Provozování Antimatter pro organizaci

Pracovní prostor firmy nebo organizace vyžaduje větší kontrolu než komunita pro koníčky: kdo se může dostat dovnitř, co vidí cizí lidé, jak dlouho se zprávy uchovávají a jak se archivují. Většina z toho jsou nastavení serveru: tato stránka popisuje, co existuje, co můžete udělat sami a co požádat svého systémového administrátora.

Kdo co rozhoduje

V organizaci obvykle administrátoři komunity řídí pracovní prostor v každodenním provozu a tým IT spravuje server. Rozdělení je následující:

• Vy, jako administrátoři komunity: nastavení komunity, kanály a kategorie, role, onboarding, atributy členů, kanály hostů, moderace a integrace. Všechno je popsáno v tomto průvodci.
• Systémový administrátor: kdo může vytvořit účet a jak se lidé přihlašují, účty hostů, oprávnění pro celý server, uchovávání zpráv, exporty pro soulad s předpisy, nastavení soukromí a aplikace. Tyto nastavení najdete v Systémové konzoli.

Pokud je váš server určen pouze pro vaši organizaci, požádejte správce systému, aby v Systémové konzoli › Konfigurace webu › Uživatelé a týmy nastavil Typ nových komunit na Pracovní prostor, aby každá nová komunita byla pracovním prostorem. Pokud toto nastavení provedete před aktualizací na Antimatter 0.9.0 (pomocí proměnné prostředí AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), bude se vztahovat i na již existující komunity. Později si typ komunity mění její administrátoři sami.

V malé organizaci často stejná osoba vykonává obě role. Pokud jste systémový administrátor, najdete Systémovou konzoli v menu svého avataru; samotná nastavení jsou vysvětlena v dokumentaci Provozování serveru.

Kontrola přístupu

V komunitě:

• Nastavte komunitu jako soukromou (Soukromý tým v Nastavení týmu › Přístup), aby se nikdo nepřipojil bez pozvánky.
• Povolte připojení pouze z e-mailových domén vaší organizace (viz Kdo se může připojit).
• Regenerujte odkaz na pozvánku, když odejde někdo, kdo by ho mohl stále mít.

Na serveru se zeptejte svého systémového administrátora na:

• Přihlášení pomocí účtů vaší firmy: Antimatter umožňuje přihlášení pomocí AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google nebo Office 365 v Systémová konzole › Autentizace. Lidé pak používají účet, který už mají, a odchod z firmy jim přístup uzavře.
• Synchronizace skupin: pomocí AD/LDAP mohou skupiny z vašeho adresáře spravovat, kdo je v komunitě a v jejích soukromých kanálech. V záložce Přístup komunity se pak zobrazí, že její členové jsou přidáváni a odstraňováni propojenými skupinami.
• Vytváření účtů: Povolit vytváření účtů a Omezit nové systémové a týmové členy na zadané e-mailové domény v Systémová konzole › Autentizace › Registrace.
• Pravidla členství na základě atributů: pomocí přístupu na základě atributů (Systémová konzole › Systémové atributy › Přístup na základě atributů) můžete omezit přístup ke komunitě nebo kanálu na osoby, jejichž atributy odpovídají, například podle oddělení nebo úrovně přístupu. Po zapnutí se v nastavení komunity zobrazí záložky Členství v týmu a Členství v kanálech a v nastavení kanálu záložka Pravidla členství.

Hosté zvenčí

Hostům umožníte spolupráci s klienty, dodavateli a partnery v několika kanálech, aniž byste jim dali přístup ke zbytku pracovního prostoru (viz Hosté). Účty hostů jsou vypnuté, dokud je administrátor systému nezapne v Systémová konzole › Autentizace › Přístup hostů, kde může také:

• specifikovat e-mailové domény, ze kterých mohou hosté pocházet (Povolené domény hostů);
• vyžadovat od hostů autentizaci s více faktory (Vynutit autentizaci s více faktory);
• povolit hostům přihlášení pomocí odkazu odeslaného e-mailem, bez hesla.

Dobrá praxe: každé partnerské organizaci vytvořte vlastní soukromý kanál a od czasu ke času zkontrolujte hosty ve své komunitě. Kanály s hosty to uvádějí v záhlaví, takže nikdo nezapomene, kdo je čte.

Kanály a struktura

• Nastavte Typ komunity na Pracovní prostor (Nastavení týmu › Obecné): lidé, kteří vytvoří kanál, jej pak mohou archivovat a hovory jsou v kanálech povoleny. Viz Typ komunity.
• Vypněte Členové jsou ve všech kanálech (Nastavení týmu › Obecné), pokud to již neudělal přechod na typ Pracovní prostor (viz níže): v pracovním prostoru se lidé připojují ke kanálům, které potřebují pro svou práci, a ostatní opouštějí.
• Používejte rozložení Pracovní prostor nebo Hybridní a pro kanály důležité pro všechny (oznamy, IT pomoc, kancelář) vytvořte kategorie pro všechny. Přednastavené rozložení Pracovní prostor automaticky nastaví typ na Pracovní prostor a vypne možnost Členové jsou ve všech kanálech; rozložení Hybridní nastaví typ na Cech, proto jej afterwards vraťte na Pracovní prostor.
• Vytvořte týmy pro svá oddělení, včetně jejich odznaku, vedoucího a kanálu, a zapněte Každý má odznak týmu, aby lidé na první pohled viděli, kdo kde pracuje (viz Týmy uvnitř komunity).
• Pro detaily, jako je lokalita, firma poddodavatele nebo typ smlouvy, použijte atributy členů nastavené administrátory (viz Atributy členů).
• Držte citlivé kanály soukromé a za potřebí je omezte na určité role (viz Oprávnění kanálů).

Soukromí mezi kolegy

Jedná se o nastavení serveru v Systémová konzole › Konfigurace webu › Uživatelé a týmy:

• Zobrazit e-mailovou adresu a Zobrazit celé jméno: zda si lidé zobrazují e-mailové adresy a celá jména. Obojí je zobrazeno výchozí.
• Povolit uživatelům otevírat kanály přímých zpráv s: Libovolným uživatelem na serveru Antimatter nebo pouze s Libovolným členem týmu, tedy s lidmi, kteří sdílejí komunitu.
• Povolit ignorování, blokování a žádosti o zprávy: výchozí stav je zapnuto. Mnoho pracovišť tuto funkci vypne, aby byli kolegové vždy dostupní; volby, které lidé provedli, se zachovají na případné pozdější zapnutí.
• Omezit export kanálů na administrátory: ve výchozím nastavení může exportovat zprávy kanálu do souboru CSV kdokoli, kdo má právo kanál číst. Zapnutím této možnosti se export omezí na administrátory kanálů, komunit a systému.

Jak dlouho se zprávy uchovávají

Ve výchozím nastavení Antimatter uchovává všechny zprávy a soubory navždy. Administrátor systému může nastavit zásadu pro uchovávání dat v Systémová konzole › Shoda s předpisy › Zásady pro uchovávání dat:

• Globální zásada pro uchovávání dat, která po uplynutí stanovené doby smaže zprávy a soubory na celém serveru;
• Vlastní zásady pro uchovávání dat pro konkrétní komunity a kanály, například pro delší uchovávání právního kanálu nebo kratší uchovávání společenského kanálu.

Smazané zprávy jsou trvale odstraněny. Doba uchovávání se musí dohodnout s právním nebo compliance týmem, než se požádá o nastavení zásady.

Archivace a souladnost

• Export pro souladnost (Systémová konzole › Shoda s předpisy › Export pro souladnost): pravidelný export všech zpráv do CSV, Actiance XML nebo Global Relay EML pro archivní systém. Ve výchozím nastavení je vypnuto.
• Export kanálu: pro předání historie jednoho kanálu si ji můžete exportovat do CSV sami z jeho nabídky (viz Export kanálu).
• Časový limit pro úpravy: v oprávněních serveru může administrátor systému omezit, jak dlouho po odeslání mohou lidé upravovat své vlastní zprávy.
• Hlášení citlivých informací: členové mohou nahlásit zprávu, která by tam neměla být, například osobní údaje zveřejněné ve špatném kanálu. Zpráva se pak skryje, dokud nebudou rozhodovat recenzenti. Administrátor systému tuto funkci zapne a v Systémová konzole › Konfigurace webu › Zpracování úniku dat vybere recenzenty (viz Hlášení).
• Klasifikační označení (Systémová konzole › Konfigurace webu › Klasifikační označení): lišta s úrovní klasifikace nahoře a dole v aplikaci a úroveň pro každý kanál.
• Vlastní podmínky služby (Systémová konzole › Shoda s předpisy): podmínky, které musí všichni přijmout, než začnou server používat.
• Protokol auditu: server zaznamenává administrativní a moderátorské akce do svého protokolu auditu, který mohou číst systémoví administrátoři.

Co požádat svého systémového administrátora