pode criar uma conta e como as pessoas fazem login, contas de convidados, permissões em nível de servidor, retenção de mensagens, exportações para conformidade, configurações de privacidade e os aplicativos. Essas configurações estão no Console do Sistema.

Se o seu servidor é exclusivo para a sua organização, peça ao administrador do sistema para definir Tipo de novas comunidades como Ambiente de trabalho (Console do Sistema › Configuração do Site › Usuários e Equipes), para que toda nova comunidade seja um ambiente de trabalho. Se definido antes da atualização para o Antimatter 0.9.0 (com a variável de ambiente AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), a configuração também se aplica às comunidades que já existem; depois disso, os administradores de cada comunidade alteram o tipo por conta própria.

Em uma organização pequena, a mesma pessoa frequentemente executa ambas as funções. Se você for um administrador do sistema, encontrará o Console do Sistema no menu do seu avatar; as configurações em si são explicadas em Executando um servidor.

Controle quem entra

Na comunidade:

• Torne a comunidade privada (Equipe Privada em Configurações da equipe › Acesso), para que ninguém entre sem um convite.
• Permita apenas que domínios de e-mail da sua organização entrem (veja Quem pode entrar).
• Regenere o link de convite quando alguém sair que possa ainda possuí-lo.

No servidor, solicite ao seu administrador do sistema sobre:

• Login com as contas da sua empresa: o Antimatter pode fazer login de pessoas com AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google ou Office 365, em Console do Sistema › Autenticação. As pessoas então usam a conta que já possuem, e a saída da empresa encerra seu acesso.
• Sincronização de Grupo: com AD/LDAP, grupos do seu diretório podem gerenciar quem está em uma comunidade e em seus canais privados. A aba Acesso da comunidade então indica que seus membros são adicionados e removidos por grupos vinculados.
• Criação de Conta: Ativar Criação de Conta e Restringir novos membros do sistema e da equipe a domínios de e-mail especificados, em Console do Sistema › Autenticação › Inscrição.
• Regras de associação baseadas em atributos: com o controle de acesso baseado em atributos (Console do Sistema › Atributos do Sistema › Acesso Baseado em Atributos), uma equipe ou um canal pode ser restrito a pessoas cujos atributos correspondam, como departamento ou nível de acesso. Quando ativado, as configurações da equipe exibem as abas Associação à Equipe e Associação a Canais, e as configurações do canal exibem a aba Política de Membros.

Convidados externos

Os convidados permitem trabalhar com clientes, contratados e parceiros em alguns canais, sem conceder acesso ao restante do espaço de trabalho (veja Convidados). As contas de convidado ficam desativadas até um administrador do sistema ativá-las em Console do Sistema › Autenticação › Acesso Convidado (Beta), onde também é possível:

• listar os domínios de e-mail de onde os convidados podem vir (Lista Permitida Domínios Convidados);
• exigir autenticação multi-fator para convidados (Impor Autenticação Multi-Fator);
• permitir que os convidados façam login com um link enviado por e-mail, sem senha.

Boa prática: crie um canal privado exclusivo para cada organização parceira e revise periodicamente os convidados da sua equipe. Os canais com convidados indicam isso no cabeçalho, para que ninguém esqueça quem está lendo.

Canais e estrutura

• Defina Tipo de comunidade como Ambiente de trabalho (Configurações da equipe › Canais): as pessoas que criam um canal poderão então arquivá-lo, e as chamadas ficam ativas nos canais. Consulte Tipo de comunidade.
• Desative Membros estão em todos os canais (Configurações da equipe › Canais): em um ambiente de trabalho, as pessoas entram nos canais do seu trabalho e saem dos demais.
• Use o layout Ambiente de trabalho ou Híbrido, e categorias para todos os canais que importam para todos (anúncios, suporte de TI, escritório). O predefinido Ambiente de trabalho define o tipo como Ambiente de trabalho; Híbrido define como Comunidade, então defina novamente como Ambiente de trabalho depois.
• Crie equipes para seus departamentos, com sua etiqueta, líder e canal, e ative Todos exibem um emblema de equipe para que as pessoas vejam de relance quem trabalha onde (veja Equipes dentro de uma equipe).
• Use atributos de membros definidos por administradores para detalhes como o local, a empresa de um subcontratado ou o tipo de contrato (veja Atributos de membros).
• Mantenha os canais sensíveis privados e, se necessário, restrinja-os a determinados cargos (veja Permissões de canal).

Privacidade entre colegas

Estas são configurações do servidor, em Console do Sistema › Configuração do Site › Usuários e Equipes:

• Mostrar Endereços de E-mail e Mostrar Nome Completo: se as pessoas veem os endereços de e-mail e os nomes completos umas das outras. Ambos são exibidos por padrão.
• Permitir que os usuários abram o canal de Mensagens Diretas com: Qualquer usuário no Servidor Antimatter, ou apenas Qualquer membro da equipe, ou seja, pessoas que compartilham uma comunidade.
• Ativar ignorar, bloquear e solicitações de mensagem: ativado por padrão. Muitos locais de trabalho desativam essa opção para que os colegas estejam sempre acessíveis; as escolhas feitas pelas pessoas são mantidas caso a opção seja reativada.
• Restringir exportação de canal a administradores: por padrão, qualquer pessoa que possa ler um canal pode exportar suas mensagens para um arquivo CSV. Ative esta opção para restringir as exportações a administradores de canal, comunidade e sistema.

Por quanto tempo as mensagens são mantidas

Por padrão, o Antimatter mantém todas as mensagens e arquivos para sempre. Um administrador do sistema pode definir uma política de retenção de dados em Console do Sistema › Conformidade › Políticas de Retenção de Dados:

• uma Política Global de Retenção, que exclui mensagens e arquivos após um período definido em todo o servidor;
• Políticas de retenção personalizadas, para comunidades e canais específicos, por exemplo, para manter um canal jurídico por mais tempo ou um canal social por menos tempo.

As mensagens excluídas são apagadas permanentemente. Combine as durações com sua equipe jurídica ou de conformidade antes de solicitar uma política.

Arquivamento e conformidade

• Exportação de Conformidade (Beta) (Console do Sistema › Conformidade › Exportação de Conformidade (Beta)): uma exportação regular de todas as mensagens para CSV, Actiance XML ou GlobalRelay EML, para um sistema de arquivamento. Está desativado por padrão.
• Exportação de canal: para transferir o histórico de um canal, exporte-o você mesmo para CSV pelo menu do canal (veja Exportar um canal).
• Limite de tempo de edição: nas permissões do servidor, um administrador do sistema pode limitar por quanto tempo, após a publicação, as pessoas podem editar suas próprias mensagens.
• Relatórios de informações sensíveis: os membros podem relatar uma mensagem que não deveria estar ali, por exemplo, dados pessoais publicados no canal errado. Ela é então ocultada enquanto os revisores decidem. Um administrador do sistema ativa esta opção e escolhe os revisores em Console do Sistema › Configuração do Site › Tratamento de Vazamento de Dados (veja Relatórios).
• Marcas de Classificação (Console do Sistema › Configuração do Site › Marcas de Classificação): um banner com um nível de classificação no topo e na parte inferior do aplicativo, e um nível por canal.
• Termos de Serviço Personalizado (Beta) (Console do Sistema › Conformidade): termos que todos devem aceitar antes de usar o servidor.
• Registro de auditoria: o servidor registra ações administrativas e de moderação em seu registro de auditoria, que os administradores do sistema podem ler.

O que perguntar ao seu administrador do sistema