Prowadzenie Antimatter dla organizacji

Przestrzeń robocza firmy lub organizacji wymaga większej kontroli niż społeczność hobbystyczna: kto może dołączyć, co widzą osoby z zewnątrz, jak długo przechowywane są wiadomości i jak są archiwizowane. Większość z tych opcji to ustawienia serwera: ta strona opisuje, co istnieje, co możesz zrobić samodzielnie i czego poprosić administratora systemu.

Kto decyduje o czym

W organizacji administratorzy społeczności zwykle zarządzają przestrzenią roboczą na co dzień, a zespół IT zarządza serwerem. Podział wygląda następująco:

• Ty, jako administrator społeczności: ustawienia społeczności, kanały i kategorie, role, onboarding, atrybuty członków, kanały gości, moderacja i integracje. Wszystko to jest opisane w tym przewodniku.
• Administrator systemu: kto może utworzyć konto i jak osoby się logują, konta gości, uprawnienia na poziomie serwera, przechowywanie wiadomości, eksporty zgodności, ustawienia prywatności i aplikacje. Znajdziesz je w Konsoli systemu.

Jeśli serwer służy wyłącznie Twojej organizacji, poproś administratora systemu o ustawienie Rodzaju nowych społeczności na Miejsce pracy (Konsola systemu › Konfiguracja strony › Użytkownicy i zespoły), aby każda nowa społeczność była miejscem pracy. Jeśli ustawisz to przed aktualizacją do Antimatter 0.9.0 (za pomocą zmiennej środowiskowej AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), zmiana obejmie również istniejące społeczności; po aktualizacji administratorzy każdej społeczności zmieniają jej rodzaj samodzielnie.

W małej organizacji ta sama osoba często pełni obie role. Jeśli jesteś administratorem systemu, znajdziesz Konsolę systemu w menu swojego awatara; same ustawienia są opisane w Prowadzeniu serwera.

Kontrola dostępu

W społeczności:

• Ustaw społeczność jako prywatną (Zespół prywatny w Ustawienia zespołu › Dostęp), aby nikt nie mógł do niej dołączyć bez zaproszenia.
• Pozwól dołączać tylko osobom z domen e-mail Twojej organizacji (patrz Kto może dołączyć).
• Regeneruj link zaproszenia, gdy ktoś, kto może go wciąż posiadać, opuści społeczność.

Na serwerze poproś administratora systemu o:

• Logowanie z kontami firmowymi: Antimatter umożliwia logowanie się za pomocą AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google lub Office 365 w sekcji Konsola systemu › Autoryzacja. Użytkownicy korzystają wtedy z kont, które już posiadają, a odejście z firmy automatycznie zamyka im dostęp.
• Synchronizacja grup: w przypadku AD/LDAP grupy z Twojego katalogu mogą zarządzać tym, kto znajduje się w społeczności i w jej kanałach prywatnych. W zakładce Dostęp społeczności pojawi się informacja, że członkowie są dodawani i usuwani przez powiązane grupy.
• Tworzenie kont: włącz Włącz tworzenie kont oraz Ogranicz nowych członków systemu i zespołu do określonych domen e-mail w sekcji Konsola systemu › Autoryzacja › Zarejestruj się.
• Zasady członkostwa oparte na atrybutach: dzięki kontroli dostępu opartej na atrybutach (Konsola systemu › Atrybuty systemu › Dostęp oparty na atrybutach) społeczność lub kanał może być dostępna tylko dla osób, których atrybuty spełniają określone warunki, np. dział lub poziom dostępu. Po włączeniu tej funkcji w ustawieniach społeczności pojawią się zakładki Członkostwo w zespole i Polityka członkostwa, a w ustawieniach kanału zakładka Polityka członkostwa.

Goście spoza organizacji

Goście umożliwiają współpracę z klientami, podwykonawcami i partnerami w kilku kanałach, bez udostępniania im reszty przestrzeni roboczej (zob. Goście). Konta gości są wyłączone, dopóki administrator systemu nie włączy ich w sekcji Konsola systemu › Autoryzacja › Dostęp dla gości, gdzie może również:

• określić domeny e-mail, z których mogą pochodzić goście (Domeny gościnne na białej liście);
• wymagać uwierzytelniania dwuskładnikowego dla gości (Wymuszaj uwierzytelnianie wieloskładnikowe);
• pozwolić gościom logować się za pomocą linku wysłanego e-mailem, bez hasła.

Dobra praktyka: przydziel każdemu partnerowi osobny kanał prywatny i od czasu do czasu sprawdzaj listę gości w swojej społeczności. Kanały z gośćmi informują o tym w nagłówku, dzięki czemu nikt nie zapomni, kto je czyta.

Kanały i struktura

• Ustaw Rodzaj społeczności na Miejsce pracy (Ustawienia zespołu › Kanały): osoby tworzące kanał będą mogły go archiwizować, a rozmowy będą dostępne w kanałach. Zobacz Rodzaj społeczności.
• Wyłącz Członkowie są we wszystkich kanałach (Ustawienia zespołu › Kanały): w miejscu pracy użytkownicy dołączają do kanałów związanych z ich pracą i opuszczają pozostałe.
• Użyj układu Miejsce pracy lub Hybrydowego oraz kategorii dla wszystkich dla kanałów, które dotyczą wszystkich (ogłoszenia, pomoc IT, biuro). Preset Miejsce pracy ustawia typ na Miejsce pracy; Hybrydowy ustawia go na Społeczność, więc ustaw go z powrotem na Miejsce pracy.
• Utwórz zespoły dla swoich działów, z ich tagiem, liderem i kanałem, oraz włącz Każdy ma widoczną odznakę zespołu, aby ludzie mogli od razu zobaczyć, kto gdzie pracuje (patrz Zespoły wewnątrz społeczności).
• Używaj atrybutów członków ustawianych przez administratorów do szczegółów, takich jak lokalizacja, firma podwykonawcy lub typ umowy (patrz Atrybuty członków).
• Utrzymuj wrażliwe kanały jako prywatne i, w razie potrzeby, ogranicz ich dostęp do wybranych ról (patrz Uprawnienia kanału).

Prywatność między współpracownikami

To są ustawienia serwera, w Konsola systemu › Konfiguracja strony › Użytkownicy i zespoły:

• Pokaż adres e-mail i Pokaż pełną nazwę: czy ludzie widzą swoje adresy e-mail i pełne nazwy. Oba są wyświetlane domyślnie.
• Zezwalaj użytkownikom na otwieranie kanałów prywatnych wiadomości z: Dowolny użytkownik na serwerze Antimatter, lub tylko Dowolny uczestnik zespołu, czyli osoby, które należą do tej samej społeczności.
• Włącz ignorowanie, blokowanie i prośby o wiadomość: domyślnie włączone. Wiele miejsc pracy wyłącza tę opcję, aby koledzy byli zawsze dostępni; wybory poczynione przez użytkowników są zachowane na wypadek ponownego włączenia.
• Ogranicz eksport kanału do administratorów: domyślnie każdy, kto może odczytać kanał, może wyeksportować jego wiadomości do pliku CSV. Włącz tę opcję, aby ograniczyć eksport do administratorów kanału, społeczności i systemu.

Jak długo przechowywane są wiadomości

Domyślnie Antimatter przechowuje każdą wiadomość i plik na zawsze. Administrator systemu może ustawić politykę przechowywania danych w Konsola systemu › Zgodność › Zasady Przechowywania Danych:

• Globalna polityka przechowywania danych, która usuwa wiadomości i pliki po określonym czasie na całym serwerze;
• Własne zasady przechowywania, dla konkretnych społeczności i kanałów, na przykład aby dłużej przechowywać kanał prawny lub krócej kanał towarzyski.

Usunięte wiadomości są trwale kasowane. Uzgodnij okresy z zespołem prawnym lub compliance, zanim poprosisz o politykę.

Archiwizacja i zgodność

• Eksport zgodności (Konsola systemu › Zgodność › Eksport zgodności): regularny eksport wszystkich wiadomości do CSV, Actiance XML lub Global Relay EML, do systemu archiwizacji. Domyślnie wyłączony.
• Eksport kanału: aby przekazać historię jednego kanału, wyeksportuj go samodzielnie do CSV z jego menu (patrz Eksport kanału).
• Ograniczenie czasu edycji: w uprawnieniach serwera administrator systemu może ograniczyć, jak długo po publikacji użytkownicy mogą edytować własne wiadomości.
• Zgłoszenia poufnych informacji: członkowie mogą zgłosić wiadomość, która nie powinna się tam znajdować, na przykład dane osobowe opublikowane w niewłaściwym kanale. Jest ona wtedy ukrywana, aż do czasu decyzji recenzentów. Administrator systemu włącza tę opcję i wybiera recenzentów w Konsola systemu › Konfiguracja strony › Obsługa wycieków danych (patrz Zgłoszenia).
• Oznaczenia klasyfikacyjne (Konsola systemu › Konfiguracja strony › Oznaczenia klasyfikacyjne): baner z poziomem klasyfikacji u góry i u dołu aplikacji, oraz poziom dla każdego kanału.
• Własne zasady użytkowania (Konsola systemu › Zgodność): zasady, które wszyscy muszą zaakceptować przed użyciem serwera.
• Dziennik audytu: serwer zapisuje w dzienniku audytu działania administracyjne i moderacyjne, które administratorzy systemu mogą odczytać.

O co poprosić administratora systemu