একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য Antimatter চালানো

কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের ওয়ার্কস্পেসের জন্য একটি হাবি কমিউনিটির চেয়ে বেশি নিয়ন্ত্রণ প্রয়োজন: কে প্রবেশ করতে পারবেন, বাইরের মানুষ কী দেখতে পাবেন, ম্যাসেজ কতদিন রাখা হবে এবং কীভাবে আর্কাইভ করা হবে। এগুলোর বেশিরভাগই সার্ভার সেটিংস: এই পেজে আছে কী কী আছে, আপনি নিজে কী করতে পারেন এবং সিস্টেম অ্যাডমিনকে কী চাইতে হবে।

কে কী সিদ্ধান্ত নেন

একটি প্রতিষ্ঠানে, কমিউনিটি অ্যাডমিনরা সাধারণত ওয়ার্কস্পেসের দৈনন্দিন কার্যক্রম পরিচালনা করেন, আর আইটি টিম সার্ভার পরিচালনা করে। বিভাজনটি হলো:

• আপনি, কমিউনিটি অ্যাডমিন হিসেবে: কমিউনিটির সেটিংস, চ্যানেলসমূহ এবং ক্যাটাগরিসমূহ, রোলসমূহ, অনবোর্ডিং, সদস্যের বৈশিষ্ট্যসমূহ, অতিথিদের চ্যানেলসমূহ, মডারেশন এবং ইন্টিগ্রেশনসমূহ। সবকিছুই এই গাইডে বর্ণিত।
• সিস্টেম অ্যাডমিন: কে অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে পারবেন এবং মানুষ কীভাবে সাইন-ইন করবেন, অতিথির অ্যাকাউন্ট, সার্ভার-ব্যাপী পারমিশনসমূহ, ম্যাসেজ সংরক্ষণ, কমপ্লায়েন্স এক্সপোর্ট, গোপনীয়তার সেটিংস এবং অ্যাপসমূহ। এগুলোর জন্য System Console ব্যবহার করতে হবে।

যদি আপনার সার্ভারটি কেবল আপনার সংস্থার জন্য হয়, তাহলে আপনার সিস্টেম অ্যাডমিনকে নতুন কমিউনিটির ধরন ওয়ার্কস্পেস হিসেবে সেট করতে বলুন (সিস্টেম কনসোল › সাইট কনফিগারেশন › ব্যবহারকারী এবং টিমসমূহ), যাতে প্রতিটি নতুন কমিউনিটি একটি ওয়ার্কস্পেস হয়। Antimatter 0.9.0-এ আপগ্রেড করার আগে এটি সেট করলে (পরিবেশ ভেরিয়েবল AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace ব্যবহার করে), এটি আগে থেকে বিদ্যমান কমিউনিটিগুলোর ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য হবে; এরপর, প্রতিটি কমিউনিটির অ্যাডমিনরা নিজেদের ইচ্ছামতো তাদের কমিউনিটির ধরন পরিবর্তন করবেন।

ছোট প্রতিষ্ঠানে একই ব্যক্তি সাধারণত উভয় কাজই করেন। আপনি যদি সিস্টেম অ্যাডমিন হন, তাহলে আপনার অ্যাভাটার মেনু থেকে System Console খুঁজে পাবেন; সেটিংসগুলোর বিবরণ আছে সার্ভার চালানো পেজে।

নিয়ন্ত্রণ করুন কে প্রবেশ করবেন

কমিউনিটিতে:

• কমিউনিটিটিকে প্রাইভেট (Community settings › Access এ Private Team) করুন, যাতে আমন্ত্রণ ছাড়া কেউ যোগ দিতে না পারে।
• শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের ইমেইল ডোমেইনসমূহ থেকে যোগদান অনুমোদিত করুন (দেখুন কে যোগ দিতে পারবেন)।
• যদি কেউ ছেড়ে যান এবং তার কাছে আমন্ত্রণ লিংক থাকতে পারে, তাহলে আমন্ত্রণ লিংকটি পুনরায় তৈরি করুন।

সার্ভারে, আপনার সিস্টেম অ্যাডমিনকে জিজ্ঞাসা করুন:

• আপনার কোম্পানির অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন-ইন করুন: Antimatter System Console › Authentication এ AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google বা Office 365 ব্যবহার করে লোকেদের সাইন-ইন করতে দেয়। তখন তারা তাদের ইতিমধ্যে থাকা অ্যাকাউন্টটি ব্যবহার করে, এবং কোম্পানি থেকে চলে গেলে তাদের অ্যাক্সেস বন্ধ হয়ে যায়।
• Group sync: AD/LDAP-এর মাধ্যমে, আপনার ডিরেক্টরির গ্রুপগুলো কমিউনিটি এবং তার প্রাইভেট চ্যানেলে কারা আছে তা পরিচালনা করতে পারে। তখন কমিউনিটির Access ট্যাবে দেখা যায় যে সদস্যদের যুক্ত বা অপসারণ করা হচ্ছে লিঙ্ক করা গ্রুপগুলোর মাধ্যমে।
• অ্যাকাউন্ট তৈরি: System Console › Authentication › Signup এ Enable Account Creation এবং Restrict new system and team members to specified email domains চালু করুন।
• অ্যাট্রিবিউট-ভিত্তিক সদস্যপদ নিয়ম: অ্যাট্রিবিউট-ভিত্তিক অ্যাক্সেস কন্ট্রোল (System Console › System Attributes › Attribute-Based Access)-এর মাধ্যমে, এমন লোকেদের জন্য একটি কমিউনিটি বা চ্যানেল রাখা যেতে পারে যাদের অ্যাট্রিবিউট (যেমন বিভাগ বা ক্লিয়ারেন্স লেভেল) মিলে যায়। একবার চালু হলে, আপনার কমিউনিটি সেটিংসে Team Membership এবং Channel Membership ট্যাব দেখা যায়, এবং চ্যানেল সেটিংসে Membership Policy ট্যাব দেখা যায়।

বাইরের অতিথিরা

অতিথিরা আপনাকে ক্লায়েন্ট, কন্ট্রাক্টর এবং পার্টনারদের সাথে কিছু চ্যানেলে কাজ করতে দেয়, বাকি ওয়ার্কস্পেসটি তাদের দেওয়া ছাড়াই (দেখুন Guests)। সিস্টেম অ্যাডমিন System Console › Authentication › Guest Access এ অতিথি অ্যাকাউন্ট চালু না করা পর্যন্ত এটি বন্ধ থাকে, যেখানে তারা এছাড়াও:

• অতিথিরা কোন ইমেইল ডোমেইন থেকে আসতে পারে তা তালিকাভুক্ত করতে পারেন (Whitelisted Guest Domains);
• অতিথিদের জন্য টু-ফ্যাক্টর অথেনটিকেশন বাধ্যতামূলক করতে পারেন (Enforce Multi-factor Authentication);
• পাসওয়ার্ড ছাড়াই ইমেইলে পাঠানো লিংক ব্যবহার করে অতিথিরা সাইন ইন করতে পারেন।

ভালো প্র্যাকটিস: প্রতিটি পার্টনার সংস্থার জন্য একটি আলাদা প্রাইভেট চ্যানেল তৈরি করুন এবং সময় সময় আপনার কমিউনিটির অতিথিদের পর্যালোচনা করুন। যে চ্যানেলে অতিথি আছে, তার হেডারে তা উল্লেখ থাকে, তাই কে কে পড়ছে তা কেউ ভুলে যায় না।

চ্যানেলসমূহ এবং কাঠামো

• সম্প্রদায়ের ধরন ওয়ার্কস্পেস হিসেবে সেট করুন (টিম সেটিংস › সাধারণ): তাহলে যারা চ্যানেল তৈরি করেন তারা সেটি আর্কাইভ করতে পারবেন এবং চ্যানেলগুলোতে কল চালু থাকবে। আরও দেখুন সম্প্রদায়ের ধরন।
• সদস্যরা প্রতিটি চ্যানেলে আছেন বন্ধ করুন (টিম সেটিংস › সাধারণ), যদি না ধরন ওয়ার্কস্পেস হিসেবে সেট করলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বন্ধ হয়ে যায় (নিচে দেখুন): একটি ওয়ার্কস্পেসে, মানুষ তাদের কাজের চ্যানেলগুলোতে যোগ দেন এবং বাকিগুলো থেকে বেরিয়ে যান।
• ওয়ার্কস্পেস বা হাইব্রিড লেআউট ব্যবহার করুন, এবং সবাই গুরুত্বপূর্ণ চ্যানেলগুলোর জন্য (ঘোষণা, আইটি সহায়তা, অফিস) সবার জন্য ক্যাটাগরি ব্যবহার করুন। ওয়ার্কস্পেস প্রিসেট স্বয়ংক্রিয়ভাবে ধরন ওয়ার্কস্পেস হিসেবে সেট করে এবং সদস্যরা প্রতিটি চ্যানেলে আছেন বন্ধ করে দেয়; হাইব্রিড এর পরিবর্তে ধরন গিল্ড হিসেবে সেট করে, তাই পরে এটি আবার ওয়ার্কস্পেস হিসেবে সেট করুন।
• আপনার বিভাগগুলোর জন্য টিম তৈরি করুন, তাদের ট্যাগ, লিড এবং চ্যানেলসহ, এবং Everyone shows a team badge চালু করুন যাতে লোকেরা এক নজরে দেখতে পায় কে কোথায় কাজ করে (দেখুন Teams inside a community)।
• সাইট, সাবকন্ট্রাক্টরের কোম্পানি বা চুক্তির ধরন মতো বিস্তারিতের জন্য অ্যাডমিনদের দ্বারা সেট করা সদস্য অ্যাট্রিবিউট ব্যবহার করুন (দেখুন সদস্য অ্যাট্রিবিউট)।
• সংবেদনশীল চ্যানেলগুলো প্রাইভেট রাখুন এবং প্রয়োজনে কেবল নির্দিষ্ট কিছু রোলের জন্য রাখুন (দেখুন চ্যানেল পারমিশন)।

কর্মীসমূহের মধ্যে গোপনীয়তা

এগুলো সার্ভার সেটিংস, System Console › Site Configuration › Users and Teams এ:

• ইমেইল ঠিকানা দেখান এবং পুরো নাম দেখান: অন্য সদস্যরা একে অপরের ইমেইল ঠিকানা ও পুরো নাম দেখতে পাবেন কিনা। ডিফল্ট হিসেবে দুটোই দেখানো হয়।
• ব্যবহারকারীদের ডাইরেক্ট মেসেজ চ্যানেল খোলার অনুমতি দিন: Antimatter সার্ভারের যেকোনো ব্যবহারকারী, অথবা কেবল টিমের যেকোনো সদস্য, অর্থাৎ যারা একই কমিউনিটিতে আছেন।
• উপেক্ষা, ব্লক এবং মেসেজ রিকোয়েস্ট চালু করুন: ডিফল্টরূপে চালু। অনেক কর্মক্ষেত্রে এটি বন্ধ রাখা হয় যাতে সহকর্মীরা সবসময় যোগাযোগযোগ্য থাকে; যদি পরে এটি আবার চালু করা হয়, তাহলে ব্যক্তিগত পছন্দগুলো সংরক্ষিত থাকে।
• চ্যানেল এক্সপোর্ট শুধুমাত্র অ্যাডমিনদের জন্য সীমাবদ্ধ করুন: ডিফল্টভাবে যেকোনো ব্যক্তি যিনি একটি চ্যানেল পড়তে পারেন, তিনি তার ম্যাসেজগুলো CSV ফাইলে এক্সপোর্ট করতে পারেন। চ্যানেল, কমিউনিটি এবং সিস্টেম অ্যাডমিনদের জন্য এক্সপোর্ট সীমাবদ্ধ রাখতে এটি চালু করুন।

ম্যাসেজগুলো কতদিন সংরক্ষিত থাকে

ডিফল্টরূপে Antimatter সব মেসেজ এবং ফাইল চিরকাল সংরক্ষণ করে। একজন সিস্টেম অ্যাডমিন সিস্টেম কনসোল › কমপ্লায়েন্স › ডেটা রিটেনশন পলিসিসমূহ-এ একটি ডেটা রিটেনশন নীতি নির্ধারণ করতে পারেন:

• একটি গ্লোবাল রিটেনশন নীতি, যা পুরো সার্ভারে নির্দিষ্ট সময় পরে মেসেজ এবং ফাইল মুছে ফেলে;
• কাস্টম রিটেনশন নীতিসমূহ, নির্দিষ্ট কমিউনিটি এবং চ্যানেলের জন্য, যেমন একটি লিগ্যাল চ্যানেলের জন্য দীর্ঘ সময় বা একটি সোশ্যাল চ্যানেলের জন্য স্বল্প সময়।

মুছে ফেলা ম্যাসেজগুলো স্থায়ীভাবে মুছে যায়। কোনো পলিসি চাওয়ার আগে আপনার লিগ্যাল বা কমপ্লায়েন্স টিমের সাথে সময়কাল নিয়ে আলোচনা করুন।

আর্কাইভিং এবং কমপ্লায়েন্স

• কমপ্লায়েন্স এক্সপোর্ট (সিস্টেম কনসোল › কমপ্লায়েন্স › কমপ্লায়েন্স এক্সপোর্ট): একটি আর্কাইভিং সিস্টেমের জন্য সব মেসেজের নিয়মিত এক্সপোর্ট CSV, Actiance XML বা Global Relay EML ফরম্যাটে। এটি ডিফল্টরূপে বন্ধ থাকে।
• চ্যানেল এক্সপোর্ট: একটি চ্যানেলের ইতিহাস হস্তান্তর করতে, তার মেনু থেকে নিজে CSV-তে এক্সপোর্ট করুন (দেখুন একটি চ্যানেল এক্সপোর্ট করুন)।
• এডিট করার সময়সীমা: সার্ভারের পারমিশনে, একটি সিস্টেম অ্যাডমিন নির্ধারণ করতে পারেন যে পোস্ট করার পর কতক্ষণ পর্যন্ত মানুষ নিজের ম্যাসেজ এডিট করতে পারবে।
• সংবেদনশীল তথ্যের রিপোর্ট: সদস্যরা এমন একটি মেসেজ রিপোর্ট করতে পারেন যা সেখানে থাকা উচিত নয়, যেমন ভুল চ্যানেলে পোস্ট করা ব্যক্তিগত তথ্য। রিভিউয়াররা সিদ্ধান্ত না নেওয়া পর্যন্ত এটি লুকানো থাকে। একজন সিস্টেম অ্যাডমিন সিস্টেম কনসোল › সাইট কনফিগারেশন › ডেটা স্পিলেজ হ্যান্ডলিং-এ এটি চালু করে রিভিউয়ারদের নির্বাচন করেন (দেখুন রিপোর্টসমূহ)।
• ক্লাসিফিকেশন মার্কিং (সিস্টেম কনসোল › সাইট কনফিগারেশন › ক্লাসিফিকেশন মার্কিং): অ্যাপের উপরে এবং নিচে একটি ক্লাসিফিকেশন লেভেল সহ ব্যানার, এবং প্রতিটি চ্যানেলের জন্য একটি লেভেল।
• কাস্টম Terms of Service (সিস্টেম কনসোল › কমপ্লায়েন্স): সার্ভার ব্যবহার করার আগে সবাইকে স্বীকার করতে হবে এমন শর্তাবলি।
• অডিট লগ: সার্ভারটি তার অডিট লগে প্রশাসনিক এবং মডারেশন কার্যক্রম রেকর্ড করে, যা সিস্টেম অ্যাডমিন পড়তে পারেন।

আপনার সিস্টেম অ্যাডমিনকে কী জিজ্ঞাসা করবেন