Управление Antimatter для организации

Рабочее пространство компании или организации требует большего контроля, чем хобби-сообщество: кто может получить доступ, что видят посторонние, как долго хранятся сообщения и как они архивируются. Большинство из этих параметров — серверные настройки: на этой странице описано, что существует, что вы можете сделать самостоятельно и что запросить у системного администратора.

Кто за что отвечает

В организации администраторы сообщества обычно управляют рабочим пространством в повседневной работе, а ИТ-команда управляет сервером. Разделение ответственности следующее:

• Вы, как администратор сообщества: настройки сообщества, каналы и категории, роли, онбординг, атрибуты участников, каналы гостей, модерация и интеграции. Всё это описано в этом руководстве.
• Системный администратор: кто может создать учётную запись и как люди входят в систему, учётные записи гостей, серверные разрешения, хранение сообщений, экспорт для соответствия требованиям, настройки конфиденциальности и приложения. Всё это находится в Системной консоли.

Если сервер предназначен только для вашей организации, попросите системного администратора установить значение Тип новых сообществ в Компания (Системная консоль › Настройки сайта › Пользователи и команды), чтобы каждое новое сообщество было рабочим пространством. Если это было настроено до обновления до Antimatter 0.9.0 (с помощью переменной окружения AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), это также распространяется на уже существующие сообщества; после обновления администраторы каждого сообщества меняют его тип самостоятельно.

В небольшой организации одна и та же osoba часто выполняет обе роли. Если вы системный администратор, вы найдёте Системную консоль в меню своего аватара; сами настройки описаны в Управлении сервером.

Контроль доступа

В сообществе:

• Сделайте команду закрытой (Закрытая команда в Параметры команды › Доступ), чтобы никто не мог присоединиться без приглашения.
• Разрешите присоединение только с доменов электронной почты вашей организации (см. Кто может присоединиться).
• Пересоздайте ссылку для приглашения, если кто-то покинул сообщество и мог всё ещё иметь её.

На сервере запросите у системного администратора:

• Вход с корпоративными учётными записями: Antimatter позволяет пользователям входить через AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google или Office 365 в Системная консоль › Аутентификация. Тогда люди используют уже имеющуюся у них учётную запись, а увольнение из компании закрывает их доступ.
• Синхронизация группы: при использовании AD/LDAP группы вашего каталога могут управлять составом команды и её закрытых каналов. На вкладке «Доступ» команды будет указано, что участники добавляются и удаляются связанными группами.
• Создание аккаунта: Разрешить создание аккаунта и Ограничить создание новых системных и командных аккаунтов указанными доменами электронной почты в Системная консоль › Аутентификация › Регистрация.
• Правила членства на основе атрибутов: с помощью управления доступом на основе атрибутов (Системная консоль › Системные атрибуты › Доступ на основе атрибутов) команда или канал могут быть доступны только тем, чьи атрибуты соответствуют заданным, например, отделу или уровню допуска. После включения в настройках команды появятся вкладки Членство в команде и Членство в каналах, а в настройках канала — вкладка Политика участия.

Гости извне

Гости позволяют работать с клиентами, подрядчиками и партнёрами в нескольких каналах, не предоставляя им доступ к остальной части рабочего пространства (см. Гости). Аккаунты гостей отключены, пока системный администратор не включит их в Системная консоль › Аутентификация › Гостевой доступ, где также можно:

• указать домены электронной почты, с которых могут приходить гости (Белый список гостевых доменов);
• требовать многофакторную аутентификацию для гостей (Принудительная многофакторная аутентификация);
• разрешить гостям входить в систему по ссылке, отправленной на электронную почту, без пароля.

Хорошая практика: создавайте отдельный закрытый канал для каждой организации-партнёра и периодически проверяйте список гостей в вашем сообществе. В заголовке каналов с гостями это указывается, чтобы никто не забыл, кто читает.

Каналы и структура

• Установите Тип сообщества в Компания (Параметры команды › Каналы): тогда те, кто создает канал, смогут его архивировать, а звонки будут доступны в каналах. См. Тип сообщества.
• Отключите Все участники состоят во всех каналах (Параметры команды › Каналы): в рабочей среде люди присоединяются к каналам, связанным с их работой, и покидают остальные.
• Используйте макет Компания или Гибрид, а также категории для всех для каналов, важных для всех (объявления, ИТ-поддержка, офис). Пресет Компания устанавливает тип в «Компания»; Гибрид устанавливает его в «Сообщество», поэтому после этого установите его обратно в «Компания».
• Создайте команды для ваших отделов с их меткой, лидером и каналом, и включите У всех отображается значок команды, чтобы люди сразу видели, кто за что отвечает (см. Команды внутри сообщества).
• Используйте атрибуты участников, устанавливаемые администраторами, для таких деталей, как сайт, компания субподрядчика или тип контракта (см. Атрибуты участников).
• Держите конфиденциальные каналы закрытыми, а при необходимости ограничивайте их доступ только для определённых ролей (см. Права доступа к каналам).

Конфиденциальность между коллегами

Это настройки сервера, доступные в Системная консоль › Настройки сайта › Пользователи и команды:

• Показать Email и Показать полное имя: определяют, видят ли пользователи адреса электронной почты и полные имена друг друга. По умолчанию оба поля отображаются.
• Разрешить пользователям писать личные сообщения с: Все пользователи сервера Antimatter или только Все участники команды, то есть люди, состоящие в одном сообществе.
• Включить игнорирование, блокировку и запросы сообщений: включено по умолчанию. Во многих организациях эта функция отключена, чтобы коллеги всегда были доступны; сделанные пользователем настройки сохраняются на случай повторного включения.
• Ограничить экспорт каналов только для администраторов: по умолчанию любой пользователь, имеющий доступ к чтению канала, может экспортировать его сообщения в файл CSV. Включите эту опцию, чтобы экспорт был доступен только администраторам каналов, сообществ и системы.

Срок хранения сообщений

По умолчанию Antimatter хранит все сообщения и файлы бессрочно. Администратор системы может настроить политику хранения данных в разделе Системная консоль › Комплаенс › Политики хранения данных:

• Глобальная политика хранения данных, которая удаляет сообщения и файлы по истечении заданного срока на всем сервере;
• Настраиваемая политика удержания для конкретных сообществ и каналов, например, чтобы хранить сообщения в юридическом канале дольше, а в социальном — короче.

Удаленные сообщения стираются безвозвратно. Согласуйте сроки с вашей юридической или комплаенс-командой перед запросом политики.

Архивирование и соответствие требованиям

• Экспорт комплаенса (Системная консоль › Комплаенс › Экспорт комплаенса): регулярный экспорт всех сообщений в формате CSV, Actiance XML или Global Relay EML для системы архивирования. По умолчанию отключен.
• Экспорт канала: чтобы передать историю одного канала, экспортируйте его самостоятельно в CSV из его меню (см. Экспорт канала).
• Ограничение времени редактирования: в разрешениях сервера системный администратор может ограничить, как долго после публикации люди могут редактировать свои сообщения.
• Сообщения о конфиденциальной информации: участники могут сообщить о сообщении, которое не должно было быть опубликовано, например, о личных данных, отправленных в неверный канал. Пока модераторы принимают решение, сообщение скрывается. Администратор системы включает эту функцию и назначает модераторов в разделе Системная консоль › Настройки сайта › Утечки данных (см. Сообщения).
• Классификация (Системная консоль › Настройки сайта › Классификация): баннер с уровнем конфиденциальности в верхней и нижней части приложения, а также уровень для каждого канала.
• Пользовательские условия предоставления услуг (Системная консоль › Комплаенс): условия, которые все пользователи должны принять перед использованием сервера.
• Журнал аудита: сервер записывает административные и модерационные действия в журнал аудита, который могут просматривать системные администраторы.

Что попросить у системного администратора