Bir kuruluş için Antimatter'ı çalıştırmak

Bir şirket veya kuruluş çalışma alanı, hobi topluluklarından daha fazla denetim gerektirir: kimler girebilir, dışarıdakiler ne görür, iletiler ne kadar süre saklanır ve nasıl arşivlenir. Bunların çoğu sunucu ayarlarıdır: bu sayfa nelerin var olduğunu, neleri kendinizin yapabileceğini ve sistem yöneticinize ne sormanız gerektiğini anlatır.

Kim neye karar verir

Bir kuruluşta, topluluk yöneticileri genellikle çalışma alanının günlük işlerini yürütür ve bir BT ekibi sunucuyu işletir. İş bölümü şöyledir:

• Siz, topluluk yöneticisi olarak: topluluğun ayarları, kanallar ve kategoriler, roller, başlangıç, üye özellikleri, konukların kanalları, denetim ve entegrasyonlar. Bunların tümü bu kılavuzda anlatılır.
• Sistem yöneticisi: kimlerin hesap oluşturabileceği ve insanların nasıl oturum açtığı, konuk hesapları, sunucu genelinde izinler, ileti saklama, uyumluluk dışa aktarımları, gizlilik ayarları ve uygulamalar. Bunlar Sistem Konsolu'ndadır.

Sunucunuz yalnızca kuruluşunuz için kullanılıyorsa, her yeni topluluğun bir çalışma alanı olmasını istiyorsanız sistem yöneticinize Yeni toplulukların türü ayarını Çalışma alanı olarak yapmasını isteyin (Sistem Konsolu › Site yapılandırması › Kullanıcılar ve takımlar). Antimatter 0.9.0 sürümüne yükseltmeden önce (ortam değişkeni AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace ile) yapıldığında, bu ayar zaten var olan topluluklara da uygulanır; sonrasında her topluluğun yöneticileri türü kendileri değiştirir.

Küçük bir kuruluşta aynı kişi genellikle her iki görevi de üstlenir. Bir sistem yöneticisiyseniz, Sistem Konsolu'nu avatar menünüzden bulabilirsiniz; ayarların kendisi Bir sunucu çalıştırmak bölümünde açıklanır.

Kimlerin girebileceğini denetleyin

Toplulukta:

• Topluluğu özel yapın (Takım ayarları › Erişim bölümündeki Özel Takım), böylece davet olmadan kimse katılamasın.
• Sadece kuruluşunuzun e-posta alanlarının katılmasına izin verin (bkz. Kimler katılabilir).
• Davet bağlantısını, bağlantıya hâlâ sahip olabilecek birinin ayrılması durumunda yeniden oluşturun.

Sunucuda, sistem yöneticinize şunları sorun:

• Şirket hesaplarınızla oturum açın: Antimatter, Sistem Konsolu › Kimlik doğrulama bölümünde AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google veya Office 365 ile kullanıcıların oturum açmasını sağlar. Kullanıcılar zaten sahip oldukları hesabı kullanır ve şirketten ayrıldıklarında erişimleri kapanır.
• Grup ile eşitlenen: AD/LDAP ile, dizininizdeki gruplar bir topluluğun ve özel kanallarının üyelerini yönetebilir. Topluluğun Erişim sekmesi, üyelerin bağlı gruplar tarafından eklendiğini ve çıkarıldığını belirtir.
• Hesap açma: Sistem Konsolu › Kimlik doğrulama › Hesap açın bölümünde Yeni hesap açılabilsin ve Yeni sistem ve takım üyelerini belirtilen e-posta etki alanlarıyla sınırla ayarlarını etkinleştirin.
• Özniteliklere dayalı üyelik kuralları: Öznitelik temelli erişim denetimi (Sistem Konsolu › Sistem öznitelikleri › Öznitelik temelli erişim) ile, öznitelikleri (örneğin bölüm veya yetki düzeyi) eşleşen kişiler için bir topluluk veya kanal ayrı tutulabilir. Bu özellik etkinleştirildiğinde, topluluk ayarlarınızda Takım Üyeliği ve Kanal Üyeliği sekmeleri, kanal ayarlarınızda ise Üyelik Politikası sekmesi görünür.

Dışarıdan gelen konuklar

Konuklar, çalışma alanının geri kalanını onlara vermeden, müşteriler, yükleniciler ve ortaklarla birkaç kanalda çalışmanızı sağlar (bkz. Konuklar). Konuk hesapları, bir sistem yöneticisi Sistem Konsolu › Kimlik doğrulama › Konuk erişimi bölümünde etkinleştirene kadar kapalıdır; yönetici burada ayrıca şunları yapabilir:

• Konukların gelebileceği e-posta etki alanlarını listeleyin (Konuk etki alanları beyaz listesi);
• Konuklar için iki adımlı doğrulamayı zorunlu kılın (Çok adımlı doğrulama dayatılsın);
• konukların şifre olmadan, e-posta ile gönderilen bağlantı ile oturum açmasına izin verir.

İyi uygulama: Her ortak kuruluşa kendi özel kanalını verin ve topluluğunuzdaki konukları zaman zaman gözden geçirin. Konukların bulunduğu kanallar, kimin okuduğunun unutulmaması için başlıklarında bunu belirtir.

Kanallar ve yapı

• Topluluk türü ayarını Çalışma alanı olarak yapın (Takım ayarları › Kanallar): Bu sayede kanal oluşturan kişiler kanalı arşivleyebilir ve kanallarda arama özelliği etkin olur. Bkz. Topluluk türü.
• Üyeler tüm kanallarda seçeneğini kapatın (Takım ayarları › Kanallar): bir çalışma alanında, kişiler kendi işlerine ait kanallara katılır, diğerlerinden ayrılır.
• Çalışma alanı veya Melez yerleşimini kullanın ve herkes için önemli kanallar (duyurular, BT desteği, ofis) için herkese açık kategoriler oluşturun. Çalışma alanı ön ayarı türü Çalışma alanı olarak ayarlar; Melez ise Topluluk olarak ayarlar, bu nedenle sonrasında türü tekrar Çalışma alanı olarak ayarlayın.
• Bölümleriniz için etiketleri, liderleri ve kanallarıyla birlikte takımlar oluşturun ve kişilerin nerede çalıştığını bir bakışta görebilmeleri için Herkes bir takım rozeti gösterir seçeneğini etkinleştirin (bkz. Bir topluluk içindeki takımlar).
• Yöneticiler tarafından belirlenen üye özniteliklerini, site, taşeronun şirketi veya sözleşme türü gibi ayrıntılar için kullanın (bkz. Üye öznitelikleri).
• Hassas kanalları özel tutun ve gerekirse bunları yalnızca belirli rollere açık bırakın (bkz. Kanal izinleri).

Meslektaşlar arasındaki gizlilik

Bunlar, Sistem Konsolu › Site yapılandırması › Kullanıcılar ve takımlar bölümünde bulunan sunucu ayarlarıdır:

• E-posta adresi görüntülensin ve Tam ad görüntülensin: kişilerin birbirlerinin e-posta adreslerini ve tam adlarını görüp göremeyeceğini belirler. Her ikisi de varsayılan olarak görüntülenir.
• Kullanıcılar şununla doğrudan ileti kanalı açabilsin: Antimatter sunucusundaki herhangi bir kullanıcı veya yalnızca Takımdaki herhangi bir kullanıcı, yani aynı topluluğu paylaşan kişiler.
• Yok sayma, engelleme ve iletme isteklerini etkinleştir: varsayılan olarak açıktır. Birçok çalışma alanı, meslektaşların her zaman ulaşılabilir olması için bunu kapatır; kişiler tarafından yapılan seçimler, bu özellik tekrar açıldığında saklanır.
• Kanal dışa aktarımını yalnızca yöneticilere kısıtla: varsayılan olarak bir kanalı okuyabilen herkes, o kanalın iletilerini bir CSV dosyasına dışa aktarabilir. Dışa aktarmaları kanal, topluluk ve sistem yöneticileriyle sınırlamak için bunu etkinleştirin.

İletilerin ne kadar süre saklandığı

Varsayılan olarak Antimatter, tüm iletileri ve dosyaları sonsuza kadar saklar. Bir sistem yöneticisi, Sistem Konsolu › Uyumluluk › Verileri tutma ilkeleri bölümünde bir verileri tutma ilkesi ayarlayabilir:

• tüm sunucuda belirli bir süre sonra iletileri ve dosyaları silen bir Genel verileri tutma ilkesi;
• belirli topluluklar ve kanallar için, örneğin bir hukuk kanalını daha uzun süre veya bir sosyal kanalı daha kısa süre tutmak için Özel veri tutma ilkeleri.

Silinen iletiler kalıcı olarak silinir. Bir politika talep etmeden önce süreleri hukuk veya uyum ekibinizle belirleyin.

Arşivleme ve uyum

• Uyumluluk dışa aktarma (Sistem Konsolu › Uyumluluk › Uyumluluk dışa aktarma): bir arşivleme sistemi için tüm iletilerin CSV, Actiance XML veya Global Relay EML formatında düzenli olarak dışa aktarılması. Varsayılan olarak kapalıdır.
• Kanal dışa aktarımı: bir kanalın geçmişini devretmek için, menüsünden kendiniz CSV olarak dışa aktarın (bkz. Bir kanalı dışa aktarma).
• Düzenleme zaman sınırı: sunucunun izinlerinde, bir sistem yöneticisi, kişilerin kendi iletilerini gönderdikten sonra ne kadar süre içinde düzenleyebileceklerini sınırlayabilir.
• Hassas bilgi bildirimleri: üyeler, yerinde olmayan iletileri (örneğin yanlış kanala gönderilen kişisel verileri) bildirebilir. İnceleyiciler karar verene kadar ileti gizlenir. Bir sistem yöneticisi bu özelliği Sistem panosu › Site yapılandırması › Verilerin sızmasının işlenmesi bölümünde etkinleştirir ve inceleme yapacak kişileri seçer (bkz. Bildirimler).
• Sınıflandırma İşaretleri (Sistem panosu › Site yapılandırması › Sınıflandırma İşaretleri): uygulamanın üst ve alt kısımlında sınıflandırma seviyesini gösteren bir bant ve kanal başına bir seviye.
• Özel hizmet koşulları (Sistem panosu › Uyumluluk): sunucuyu kullanmadan önce herkesin kabul etmesi gereken koşullar.
• Denetim günlüğü: sunucu, yönetimsel ve moderasyon eylemlerini denetim günlüğünde kaydeder; sistem yöneticileri bu günlüğü okuyabilir.

Sistem yöneticinize neler sormalı