Menjalankan Antimatter untuk sebuah organisasi

Ruang kerja syarikat atau organisasi memerlukan kawalan yang lebih ketat berbanding komuniti hobi: siapa yang boleh masuk, apa yang dilihat oleh pihak luar, berapa lama mesej disimpan dan bagaimana ia diarkibkan. Kebanyakan ini adalah tetapan pelayan: halaman ini menerangkan apa yang wujud, apa yang boleh anda lakukan sendiri, dan apa yang perlu diminta daripada pentadbir sistem anda.

Siapa yang menentukan apa

Dalam sebuah organisasi, pentadbir komuniti biasanya mengurus ruang kerja pada hari-hari biasa, dan pasukan IT mengurus pelayan. Pembahagian tugas adalah:

• Anda, sebagai pentadbir komuniti: tetapan komuniti, saluran dan kategori, peranan, onboarding, atribut ahli, saluran tetamu, moderasi dan integrasi. Semuanya diterangkan dalam panduan ini.
• Pentadbir sistem: siapa yang boleh mencipta akaun dan bagaimana orang log masuk, akaun tetamu, kebenaran pada peringkat pelayan, simpanan mesej, eksport pematuhan, tetapan privasi dan aplikasi. Ini terdapat dalam Konsol Sistem.

Jika pelayan anda hanya untuk organisasi anda, minta pentadbir sistem anda menetapkan Jenis komuniti baharu kepada Tempat kerja (Konsol Sistem › Konfigurasi Laman › Pengguna dan Pasukan), supaya setiap komuniti baharu ialah tempat kerja. Jika ditetapkan sebelum naik taraf ke Antimatter 0.9.0 (dengan pemboleh ubah persekitaran AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), ia juga terpakai untuk komuniti yang sudah wujud; selepas itu, pentadbir setiap komuniti mengubah jenisnya sendiri.

Dalam organisasi kecil, orang yang sama sering melakukan kedua-dua tugas. Jika anda seorang pentadbir sistem, anda boleh menemui Konsol Sistem dari menu avatar anda; tetapan itu sendiri diterangkan dalam Menjalankan pelayan.

Kawal siapa yang boleh masuk

Dalam komuniti:

• Jadikan komuniti peribadi (Pasukan Peribadi dalam Tetapan pasukan › Akses), supaya tiada seorang pun boleh menyertai tanpa jemputan.
• Benarkan hanya domain e-mel organisasi anda untuk menyertai (lihat Siapa yang boleh menyertai).
• Jana semula pautan jemputan apabila seseorang yang mungkin masih memilikinya keluar.

Pada pelayan, minta pentadbir sistem anda tentang:

• Log masuk dengan akaun syarikat anda: Antimatter boleh membolehkan orang log masuk menggunakan AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google atau Office 365, dalam Konsol Sistem › Pengesahan. Orang kemudian menggunakan akaun yang sudah mereka ada, dan keluar dari syarikat akan menutup akses mereka.
• Segerak Kumpulan: dengan AD/LDAP, kumpulan dalam direktori anda boleh mengurus siapa yang berada dalam komuniti dan saluran peribadinya. Tab Akses komuniti kemudian akan menyatakan bahawa ahlinya ditambah dan dibuang oleh kumpulan yang dipautkan.
• Penciptaan Akaun: Aktifkan Penciptaan Akaun dan Sekat ahli sistem dan pasukan baharu kepada domain e-mel yang dinyatakan, dalam Konsol Sistem › Pengesahan › Pendaftaran.
• Peraturan keanggotaan berasaskan atribut: dengan kawalan akses berasaskan atribut (Konsol Sistem › Atribut Sistem › Akses Berasaskan Atribut), komuniti atau saluran boleh dikekalkan untuk orang yang atributnya sepadan, seperti jabatan atau tahap kebenaran. Apabila ia diaktifkan, tetapan komuniti anda memaparkan tab Keahlian Pasukan dan Keahlian Saluran, dan tetapan saluran memaparkan tab Dasar Keahlian.

Tetamu dari luar

Tetamu membolehkan anda bekerja dengan pelanggan, kontraktor dan rakan kongsi dalam beberapa saluran, tanpa memberikan mereka bahagian lain ruang kerja (lihat Tetamu). Akaun tetamu adalah tidak aktif sehingga pentadbir sistem mengaktifkannya dalam Konsol Sistem › Pengesahan › Akses Tetamu, di mana mereka juga boleh:

• menyenaraikan domain e-mel yang tetamu boleh datang daripadanya (Domain Tetamu yang Dibentangkan);
• memerlukan pengesahan dua faktor untuk tetamu (Kuatkuasakan Pengesahan Dua Faktor);
• membenarkan tetamu log masuk dengan pautan yang dihantar melalui e-mel, tanpa kata laluan.

Amalan baik: berikan setiap organisasi rakan kongsi salurannya sendiri yang peribadi, dan semak tetamu dalam komuniti anda dari semasa ke semasa. Saluran yang mempunyai tetamu akan memaklumkan perkara ini dalam pengepalkannya, supaya tiada siapa terlupa siapa yang sedang membaca.

Saluran dan struktur

• Set Jenis komuniti kepada Tempat kerja (Tetapan pasukan › Saluran): orang yang mewujudkan saluran boleh kemudian mengarkibkannya, dan panggilan aktif dalam saluran. Lihat Jenis komuniti.
• Matikan Ahli berada dalam setiap saluran (Tetapan pasukan › Saluran): di tempat kerja, orang menyertai saluran kerja mereka dan keluar dari yang lain.
• Gunakan susun atur Tempat kerja atau Hybrid, dan kategori untuk semua orang untuk saluran yang penting kepada semua (pengumuman, bantuan IT, pejabat). Praset Tempat kerja menetapkan jenis kepada Tempat kerja; Hybrid menetapkan kepada Komuniti, jadi tetapkan semula kepada Tempat kerja selepas itu.
• Cipta pasukan untuk jabatan anda, dengan tag, ketua dan saluran mereka, dan aktifkan Semua orang memaparkan lencana pasukan supaya orang dapat melihat sekilas siapa bekerja di mana (lihat Pasukan dalam komuniti).
• Gunakan atribut ahli yang ditetapkan oleh pentadbir untuk butiran seperti tapak, syarikat subkontraktor atau jenis kontrak (lihat Atribut ahli).
• Kekalkan saluran sensitif sebagai peribadi, dan jika perlu kekalkannya untuk beberapa peranan sahaja (lihat Kebenaran saluran).

Privasi antara rakan sekerja

Ini adalah tetapan pelayan, dalam Konsol Sistem › Konfigurasi Laman › Pengguna dan Pasukan:

• Tunjuk Alamat E-mel dan Tunjuk Nama Penuh: sama ada orang melihat alamat e-mel dan nama penuh antara satu sama lain. Kedua-duanya dipaparkan secara lalai.
• Benarkan pengguna membuka saluran Mesej Terus dengan: Mana-mana pengguna pada pelayan Antimatter, atau hanya Mana-mana ahli pasukan, iaitu orang yang berkongsi komuniti.
• Aktifkan pengabaian, penyekatan dan permintaan mesej: diaktifkan secara lalai. Banyak tempat kerja mematikannya supaya rakan sekerja sentiasa boleh dihubungi; pilihan yang dibuat oleh pengguna disimpan sekiranya ia diaktifkan semula.
• Sekat eksport saluran kepada pentadbir: secara lalai, sesiapa sahaja yang boleh membaca saluran boleh mengeksport mesejnya ke fail CSV. Aktifkan ini untuk mengehadkan eksport kepada pentadbir saluran, komuniti dan sistem.

Berapa lama mesej disimpan

Secara lalai, Antimatter menyimpan setiap mesej dan fail selama-lamanya. Pentadbir sistem boleh menetapkan dasar simpanan data dalam Konsol Sistem › Pematuhan › Dasar Simpanan Data:

• sebuah Dasar Simpanan Global, yang memadam mesej dan fail selepas tempoh masa tertentu di seluruh pelayan;
• Dasar simpanan khusus, untuk komuniti dan saluran tertentu, contohnya untuk menyimpan saluran undang-undang lebih lama atau saluran sosial lebih singkat.

Mesej yang dipadam akan dihapuskan secara kekal. Bersetuju tentang tempoh masa dengan pasukan undang-undang atau pematuhan anda sebelum meminta dasar.

Pengarkiban dan pematuhan

• Eksport Pematuhan (Konsol Sistem › Pematuhan › Eksport Pematuhan): eksport berkala semua mesej ke CSV, XML Actiance atau EML Global Relay, untuk sistem pengarkiban. Ia dimatikan secara lalai.
• Eksport saluran: untuk menyerahkan sejarah satu saluran, eksportnya sendiri ke CSV dari menunya (lihat Eksport saluran).
• Had masa sunting: dalam kebenaran pelayan, pentadbir sistem boleh mengehadkan berapa lama selepas hantaran orang boleh menyunting mesej mereka sendiri.
• Laporan maklumat sensitif: ahli boleh melaporkan mesej yang tidak sepatutnya ada, contohnya data peribadi yang dihantar di saluran yang salah. Ia kemudian disembunyikan semasa peninjau membuat keputusan. Pentadbir sistem mengaktifkan ini dan memilih peninjau dalam Konsol Sistem › Konfigurasi Laman › Pengendalian Kebocoran Data (lihat Laporan).
• Penanda Pengelasan (Konsol Sistem › Konfigurasi Laman › Penanda Pengelasan): banner dengan tahap pengelasan di bahagian atas dan bawah aplikasi, dan satu tahap untuk setiap saluran.
• Terma Perkhidmatan Tersuai (Konsol Sistem › Pematuhan): terma yang mesti diterima oleh semua orang sebelum menggunakan pelayan.
• Log audit: pelayan merekodkan tindakan pentadbiran dan moderasi dalam log auditnya, yang boleh dibaca oleh pentadbir sistem.

Apa yang perlu ditanya kepada pentadbir sistem anda