Kjøre Antimatter for en organisasjon

Et arbeidsområde for et selskap eller en organisasjon krever mer kontroll enn et hobby-samfunn: hvem som kan komme inn, hva utenforstående ser, hvor lenge meldinger beholdes og hvordan de arkiveres. De fleste av disse er serverinnstillinger: denne siden forteller hva som finnes, hva du kan gjøre selv, og hva du skal be systemadministratoren om.

Hvem bestemmer hva

I en organisasjon driver vanligvis samfunnsadministratorer med arbeidsområdet i dagligdagse, og et IT-team driver med serveren. Oppdelingen er:

• Du, som samfunnsadministrator: samfunnets innstillinger, kanaler og kategorier, roller, onboarding, medlemsattributter, gjestekanaler, moderering og integrasjoner. Alt dette er beskrevet i denne veiledningen.
• Systemadministratoren: hvem som kan opprette en konto og hvordan folk logger seg inn, gjestekontoer, serverbrede tillatelser, oppbevaring av meldinger, eksport for samsvar, personverninnstillinger og appene. Disse finnes i Systemkonsollen.

Hvis serveren din kun er for din organisasjon, be systemadministratoren din om å sette Type av nye samfunn til Arbeidsplass (Systemkonsoll › Nettstedsoppsett › Brukere og team), slik at alle nye samfunn blir arbeidsplasser. Hvis dette settes før oppgraderingen til Antimatter 0.9.0 (med miljøvariabelen AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), gjelder det også for samfunn som allerede eksisterer. Deretter endrer administratorne for hvert enkelt samfunn typen selv.

I en liten organisasjon gjør ofte den samme personen begge deler. Hvis du er systemadministrator, finner du Systemkonsollen fra avatar-menyen din; innstillingene i seg selv er forklart i Kjøre en server.

Kontroller hvem som kommer inn

I samfunnet:

• Gjør teamet privat (Privat team i Teaminnstillinger › Tilgang), slik at ingen kan bli med uten en invitasjon.
• Tillat bare e-postdomener fra din organisasjon å bli med (se Hvem som kan bli med).
• Generer invitasjonslenken på nytt når noen forlater samfunnet som fortsatt kan ha den.

På serveren, be systemadministratoren om:

• Pålogging med selskapskontoene dine: Antimatter kan la folk logge seg inn med AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google eller Office 365, i Systemkonsoll › Autentisering. Folk bruker da kontoen de allerede har, og å forlate selskapet lukker tilgangen deres.
• Gruppensynkronisering: med AD/LDAP kan grupper i katalogen din styre hvem som er i et samfunn og i dets private kanaler. Tilgang-fanen i samfunnet sier da at medlemmene legges til og fjernes av koblete grupper.
• Opprettelse av kontoer: Aktiver opprettelse av kontoer og Begråns nye system- og teammedlemmer til spesifiserte e-postdomener, i Systemkonsoll › Autentisering › Registrering.
• Medlemskapsregler basert på egenskaper: med egenskapsbasert tilgangskontroll (Systemkonsoll › Systemattributter › Egenskapsbasert tilgang) kan et team eller en kanal holdes for personer hvis egenskaper samsvarer, for eksempel en avdeling eller en sikkerhetsnivå. Når dette er aktivert, vises fanene Teammedlemskap og Kanalmedlemskap i teaminnstillingene, og fanen Medlemskapspolicy i kanalinnstillingene.

Gjester fra utenfor

Gjester lar deg samarbeide med kunder, underentreprenører og partnere i noen kanaler, uten å gi dem tilgang til resten av arbeidsområdet (se Gjester). Gjestekontoer er deaktivert inntil en systemadministrator aktiverer dem i Systemkonsoll › Autentisering › Gjestetilgang, hvor de også kan:

• oppfør e-postdomenerne gjester kan komme fra (Tillatene gjestedomener);
• kreve multifaktorautentisering for gjester (Håndhev multifaktorautentisering);
• la gjester logge inn med en lenke sendt på e-post, uten passord.

God praksis: Gi hver partnerorganisasjon sin egen private kanal, og se på gjestene i samfunnet ditt fra tid til annen. Kanaler med gjester indikerer dette i overskriften, slik at ingen glemmer hvem som leser.

Kanaler og struktur

• Sett Type av samfunn til Arbeidsplass (Teaminnstillinger › Kanaler): De som oppretter en kanal kan da arkivere den, og samtaler er tilgjengelige i kanaler. Se Type av samfunn.
• Slå av Medlemmer er i alle kanaler (Teaminnstillinger › Kanaler): på en arbeidsplass blir folk med i kanaler som gjelder for deres arbeid, og forlater de andre.
• Bruk Arbeidsplass- eller Hybrid-oppsettet, og kategorier for alle for kanaler som er viktige for alle (kunngjøringer, IT-hjelp, kontoret). Arbeidsplass-presettet setter typen til Arbeidsplass; Hybrid setter den til Samfunn, så du må sette den tilbake til Arbeidsplass deretter.
• Opprett team for avdelingene dine, med deres tagg, leder og kanal, og slå på Alle viser et teammerke slik at folk ser på en gang hvem som jobber hvor (se Team i et samfunn).
• Bruk medlemsattributter satt av administratorer for detaljer som sted, selskapet til en underentreprenør eller kontraktstype (se Medlemsattributter).
• Hold sensitive kanaler private, og hold dem for noen roller om nødvendig (se Kanalrettigheter).

Personvern mellom kolleger

Dette er serverinnstillinger, i Systemkonsoll › Nettstedsoppsett › Brukere og team:

• Vis e-postadresse og Vis fullt navn: om folk ser hverandres e-postadresser og fulle navn. Begge vises som standard.
• Tillat brukere å åpne Direktemeldingskanaler med: Alle brukere på Antimatter-serveren, eller bare Alle medlemmer i teamet, det vil si personer som deler et team.
• Aktiver ignorering, blokkering og meldingsforespørsler: på som standard. Mange arbeidsplasser slår dette av slik at kolleger alltid er tilgjengelige; valgene brukerne har gjort beholdes i tilfelle det slås på igjen.
• Begråns eksport av kanaler til administratorer: som standard kan alle som kan lese en kanal eksportere meldingene til en CSV-fil. Slå dette på for å begrense eksport til kanal-, team- og systemadministratorer.

Hvor lenge meldinger beholdes

Som standard beholder Antimatter alle meldinger og filer for alltid. En systemadministrator kan sette en beholdingspolitikk i Systemkonsoll › Samsvar › Politikker for databevaring:

• en Global beholdingspolitikk, som sletter meldinger og filer etter en bestemt tid på hele serveren;
• Egendefinerte beholdingspolitikker, for spesifikke team og kanaler, for eksempel for å beholde en juridisk kanal lenger eller en sosial kanal kortere.

Slettede meldinger slettes permanent. Kom til enighet om varighetene med din juridiske eller compliance-avdeling før du ber om en politikk.

Arkivering og compliance

• Eksport for samsvar (Systemkonsoll › Samsvar › Eksport for samsvar): en regelmessig eksport av alle meldinger til CSV, Actiance XML eller Global Relay EML, for et arkiveringssystem. Dette er av som standard.
• Kanaleksport: for å overlevere historikken til én kanal, eksporter den selv til CSV fra menyen (se Eksportere en kanal).
• Redigeringsfrist: i tjenerens tillatelser kan en systemadministrator begrense hvor lenge etter at en melding er sendt, folk kan redigere sine egne meldinger.
• Meldinger om sensitiv informasjon: Medlemmer kan rapportere en melding som ikke burde være der, for eksempel personopplysninger som er delt i feil kanal. Meldingen skjules deretter mens vurdenter avgjør saken. En systemadministrator aktiverer dette og velger vurdenter i Systemkonsoll › Nettstedsoppsett › Håndtering av datalekkasjer (se Meldinger).
• Klassifiseringsmerker (Systemkonsoll › Nettstedsoppsett › Klassifiseringsmerker): En banner med klassifiseringsnivå øverst og nederst i appen, samt et nivå per kanal.
• Egendefinerte vilkår (Systemkonsoll › Samsvar): Vilkår som alle må akseptere før de kan bruke serveren.
• Revisjonslogg: Serveren registrerer administrative og modererende handlinger i revisjonsloggen, som systemadministratorer kan lese.

Hva du skal be systemadministratoren om