Λειτουργία του Antimatter για έναν οργανισμό

Ένας χώρος εργασίας εταιρείας ή οργανισμού απαιτεί περισσότερη έλεγχο από μια κοινότητα χόμπι: ποιοι μπορούν να εισέλθουν, τι βλέπουν οι εξωτερικοί, πόσο καιρό διατηρούνται τα μηνύματα και πώς αρχειοθετούνται. Τα περισσότερα από αυτά είναι ρυθμίσεις διακομιστή: αυτή η σελίδα εξηγεί τι υπάρχει, τι μπορείτε να κάνετε μόνοι σας και τι να ζητήσετε από τον διαχειριστή συστήματος.

Ποιος αποφασίζει τι

Σε έναν οργανισμό, οι διαχειριστές της κοινότητας συνήθως διαχειρίζονται τον χώρο εργασίας καθημερινά, ενώ μια ομάδα ΠΛ διαχειρίζεται τον διακομιστή. Η διαίρεση είναι η εξής:

• Εσείς, ως διαχειριστής κοινότητας: οι ρυθμίσεις της κοινότητας, τα κανάλια και οι κατηγορίες, οι ρόλοι, η ενσωμάτωση νέων μελών, τα χαρακτηριστικά μελών, τα κανάλια επισκεπτών, η διαχείριση και οι ενσωματώσεις. Όλα αυτά περιγράφονται σε αυτόν τον οδηγό.
• Ο διαχειριστής συστήματος: ποιος μπορεί να δημιουργήσει λογαριασμό και πώς συνδέονται οι χρήστες, λογαριασμοί επισκεπτών, τα δικαιώματα σε επίπεδο διακομιστή, η διατήρηση μηνυμάτων, οι εξαγωγές συμμόρφωσης, οι ρυθμίσεις απορρήτου και οι εφαρμογές. Βρίσκονται στην Κονσόλα συστήματος.

Εάν ο διακομιστής σας προορίζεται αποκλειστικά για τον οργανισμό σας, ζητήστε από τον διαχειριστή συστήματος να ορίσει τον Τύπο νέων κοινοτήτων σε Χώρο εργασίας (Κονσόλα συστήματος › Διαμόρφωση Ιστοτόπου › Χρήστες και ομάδες), ώστε κάθε νέα κοινότητα να είναι χώρος εργασίας. Αν το ρυθμίσετε πριν από την αναβάθμιση στο Antimatter 0.9.0 (με τη μεταβλητή περιβάλλοντος AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), η αλλαγή ισχύει και για τις κοινότητες που υπάρχουν ήδη. Σε αντίθετη περίπτωση, οι διαχειριστές κάθε κοινότητας πρέπει να αλλάξουν τον τύπο της χειροκίνητα.

Σε έναν μικρό οργανισμό, το ίδιο πρόσωπο συχνά εκτελεί και τα δύο. Αν είστε διαχειριστής συστήματος, θα βρείτε την Κονσόλα συστήματος από το μενού του avatar σας. Οι ίδιες οι ρυθμίσεις εξηγούνται στο Λειτουργία διακομιστή.

Έλεγχος ποιοι εισέρχονται

Στην κοινότητα:

• Κάντε την ομάδα ιδιωτική (Ιδιωτική Ομάδα στις Ρυθμίσεις ομάδας › Πρόσβαση), ώστε κανείς να μην μπορεί να συμμετάσχει χωρίς πρόσκληση.
• Επιτρέψτε μόνο τους τομείς email του οργανισμού σας να συμμετέχουν (βλ. Ποιοι μπορούν να συμμετέχουν).
• Επαναδημιουργήστε το σύνδεσμο πρόσκλησης όταν αποχωρήσει κάποιος που ενδέχεται να τον έχει ακόμα.

Στον διακομιστή, ζητήστε από τον διαχειριστή συστήματος:

• Σύνδεση με τους λογαριασμούς της εταιρείας σας: Το Antimatter μπορεί να συνδέει χρήστες μέσω AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google ή Office 365, στις Κονσόλα συστήματος › Πιστοποίηση. Οι χρήστες τότε χρησιμοποιούν τον λογαριασμό που έχουν ήδη, και η αποχώρηση από την εταιρεία κλείνει την πρόσβασή τους.
• Συγχρονισμός ομάδας: με AD/LDAP, οι ομάδες του καταλόγου σας μπορούν να διαχειρίζονται ποιος ανήκει σε μια ομάδα και στα ιδιωτικά της κανάλια. Η καρτέλα Πρόσβασης της ομάδας τότε αναφέρει ότι τα μέλη προστίθενται και αφαιρούνται από συνδεδεμένες ομάδες.
• Δημιουργία λογαριασμών: Ενεργοποίηση δημιουργίας λογαριασμών και Περιορισμός νέων μελών του συστήματος και της ομάδας σε καθορισμένους τομείς email, στις Κονσόλα συστήματος › Πιστοποίηση › Εγγραφή.
• Κανόνες συμμετοχής βάσει χαρακτηριστικών: με έλεγχο πρόσβασης βάσει χαρακτηριστικών (Κονσόλα συστήματος › Χαρακτηριστικά Συστήματος › Πρόσβαση βάσει χαρακτηριστικών), μια ομάδα ή ένα κανάλι μπορεί να παραμείνει για άτομα τα χαρακτηριστικά των οποίων ταιριάζουν, όπως το τμήμα ή το επίπεδο εξουσιοδότησης. Μόλις ενεργοποιηθεί, οι ρυθμίσεις της ομάδας σας εμφανίζουν τις καρτέλες Συμμετοχή σε Ομάδα και Συμμετοχή σε Κανάλια, ενώ οι ρυθμίσεις του καναλιού εμφανίζουν την καρτέλα Πολιτική Συμμετοχής.

Επισκέπτες από εξωτερικούς

Οι επισκέπτες σας επιτρέπουν να συνεργάζεστε με πελάτες, αναδόρους και εταίρους σε λίγα κανάλια, χωρίς να τους δίνετε τον υπόλοιπο χώρο εργασίας (βλ. Επισκέπτες). Οι λογαριασμοί επισκέπτη είναι απενεργοί μέχρι ένας διαχειριστής συστήματος να τους ενεργοποιήσει στις Κονσόλα συστήματος › Πιστοποίηση › Πρόσβαση επισκέπτη, όπου μπορεί επίσης να:

• αναφέρει τους τομείς email από τους οποίους μπορούν να προέρχονται οι επισκέπτες (Επιτρεπόμενοι τομείς επισκεπτών);
• απαιτεί πολυπαραγοντική πειστηρία για τους επισκέπτες (Επιβολή πολυπαραγοντικής πειστηρίας);
• επιτρέπει στους επισκέπτες να συνδέονται με έναν σύνδεσμο που στέλνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χωρίς κωδικό πρόσβασης.

Καλή πρακτική: δώστε σε κάθε οργανισμό συνεργάτη το δικό του ιδιωτικό κανάλι και ελέγξτε τους επισκέπτες της κοινότητά σας από καιρό σε καιρό. Τα κανάλια με επισκέπτες το αναφέρουν στην κεφαλίδα τους, ώστε κανείς να μην ξεχάσει ποιος διαβάζει.

Κανάλια και δομή

• Ορίστε τον Τύπο κοινότητας σε Χώρο εργασίας (Ρυθμίσεις ομάδας › Γενικά): έτσι, τα άτομα που δημιουργούν ένα κανάλι μπορούν να το αρχειοθετήσουν και οι κλήσεις είναι ενεργές στα κανάλια. Δείτε Τύπος κοινότητας.
• Απενεργοποιήστε την επιλογή Τα μέλη βρίσκονται σε όλα τα κανάλια (Ρυθμίσεις ομάδας › Γενικά), εκτός εάν ο ορισμός του τύπου σε Χώρο εργασίας το έχει ήδη κάνει (δείτε παρακάτω): σε έναν χώρο εργασίας, τα άτομα συμμετέχουν στα κανάλια που αφορούν την εργασία τους και αποχωρούν από τα υπόλοιπα.
• Χρησιμοποιήστε τη διάταξη Χώρος εργασίας ή Υβριδική και κατηγορίες για όλους για τα κανάλια που αφορούν το σύνολο (ανακοινώσεις, τεχνική υποστήριξη, γραφείο). Η προεπιλογή Χώρος εργασίας ορίζει τον τύπο σε Χώρο εργασίας και απενεργοποιεί αυτόματα την επιλογή Τα μέλη βρίσκονται σε όλα τα κανάλια. Η προεπιλογή Υβριδική ορίζει τον τύπο σε Συντεχνία, οπότε θα πρέπει να τον επαναφέρετε σε Χώρο εργασίας στη συνέχεια.
• Δημιουργήστε ομάδες για τα τμήματά σας, με την ετικέτα, τον επικεφαλής και το κανάλι τους, και ενεργοποιήστε το Όλοι εμφανίζουν σήμα ομάδας ώστε τα άτομα να βλέπουν με μια ματιά ποιος εργάζεται πού (βλ. Ομάδες μέσα σε μια κοινότητα).
• Χρησιμοποιήστε τα χαρακτηριστικά μελών που ορίζονται από διαχειριστές για λεπτομέρειες όπως η τοποθεσία, η εταιρεία ενός υπεργολάβου ή ο τύπος της σύμβασης (βλ. Χαρακτηριστικά μελών).
• Κρατήστε τα ευαίσθητα κανάλια ιδιωτικά και, εάν χρειάζεται, κρατήστε τα μόνο για ορισμένους ρόλους (βλ. Δικαιώματα καναλιού).

Ιδιωτικότητα μεταξύ συναδέλφων

Αυτές είναι ρυθμίσεις διακομιστή, στις Κονσόλα συστήματος › Διαμόρφωση Ιστοτόπου › Χρήστες και ομάδες:

• Εμφάνιση διεύθυνσης email και Εμφάνιση πλήρους ονόματος: αν τα άτομα βλέπουν τις διευθύνσεις email και τα πλήρη ονόματα των άλλων. Και τα δύο εμφανίζονται από προεπιλογή.
• Ενεργοποίηση άνοιξης καναλιών άμεσων μηνυμάτων με: Οποιοδήποτε χρήστη του διακομιστή Antimatter, ή μόνο Οποιοδήποτε μέλος της ομάδας, δηλαδή άτομα που μοιράζονται μια ομάδα.
• Ενεργοποίηση αγνοήσεων, μπλοκ και αιτημάτων μηνύματος: ενεργοποιημένο από προεπιλογή. Πολλά επαγγελματικά περιβάλλοντα το απενεργοποιούν ώστε οι συνάδελφοι να είναι πάντα προσβάσιμοι· οι επιλογές που έκαναν τα άτομα διατηρούνται στην περίπτωση που ξαναενεργοποιηθεί.
• Περιορισμός εξαγωγής καναλιού σε διαχειριστές: από προεπιλογή, όποιος μπορεί να διαβάσει ένα κανάλι μπορεί να εξάγει τα μηνύματά του σε αρχείο CSV. Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή για να διατηρηθούν οι εξαγωγές μόνο για διαχειριστές καναλιού, κοινότητας και συστήματος.

Πόσο καιρό διατηρούνται τα μηνύματα

Από προεπιλογή, το Antimatter διατηρεί κάθε μήνυμα και αρχείο για πάντα. Ένας διαχειριστής συστήματος μπορεί να ορίσει μια πολιτική διατήρησης δεδομένων στο Κονσόλα συστήματος › Συμμόρφωση › Πολιτικές διατήρησης δεδομένων:

• μία Παγκόσμια πολιτική διατήρησης, η οποία διαγράφει μηνύματα και αρχεία μετά από καθορισμένο χρόνο σε ολόκληρο τον διακομιστή;
• Προσαρμοσμένες πολιτικές διατήρησης, για συγκεκριμένες κοινότητες και κανάλια, για παράδειγμα για να διατηρηθεί ένα κανάλι νομικών θεμάτων για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα ή ένα κοινωνικό κανάλι για μικρότερο.

Τα διαγραμμένα μηνύματα διαγράφονται οριστικά. Συμφωνήστε τις διάρκειες με τη νομική ή την ομάδα συμμόρφωσης πριν ζητήσετε μια πολιτική.

Αρχειοθέτηση και συμμόρφωση

• Εξαγωγή συμμόρφωσης (Κονσόλα συστήματος › Συμμόρφωση › Εξαγωγή συμμόρφωσης): μια τακτική εξαγωγή όλων των μηνυμάτων σε CSV, Actiance XML ή Global Relay EML, για ένα σύστημα αρχειοθέτησης. Είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή.
• Εξαγωγή καναλιού: για να παραδώσετε το ιστορικό ενός καναλιού, εξάγετε μόνοι σας σε CSV από το μενού του (βλ. Εξαγωγή καναλιού).
• Προθεσμία επεξεργασίας: στις άδειες του server, ένας διαχειριστής συστήματος μπορεί να περιορίσει πόσο καιρό μετά την ανάρτηση μπορούν οι χρήστες να επεξεργαστούν τα δικά τους μηνύματα.
• Αναφορές για ευαίσθητες πληροφορίες: τα μέλη μπορούν να αναφέρουν ένα μήνυμα που δεν θα πρέπει να βρίσκεται εκεί, για παράδειγμα προσωπικά δεδομένα που δημοσιεύτηκαν στο λάθος κανάλι. Το μήνυμα τότε κρύβεται ενώ οι εξεταστές αποφασίζουν. Ένας διαχειριστής συστήματος ενεργοποιεί αυτή την επιλογή και επιλέγει τους εξεταστές στο Κονσόλα συστήματος › Διαμόρφωση Ιστοτόπου › Διαχείριση διαρροών δεδομένων (βλ. Αναφορές).
• Σημειώσεις ταξινόμησης (Κονσόλα συστήματος › Διαμόρφωση Ιστοτόπου › Σημειώσεις ταξινόμησης): ένα μπάνερ με επίπεδο ταξινόμησης στην κορυφή και στο κάτω μέρος της εφαρμογής, και ένα επίπεδο ανά κανάλι.
• Προσαρμοσμένοι Όροι Παροχής Υπηρεσιών (Κονσόλα συστήματος › Συμμόρφωση): όροι που όλοι πρέπει να αποδεχτούν πριν χρησιμοποιήσουν τον διακομιστή.
• Καταγραφή ελέγχου: ο διακομιστής καταγράφει τις διοικητικές και διαμορφωτικές ενέργειες στο αρχείο ελέγχου του, το οποίο μπορούν να διαβάσουν οι διαχειριστές συστήματος.

Τι να ζητήσετε από τον διαχειριστή συστήματος