Antimatter üzemeltetése egy szervezethez

Egy vállalati vagy szervezeti munkaterületnek több kontrollt igényel, mint egy hobbi közösség: ki léphet be, mit látnak a külsősök, mennyi ideig őrzik meg az üzeneteket és hogyan archiválják őket. Ezek többsége szerverbeállítás: ez az oldal azt mutatja, mi létezik, mit tehet magad, és mit kell kérni a rendszeradminisztrátortól.

Ki dönt mit

Egy szervezetben a közösség adminisztrátorai általában nap mint nap kezelik a munkaterületet, míg egy IT-csapat üzemelteti a szervert. A feladatmegosztás a következő:

• Ön, mint közösségi adminisztrátor: a közösség beállításai, csatornák és kategóriák, szerepkörök, onboarding, tagok attribútumai, vendégek csatornáinak kezelése, moderáció és integrációk. Mindezt leírja ez a útmutató.
• A rendszeradminisztrátor: ki hozhat létre fiókot és hogyan jelentkeznek be a felhasználók, vendégfiókok, szerver-szintű jogosultságok, üzenetmegőrzés, compliance-kivonatok, adatvédelmi beállítások és az alkalmazások. Ezek a Rendszerkonzolban találhatók.

Ha a szerver csak a saját szervezeted számára szolgál, kérdd meg a rendszergazdát, hogy a Új közösségek típusa beállítást Munkahely értékre állítsa (Rendszerkonzol › Oldal beállítások › Felhasználók és csapatok), így minden új közösség munkahely lesz. Ha ezt az Antimatter 0.9.0-es frissítés előtt beállítod (az AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace környezeti változóval), az már a meglévő közösségekre is vonatkozik; utána minden közösség adminisztrátora maga állítja át a típusát.

Egy kis szervezetben gyakran ugyanaz a személy látja el mindkét szerepet. Ha rendszeradminisztrátor, a Rendszerkonzolt a profiljából (avatar menü) érheti el; a beállítások magyarázata a Szerver üzemeltetése oldalon található.

Vezérelje, ki léphet be

A közösségben:

• Tegye privát csatarrá a közösséget (Privát csapat a Csapatbeállítások › Hozzáférés menüben), hogy senki ne csatlakozhasson meghívás nélkül.
• Engedélyezze csak a saját szervezeti e-mail-domainek csatlakozását (lásd Ki csatlakozhat).
• Újragenerálja a meghívó linket, ha valaki kilépett, aki esetleg még birtokolja azt.

A szerveren kérdezze meg a rendszeradminisztrátort:

• Bejelentkezés vállalati fiókokkal: Az Antimatter bejelentkezést tesz lehetővé AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google vagy Office 365 fiókokkal, a Rendszerkonzol › Hitelesítés menüpontban. Így a felhasználók a már meglévő fiókjukat használhatják, és a távozásukkor a hozzáférésük automatikusan lezárul.
• Csoport szinkron: AD/LDAP használatával a könyvtár csoportjai kezelhetik, hogy ki van a közösségben és annak privát csatornáiban. A közösség Hozzáférés fülén ekkor az olvasható, hogy a tagokat a kapcsolódó csoportok adják hozzá és távolítják el.
• Fiók létrehozása: Fiók létrehozás engedélyezése és Új rendszer- és csapattagok korlátozása megadott e-mail-domainekre, a Rendszerkonzol › Hitelesítés › Regisztráció menüpontban.
• Attribútumok alapján definiált tagolási szabályok: az attribútum-alapú hozzáférés (Rendszerkonzol › Rendszerattribútumok › Attribútum-alapú hozzáférés) segítségével a közösséget vagy a csatornát azok számára tarthatja meg, akiknek az attribútumai (például a részleg vagy a titokossági szint) megfelelnek. Ha bekapcsolja, a közösség beállításai között megjelenik a Csapat-tagok és a Csatorna-tagok fül, a csatorna beállításai között pedig a Tagolási szabályzat fül.

Külső vendégek

A vendégek lehetővé teszik, hogy kliensekkel, szerződéses munkavállalókkal és partnerekkel néhány csatornában együttműködhessen, anélkül, hogy a munkaterület többi részéhez hozzáférést adna (lásd: Vendégek). A vendégfiókok alapértelmezés szerint kikapcsolva vannak, amíg egy rendszergazda be nem kapcsolja őket a Rendszerkonzol › Hitelesítés › Vendég hozzáférés (Béta) menüben, ahol a következőket is beállíthatja:

• a vendégek származási e-mail domainjeinek listázása (Engedélyezett vendég domainek);
• kétlépcsős hitelesítés kényszerítése a vendégek számára (Többtényezős hitelesítés kényszerítése);
• engedélyezhetik, hogy a vendégek e-mailben küldött linkkel, jelszó nélkül jelentkezzenek be.

Jó gyakorlat: adjon minden partner-szervezetnek saját privát csatornát, és időnként nézze át a közösségében lévő vendégeket. A vendéges csatornák fejlécében jelzik, hogy vendégek is jelen vannak, így senki sem felejti el, ki olvassa az üzeneteket.

Csatornák és szerkezet

• Állítsd a Közösség típusa beállítást Munkahely értékre (Csapatbeállítások › Csatornák): így a csatornák létrehozói archiválhatják azokat, és a csatornákban a hívások is engedélyezettek. Lásd: Közösség típusa.
• Kapcsolja ki az A tagok minden csatornában vannak beállítást (Csapatbeállítások › Csatornák): a munkahelyeken a felhasználók csatlakoznak a munkájukhoz tartozó csatornákhoz, és kilépnek a többi csatornából.
• Használd a Munkahely vagy Hibrid elrendezést, és mindenki számára hozzáférhető kategóriákat az olyan csatornákhoz, amelyek mindenkinek fontosak (hírek, IT-támogatás, iroda). A Munkahely előbeállítás beállítja a típust Munkahelyre; a Hibrid pedig Közösségre, ezért utána állítsd vissza Munkahelyre.
• Hozzon létre csapatokat a részlegek számára, a jelvényükkel, vezetőjükkel és csatornáikkal, és kapcsolja be az Mindenkinél megjelenik egy csapatjelvény beállítást, hogy a felhasználók azonnal lássák, hol dolgozik ki (lásd: Csapatok a közösségen belül).
• Használja a rendszergazdák által beállított tagattribútumokat olyan részletekhez, mint a helyszín, az alvállalkozó cége vagy a szerződés típusa (lásd: Tagattribútumok).
• Tartsa privátban az érzékeny csatornákat, és ha szükséges, korlátozza őket bizonyos szerekre (lásd: Csatorna-engedélyek).

Adatvédelem a kollégák között

Ezek szerverbeállítások, a Rendszerkonzol › Oldal beállítások › Felhasználók és csapatok menüben találhatók:

• E-mail cím megjelenítése és Teljes név megjelenítése: hogy a felhasználók lássák-e egymás e-mail címét és teljes nevét. Mindkettő alapértelmezés szerint megjelenik.
• Engedélyezze a felhasználóknak, hogy a közvetlen csatornákat ezzel nyissák meg: A Antimatter szerver bármely felhasználója, vagy csak A csapat bármely tagja, azaz azok, akik egy közösséget osztanak.
• Ignorálás, blokkolás és üzenekérés engedélyezése: alapértelmezés szerint bekapcsolva. Sok munkahelyen kikapcsolják, hogy a kollégák mindig elérhetők legyenek; a felhasználók által korábban meghozott beállítások megőrződnek, ha a funkciót újra bekapcsolják.
• Csatorna-export korlátozása adminokra: alapértelmezés szerint bárki, aki olvashat egy csatornát, exportálhatja annak üzeneteit CSV fájlba. Kapcsolja be ezt, hogy az exportálás csak a csatorna-, a közösség- és a rendszergazdák számára legyen elérhető.

Hogyan tároljuk az üzeneteket

Alapértelmezés szerint az Antimatter minden üzenetet és fájlt örökre megőriz. A rendszeradminisztrátor beállíthat adatmegőrzési szabályzatot a Rendszerkonzol › Megfelelőség › Adatmegőrzési szabályzatok menüpontban:

• a Globális adatmegőrzési szabályzat, amely a teljes szerveren törli az üzeneteket és fájlokat egy meghatározott idő elteltével;
• az Egyedi adatmegőrzési szabályzatok, amelyek specifikus közösségek és csatornák esetén alkalmazhatók, például egy jogi csatorna tartalmát hosszabb ideig, egy közösségi csatornát pedig rövidebb ideig lehet megőrizni.

A törölt üzenetek véglegesen eltávolítanak. Egyezzenek meg az időtartamokról a jogi vagy compliance csapattal, mielőtt kérnének egy politikát.

Archiválás és compliance

• a Megfelelőségi jelentés (Rendszerkonzol › Megfelelőség › Megfelelőségi jelentés): az összes üzenet rendszeres exportálása CSV, Actiance XML vagy Global Relay EML formátumba, archiválási rendszerek számára. Ez alapértelmezés szerint kikapcsolva van.
• Csatornaexport: ha átadná egy csatorna előzményeit, exportálja ki CSV-be a csatorna menüjéből (lásd Csatorna exportálása).
• Szerkesztési időkorlát: a szerver jogosultságai között egy rendszeradmin korlátozhatja, hogy a beküldés után mennyi ideig szerkeszthetik a felhasználók a saját üzeneteiket.
• a Érzékeny adatok bejelentése: a tagok bejelenthetik azokat az üzeneteket, amelyeknek nem ott kellene lenniük, például személyes adatokat, amelyeket a rossz csatornába tettek közzé. Ilyenkor az üzenet elrejtetté válik, amíg a felülvizsgálók el nem döntenek. A rendszeradminisztrátor kapcsolja be ezt a funkciót, és választja ki a felülvizsgálókat a Rendszerkonzol › Oldal beállítások › Adatszivárgás kezelése menüpontban (lásd Bejelentések).
• a Besorolási jelölések (Rendszerkonzol › Oldal beállítások › Besorolási jelölések): egy sáv a besorolási szinttel az alkalmazás tetején és alján, valamint csatornánként beállítható szint.
• az Egyedi szolgáltatási feltételek (Rendszerkonzol › Megfelelőség): feltételek, amelyeket mindenki el kell fogadnia a szerver használata előtt.
• Audit log: a szerver rögzíti az adminisztratív és moderációs műveleteket az audit naplójában, amelyet a rendszeradminisztrátorok olvashatnak.

Mit kérj a rendszeradminisztrátortól