Uso de Antimatter para una organización

Un espacio de trabajo de una empresa u organización requiere más control que una comunidad de aficionados: quién puede entrar, qué ven los externos, cuánto tiempo se conservan los mensajes y cómo se archivan. La mayoría de estas opciones son ajustes del servidor: esta página explica qué existe, qué puedes hacer tú y qué debes solicitar a tu administrador de sistema.

Quién decide qué

En una organización, los administradores de la comunidad suelen gestionar el espacio de trabajo día a día, y un equipo de TI gestiona el servidor. La división es la siguiente:

• Tú, como administrador de la comunidad: la configuración de la comunidad, los canales y las categorías, los roles, la incorporación, los atributos de los miembros, los canales de los invitados, la moderación y las integraciones. Todo ello se describe en esta guía.
• El administrador de sistema: quién puede crear una cuenta y cómo inician sesión las personas, las cuentas de invitados, los permisos a nivel de servidor, la retención de mensajes, las exportaciones de cumplimiento, la configuración de privacidad y las aplicaciones. Estos ajustes se encuentran en la Consola de sistema.

Si tu servidor es solo para tu organización, pide a tu administrador del sistema que configure Tipo de nuevas comunidades en Espacio de trabajo (Consola de sistema › Configuración del Sitio › Usuarios y Equipos), para que cada nueva comunidad sea un espacio de trabajo. Si se establece antes de la actualización a Antimatter 0.9.0 (con la variable de entorno AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), también se aplica a las comunidades existentes; después, los administradores de cada comunidad cambian su tipo por sí mismos.

En una organización pequeña, a menudo la misma persona realiza ambas funciones. Si eres administrador de sistema, encontrarás la Consola de sistema en el menú de tu avatar; los propios ajustes se explican en Gestión de un servidor.

Controla quién entra

En la comunidad:

• Haz que la comunidad sea privada (Equipo privado en Configuración del equipo › Acceso) para que nadie pueda unirse sin una invitación.
• Permite que solo se unan los dominios de correo electrónico de tu organización (consulta Quién puede unirse).
• Regenera el enlace de invitación cuando alguien que podría seguir teniéndolo abandona la comunidad.

En el servidor, consulta con tu administrador de sistema sobre:

• Inicio de sesión con las cuentas de tu empresa: Antimatter puede permitir el inicio de sesión con AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google u Office 365, en Consola de sistema › Autenticación. Las personas usan entonces la cuenta que ya tienen, y al abandonar la empresa se cierra su acceso.
• Sincronización de grupos: con AD/LDAP, los grupos de tu directorio pueden gestionar quién está en una comunidad y en sus canales privados. La pestaña de Acceso de la comunidad indicará entonces que sus miembros se añaden y eliminan mediante grupos vinculados.
• Creación de cuentas: Permitir la Creación de Cuentas y Restringir nuevos miembros del sistema y del equipo a dominios de correo especificados, en Consola de sistema › Autenticación › Registro.
• Reglas de membresía basadas en atributos: con el control de acceso basado en atributos (Consola de sistema › Atributos del sistema › Acceso basado en atributos), se puede restringir una comunidad o un canal a personas cuyos atributos coincidan, como un departamento o un nivel de autorización. Una vez activado, la configuración de tu comunidad muestra las pestañas Membresía del equipo y Membresía de canal, y la configuración de los canales muestra una pestaña Política de membresía.

Invitados externos

Los invitados te permiten trabajar con clientes, contratistas y socios en unos pocos canales, sin darles acceso al resto del espacio de trabajo (ver Invitados). Las cuentas de invitado están desactivadas hasta que un administrador del sistema las active en Consola de sistema › Autenticación › Acceso de Huéspedes, donde también puede:

• enumerar los dominios de correo desde los que pueden provenir los huéspedes (Lista blanca de dominios para huéspedes);
• requerir la autenticación de múltiples factores para los huéspedes (Imponer la Autenticación de Múltiples factores);
• permitir a los invitados iniciar sesión mediante un enlace enviado por correo electrónico, sin contraseña.

Buena práctica: asigna a cada organización asociada su propio canal privado y revisa de vez en cuando los invitados de tu comunidad. Los canales con invitados lo indican en su encabezado, para que nadie olvide quién está leyendo.

Canales y estructura

• Configura Tipo de comunidad en Espacio de trabajo (Configuración del equipo › General): así, las personas que crean un canal pueden archivarlo y las llamadas están activadas en los canales. Consulta Tipo de comunidad.
• Desactiva Los miembros están en todos los canales (Configuración del equipo › General), a menos que el cambio de tipo a Espacio de trabajo ya lo haya hecho (consulta más abajo): en un espacio de trabajo, las personas se unen a los canales de su trabajo y salen de los demás.
• Utiliza el diseño Espacio de trabajo o Híbrido, y categorías para todos en los canales importantes para toda la organización (anuncios, ayuda de TI, la oficina). El preajuste Espacio de trabajo establece el tipo en Espacio de trabajo y desactiva Los miembros están en todos los canales automáticamente; Híbrido establece el tipo en Gremio, por lo que deberás cambiarlo de nuevo a Espacio de trabajo después.
• Crea equipos para tus departamentos, con su etiqueta, líder y canal, y activa Todos muestran una insignia de equipo para que las personas vean de un vistazo quién trabaja dónde (ver Equipos dentro de una comunidad).
• Usa los atributos de los miembros, configurados por los administradores, para detalles como la sede, la empresa de un subcontratista o el tipo de contrato (ver Atributos de los miembros).
• Mantén los canales sensibles como privados y, si es necesario, restríngelos a ciertos roles (ver Permisos de canal).

Privacidad entre colegas

Estas son configuraciones del servidor, en Consola de sistema › Configuración del sitio › Usuarios y equipos:

• Mostrar dirección de correo electrónico y Mostrar nombre completo: si las personas ven las direcciones de correo electrónico y los nombres completos de los demás. Ambos se muestran por defecto.
• Habilitar a los usuarios tener canales de Mensajes Directos con: Cualquier usuario en el servidor de Antimatter, o solo Cualquier miembro del equipo, es decir, personas que comparten una comunidad.
• Activar ignorar, bloquear y solicitudes de mensaje: activado por defecto. Muchos lugares de trabajo lo desactivan para que los colegas estén siempre disponibles; las elecciones que hicieron las personas se conservan por si se vuelve a activar.
• Restringir la exportación de canales a administradores: por defecto, cualquier persona que pueda leer un canal puede exportar sus mensajes a un archivo CSV. Active esta opción para limitar las exportaciones a administradores de canal, comunidad y sistema.

Duración de la conservación de los mensajes

Por defecto, Antimatter conserva todos los mensajes y archivos para siempre. Un administrador del sistema puede establecer una política de retención de datos en Consola de sistema › Conformidad › Políticas de retención de datos:

• una Política global de retención, que elimina mensajes y archivos después de un tiempo establecido en todo el servidor;
• políticas de retención personalizadas, para comunidades y canales específicos, por ejemplo, para conservar un canal legal durante más tiempo o un canal social durante menos tiempo.

Los mensajes eliminados se borran permanentemente. Acuerde las duraciones con su equipo legal o de cumplimiento antes de solicitar una política.

Archivado y cumplimiento

• Exportación de cumplimiento (Consola de sistema › Conformidad › Exportación de cumplimiento): una exportación regular de todos los mensajes a CSV, Actiance XML o Global Relay EML, para un sistema de archivo. Está desactivada por defecto.
• Exportación de canal: para transferir el historial de un canal, expórtelo usted mismo a CSV desde su menú (ver Exportar un canal).
• Límite de tiempo de edición: en los permisos del servidor, un administrador de sistema puede limitar cuánto tiempo después de publicar pueden las personas editar sus propios mensajes.
• Informes de información sensible: los miembros pueden reportar un mensaje que no debería estar ahí, por ejemplo, datos personales publicados en el canal equivocado. El mensaje se oculta mientras los revisores toman una decisión. Un administrador del sistema lo habilita y elige a los revisores en Consola de sistema › Configuración del Sitio › Gestión de filtración de datos (ver Informes).
• Marcas de clasificación (Consola de sistema › Configuración del Sitio › Marcas de clasificación): un banner con un nivel de clasificación en la parte superior e inferior de la aplicación, y un nivel por canal.
• Condiciones de servicio personalizadas (Consola de sistema › Conformidad): condiciones que todos deben aceptar antes de usar el servidor.
• Registro de auditoría: el servidor registra las acciones administrativas y de moderación en su registro de auditoría, que los administradores del sistema pueden leer.

Qué pedir a tu administrador del sistema