Menjalankan Antimatter untuk sebuah organisasi

Ruang kerja perusahaan atau organisasi membutuhkan lebih banyak kendali daripada komunitas hobi: siapa yang bisa masuk, apa yang dilihat orang luar, berapa lama pesan disimpan, dan bagaimana pesan diarsipkan. Sebagian besar dari ini adalah pengaturan server: halaman ini menjelaskan apa yang ada, apa yang bisa Anda lakukan sendiri, dan apa yang perlu Anda minta dari admin sistem Anda.

Siapa yang memutuskan apa

Dalam sebuah organisasi, admin komunitas biasanya menjalankan ruang kerja sehari-hari, dan tim TI menjalankan server. Pembagiannya adalah:

• Anda, sebagai admin komunitas: pengaturan komunitas, kanal dan kategori, peran, onboarding, atribut anggota, kanal tamu, moderasi, dan integrasi. Semua ini dijelaskan dalam panduan ini.
• Admin sistem: siapa yang bisa membuat akun dan bagaimana orang masuk, akun tamu, izin di seluruh server, retensi pesan, ekspor kepatuhan, pengaturan privasi, dan aplikasi. Ini ada di Konsol Sistem.

Jika server Anda hanya untuk organisasi Anda, minta admin sistem Anda untuk mengatur Jenis komunitas baru menjadi Tempat kerja (Konsol Sistem › Konfigurasi Situs › Pengguna dan Tim), sehingga setiap komunitas baru menjadi tempat kerja. Jika diatur sebelum peningkatan ke Antimatter 0.9.0 (dengan variabel lingkungan AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), pengaturan ini juga berlaku untuk komunitas yang sudah ada; setelahnya, admin masing-masing komunitas mengubah jenisnya sendiri.

Dalam organisasi kecil, orang yang sama sering melakukan keduanya. Jika Anda adalah admin sistem, Anda akan menemukan Konsol Sistem dari menu avatar Anda; pengaturan itu sendiri dijelaskan dalam Menjalankan server.

Kendalikan siapa yang masuk

Di komunitas:

• Jadikan komunitas privat (Tim Privat di Pengaturan tim › Akses), sehingga tidak ada yang bergabung tanpa undangan.
• Izinkan hanya domain email organisasi Anda untuk bergabung (lihat Siapa yang bisa bergabung).
• Buat ulang tautan undangan ketika seseorang keluar yang mungkin masih memilikinya.

Di server, minta admin sistem Anda tentang:

• Masuk dengan akun perusahaan Anda: Antimatter dapat membuat orang masuk dengan AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google, atau Office 365, di Konsol Sistem › Autentikasi. Orang kemudian menggunakan akun yang sudah mereka miliki, dan keluar dari perusahaan akan menutup akses mereka.
• Sinkronisasi Grup: dengan AD/LDAP, grup dari direktori Anda dapat mengelola siapa yang ada di komunitas dan di kanal privatnya. Tab Akses komunitas kemudian mengatakan bahwa anggotanya ditambahkan dan dihapus oleh grup yang terhubung.
• Pembuatan Akun: Aktifkan Pembuatan Akun dan Batasi anggota sistem dan tim baru ke domain email yang ditentukan, di Konsol Sistem › Autentikasi › Pendaftaran.
• Aturan keanggotaan berdasarkan atribut: dengan kontrol akses berbasis atribut (Konsol Sistem › Atribut Sistem › Akses Berbasis Atribut), tim atau kanal dapat dibatasi hanya untuk orang-orang yang atributnya cocok, seperti departemen atau tingkat akses. Setelah diaktifkan, pengaturan tim Anda menampilkan tab Keanggotaan Tim dan Keanggotaan Kanal, dan pengaturan kanal menampilkan tab Kebijakan Keanggotaan.

Tamu dari luar

Tamu memungkinkan Anda bekerja dengan klien, kontraktor, dan mitra di beberapa kanal, tanpa memberikan akses ke seluruh ruang kerja (lihat Tamu). Akun tamu nonaktif sampai admin sistem mengaktifkannya di Konsol Sistem › Autentikasi › Akses Tamu, di mana mereka juga dapat:

• mencantumkan domain email tempat tamu berasal (Domain Tamu yang Diizinkan);
• meminta autentikasi dua faktor untuk tamu (Paksa Autentikasi Multi-faktor);
• mengizinkan tamu masuk dengan tautan yang dikirim via email, tanpa kata sandi.

Praktik terbaik: berikan setiap organisasi mitra kanalnya sendiri yang privat, dan periksa tamu di tim Anda dari waktu ke waktu. Kanal dengan tamu akan menampilkannya di header, sehingga tidak ada yang lupa siapa yang membaca.

Kanal dan struktur

• Atur Jenis komunitas menjadi Tempat kerja (Pengaturan tim › Kanal): orang yang membuat kanal kemudian dapat mengarsipkannya, dan panggilan aktif di kanal. Lihat Jenis komunitas.
• Matikan Anggota ada di semua kanal (Pengaturan tim › Kanal): di lingkungan kerja, orang bergabung ke kanal sesuai pekerjaan mereka dan keluar dari yang lain.
• Gunakan tata letak Tempat kerja atau Hybrid, dan kategori untuk semua orang untuk kanal yang penting bagi semua orang (pengumuman, bantuan TI, kantor). Preset Tempat kerja mengatur jenis menjadi Tempat kerja; Hybrid mengaturnya menjadi Komunitas, jadi atur kembali menjadi Tempat kerja setelahnya.
• Buat tim untuk departemen Anda, dengan tag, pemimpin, dan kanalnya, dan aktifkan Semua orang menampilkan lencana tim agar orang dapat melihat sekilas siapa yang bekerja di mana (lihat Tim di dalam tim).
• Gunakan atribut anggota yang diatur oleh admin untuk detail seperti lokasi, perusahaan subkontraktor, atau jenis kontrak (lihat Atribut anggota).
• Jaga kanal sensitif tetap privat, dan jika perlu batasi hanya untuk beberapa peran (lihat Izin kanal).

Privasi antar rekan kerja

Ini adalah pengaturan server, di Konsol Sistem › Konfigurasi Situs › Pengguna dan Tim:

• Tampilkan Alamat Email dan Tampilkan Nama Lengkap: apakah orang dapat melihat alamat email dan nama lengkap satu sama lain. Keduanya ditampilkan secara default.
• Aktifkan pengguna untuk membuka kanal Pesan Langsung dengan: Pengguna mana pun di server Antimatter, atau hanya Anggota tim mana pun, yaitu orang-orang yang berbagi komunitas.
• Aktifkan pengabaian, pemblokiran, dan permintaan pesan: aktif secara bawaan. Banyak tempat kerja mematikannya agar rekan kerja selalu dapat dihubungi; pilihan yang dibuat pengguna tetap disimpan jika fitur ini diaktifkan kembali.
• Batasi ekspor kanal untuk admin: secara bawaan, siapa pun yang dapat membaca kanal dapat mengekspor pesannya ke file CSV. Aktifkan ini untuk membatasi ekspor hanya untuk admin kanal, komunitas, dan sistem.

Berapa lama pesan disimpan

Secara bawaan, Antimatter menyimpan setiap pesan dan file selamanya. Admin sistem dapat mengatur kebijakan retensi data di Konsol Sistem › Kepatuhan › Kebijakan Retensi Data:

• Kebijakan Retensi Global, yang menghapus pesan dan file setelah jangka waktu tertentu di seluruh server;
• Kebijakan retensi khusus, untuk komunitas dan kanal tertentu, misalnya untuk menyimpan kanal hukum lebih lama atau kanal sosial lebih singkat.

Pesan yang dihapus akan dihapus secara permanen. Sepakati durasinya dengan tim hukum atau kepatuhan Anda sebelum meminta kebijakan.

Pengarsipan dan kepatuhan

• Ekspor Kepatuhan (Konsol Sistem › Kepatuhan › Ekspor Kepatuhan): ekspor rutin semua pesan ke CSV, Actiance XML, atau Global Relay EML, untuk sistem pengarsipan. Fitur ini nonaktif secara bawaan.
• Ekspor kanal: untuk menyerahkan riwayat satu kanal, ekspor sendiri ke CSV dari menu kanal (lihat Ekspor kanal).
• Batas waktu pengeditan: dalam izin server, admin sistem dapat membatasi berapa lama setelah diposting orang dapat mengedit pesan mereka sendiri.
• Laporan informasi sensitif: anggota dapat melaporkan pesan yang seharusnya tidak ada, misalnya data pribadi yang diposting di kanal yang salah. Pesan tersebut kemudian disembunyikan sementara hingga peninjau memutuskan. Admin sistem mengaktifkan ini dan memilih peninjau di Konsol Sistem › Konfigurasi Situs › Penanganan Kebocoran Data (lihat Laporan).
• Penanda Klasifikasi (Konsol Sistem › Konfigurasi Situs › Penanda Klasifikasi): banner dengan tingkat klasifikasi di bagian atas dan bawah aplikasi, serta tingkat per kanal.
• Syarat dan Ketentuan Kustom (Konsol Sistem › Kepatuhan): syarat yang harus diterima semua orang sebelum menggunakan server.
• Log audit: server mencatat tindakan administratif dan moderasi dalam log auditnya, yang dapat dibaca oleh admin sistem.

Yang perlu ditanyakan ke admin sistem Anda