एक संगठन के लिए Antimatter चलाना

कंपनी या संगठन के वर्कस्पेस को एक शौकिया समुदाय की तुलना में अधिक नियंत्रण की आवश्यकता होती है: कौन जुड़ सकता है, बाहर के लोग क्या देखते हैं, संदेश कितने समय तक रखे जाते हैं और उन्हें कैसे अरकाइव किया जाता है। इनमें से अधिकांश सर्वर सेटिंग्स हैं: यह पेज बताता है कि क्या मौजूद है, आप स्वयं क्या कर सकते हैं, और अपने सिस्टम एडमिन से क्या पूछना है।

कौन क्या तय करता है

एक संगठन में, समुदाय एडमिन आमतौर पर वर्कस्पेस की दैनिक गतिविधियाँ संभालते हैं, और एक IT टीम सर्वर चलाती है। विभाजन इस प्रकार है:

• आप, समुदाय एडमिन के रूप में: समुदाय की सेटिंग्स, चैनल और श्रेणियाँ, भूमिकाएँ, ऑनबोर्डिंग, सदस्य विशेषताएँ, अतिथियों के चैनल, मॉडरेशन और इंटीग्रेशन। इन सभी का विवरण इस गाइड में दिया गया है।
• सिस्टम एडमिन: कौन खाता बना सकता है और लोग कैसे साइन-इन करते हैं, अतिथि खाते, सर्वर-व्यापी अनुमतियाँ, संदेशों की रोकथाम, अनुपालन निर्यात, गोपनीयता सेटिंग्स और ऐप्स। ये सिस्टम कंसोल में हैं।

अगर आपका सर्वर केवल आपके संगठन के लिए है, तो अपने सिस्टम एडमिन से नई कम्युनितियों की प्रकृति को कार्यस्थल (सिस्टम कंसोल › साइट कॉनफ़िगरेशन › उपयोगकर्ता और टीमें) पर सेट करने के लिए कहें, ताकि हर नई कम्युनिटी एक कार्यस्थल बने। Antimatter 0.9.0 में अपग्रेड से पहले इसे सेट किया गया हो (पर्यावरण चर AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace के साथ), तो यह उन कम्युनितियों पर भी लागू होगा जो पहले से मौजूद हैं; इसके बाद, प्रत्येक कम्युनिटी के एडमिन अपनी प्रकृति स्वयं बदलेंगे।

एक छोटे संगठन में अक्सर एक ही व्यक्ति दोनों काम करता है। यदि आप एक सिस्टम एडमिन हैं, तो आप सिस्टम कंसोल को अपने अवतार मेनू से पाएंगे; सेटिंग्स स्वयं सर्वर चलाना में समझाई गई हैं।

नियंत्रित करें कि कौन जुड़ता है

समुदाय में:

• समुदाय को निजी (Community settings › Access में Private Team) बनाएं, ताकि आमंत्रण के बिना कोई भी जुड़ न सके।
• केवल अपने संगठन के ईमेल डोमेन को ही जुड़ने की अनुमति दें (देखें कौन जुड़ सकता है)।
• जब कोई सदस्य छोड़ता है जिसके पास आमंत्रण लिंक अभी भी हो सकता है, तो उस लिंक को पुनर्जनित करें।

सर्वर पर, अपने सिस्टम एडमिन से इनके बारे में पूछें:

• अपने कम्पनी अकाउंट से साइन-इन करें: Antimatter, System Console › Authentication में AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google या Office 365 के ज़रिए लोगों को साइन-इन कर सकता है। इससे लोग अपने मौजूदा अकाउंट का उपयोग करते हैं, और कम्पनी छोड़ने पर उनकी पहुंच बंद हो जाती है।
• समूह सिंक: AD/LDAP के साथ, आपकी डायरेक्टरी के समूह समुदाय और उसके निजी चैनलों में कौन है, इसका प्रबंधन कर सकते हैं। समुदाय की Access टैब तब बताती है कि उसके सदस्य लिंक्ड समूहों द्वारा जोड़े और हटाए जाते हैं।
• अकाउंट निर्माण: System Console › Authentication › Signup में Enable Account Creation और Restrict new system and team members to specified email domains सक्षम करें।
• गुणों पर आधारित सदस्यता नियम: गुण-आधारित एक्सेस कंट्रोल (System Console › System Attributes › Attribute-Based Access) के ज़रिए, समुदाय या चैनल को उन लोगों के लिए रखा जा सकता है जिनके गुण मेल खाते हैं, जैसे विभाग या क्लियरेंस लेवल। एक बार सक्षम होने पर, आपके समुदाय सेटिंग्स में Team Membership और Channel Membership टैब दिखते हैं, और चैनल सेटिंग्स में Membership Policy टैब दिखता है।

बाहरी अतिथि

अतिथि आपको कुछ चैनलों में क्लाइंट, कंट्रैक्टर और पार्टनर्स के साथ काम करने की अनुमति देते हैं, बिना बाकी वरकस्पेस की पहुंच दी (देखें Guests)। अतिथि अकाउंट तब तक बंद रहते हैं जब तक कि एक सिस्टम एडमिन System Console › Authentication › Guest Access में उन्हें सक्षम न कर दें, जहाँ वे यह भी कर सकते हैं:

• उन ईमेल डोमैन की सूची जो अतिथि हो सकते हैं (Whitelisted Guest Domains);
• अतिथि के लिए टू-फैक्टर प्रमाणीकरण अनिवार्य करें (Enforce Multi-factor Authentication);
• अतिथियों को ईमेल द्वारा भेजे गए लिंक के साथ, बिना पासवर्ड के साइन इन करने की अनुमति दें।

अच्छी प्रथा: हर पार्टनर संगठन को अपना निजित चैनल दें, और समय-समय पर अपनी कम्युनिटी में अतिथियों की समीक्षा करें। अतिथियों वाले चैनल अपने हेडर में यह दर्शाते हैं, ताकि कोई भी यह न भूल जाए कि कौन पढ़ रहा है।

चैनल और संरचना

• कम्युनिटी की प्रकृति को कार्यस्थल (टीम सेटिंग्स › चैनल) पर सेट करें: इससे चैनल बनाने वाले लोग उसे अरकाइव कर सकेंगे, और चैनलों में कॉल उपलब्ध होंगे। कम्युनिटी की प्रकृति देखें।
• Community settings › Channels में Members are in every channel बंद करें: एक कार्यस्थल में, लोग अपने काम के चैनलों में जुड़ते हैं और बाकी से बाहर निकल जाते हैं।
• कार्यस्थल या हाइब्रिड लेआउट का उपयोग करें, और उन चैनलों के लिए सभी के लिए श्रेणियाँ बनाएँ जो सभी के लिए महत्वपूर्ण हैं (सूचनाएँ, IT सहायता, ऑफिस)। कार्यस्थल प्रीसेट प्रकृति को कार्यस्थल सेट करता है; हाइब्रिड इसे कम्युनिटी सेट करता है, इसलिए बाद में इसे वापस कार्यस्थल पर सेट करें।
• अपने विभागों के लिए टीम बनाएं, उनके टैग, लीड और चैनल के साथ, और Everyone shows a team badge सक्षम करें ताकि लोग एक नज़र में देख सकें कि कौन कहाँ काम करता है (देखें Teams inside a community)।
• साइट, सबकंट्रैक्टर की कंपनी या कंट्रैक्ट प्रकार जैसी विवरण के लिए एडमिन द्वारा सेट किए गए सदस्य गुणों (member attributes) का उपयोग करें (देखें सदस्य गुण)।
• संवेदनशील चैनलों को निजित रखें, और ज़रूरत हो तो उन्हें केवल कुछ भूमिकाओं (roles) तक सीमित रखें (देखें चैनल अनुमतियां)।

सहकर्मियों के बीच गोपनीयता

ये सर्वर सेटिंग्स हैं, System Console › Site Configuration › Users and Teams में:

• Show Email Address और Show Full Name: कि लोग एक-दूसरे के ईमेल पते और पूरे नाम देख पाते हैं। दोनों डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाए जाते हैं।
• Enable users to open Direct Message channels with: Any user on the Antimatter server, या केवल Any member of the team, यानी वे लोग जो एक समुदाय साझा करते हैं।
• अनदेखना, ब्लॉक करना और मैसेज रिक्वेस्ट सक्षम करें: डिफ़ॉल्ट रूप से चालू है। कई कार्यस्थल इसे बंद कर देते हैं ताकि सहकर्मी हमेशा संपर्क में रहें; यदि इसे फिर से चालू किया जाता है, तो लोगों द्वारा किए गए विकल्प सुरक्षित रहते हैं।
• चैनल निर्यात को एडमिन तक सीमित करें: डिफ़ॉल्ट रूप से, जो भी व्यक्ति किसी चैनल को पढ़ सकता है, वह उसके संदेशों को CSV फ़ाइल में निर्यात कर सकता है। चैनल, कम्युनिटी और सिस्टम एडमिन के लिए निर्यात को सीमित रखने के लिए इसे चालू करें।

मैसेज कितने समय तक रखे जाते हैं

डिफ़ॉल्ट रूप से Antimatter हर संदेश और फ़ाइल को हमेशा के लिए रखता है। एक सिस्टम एडमिन सिस्टम कंसोल › सम्मतता › डेटा रीटेंशन नीतियाँ में डेटा रीटेंशन नीति सेट कर सकता है:

• एक वैश्विक रीटेंशन नीति, जो पूरे सर्वर पर एक निर्धारित समय के बाद संदेश और फ़ाइलें हटा देती है;
• कस्टम रीटेंशन नीतियाँ, विशिष्ट कम्युनिटी और चैनलों के लिए, उदाहरण के लिए एक कानूनी चैनल को लंबे समय तक रखने के लिए या एक सामाजिक चैनल को कम समय के लिए।

हटाए गए मैसेज स्थायी रूप से मिटा दिए जाते हैं। किसी पॉलिसी की मांग करने से पहले अवधि के बारे में अपने कानूनी या कम्प्लायंस टीम से सहमति करें।

अरकाइविंग और कम्प्लायंस

• कंप्लायंस निर्यात (सिस्टम कंसोल › सम्मतता › कंप्लायंस निर्यात): सभी संदेशों का नियमित निर्यात CSV, Actiance XML या Global Relay EML में, एक आर्काइविंग सिस्टम के लिए। यह डिफ़ॉल्ट रूप से बंद है।
• चैनल एक्सपोर्ट: एक चैनल की हिस्ट्री सौंपने के लिए, इसे उसके मेन्यू से स्वयं CSV में एक्सपोर्ट करें (देखें एक चैनल एक्सपोर्ट करें)।
• एडिट समय सीमा: सर्वर की अनुमतियों में, एक सिस्टम एडमिन यह सीमा लगा सकता है कि पोस्ट करने के बाद कितने समय तक लोग अपने मैसेज एडिट कर सकते हैं।
• संवेदनशील जानकारी के रिपोर्ट: सदस्य एक संदेश की रिपोर्ट कर सकते हैं जो वहाँ नहीं होना चाहिए, उदाहरण के लिए गलत चैनल में पोस्ट की गई व्यक्तिगत जानकारी। इसके बाद, जब तक समीक्षक निर्णय नहीं लेते, वह छिपा दिया जाता है। एक सिस्टम एडमिन इसे चालू करता है और सिस्टम कंसोल › साइट कॉन्फ़िगरेशन › डेटा स्पिलेज हैंडलिंग में समीक्षकों का चयन करता है (देखें रिपोर्ट)।
• वर्गीकरण चिह्न (सिस्टम कंसोल › साइट कॉन्फ़िगरेशन › वर्गीकरण चिह्न): ऐप के शीर्ष और निचले हिस्से में वर्गीकरण स्तर वाला एक बैनर, और प्रत्येक चैनल के लिए एक स्तर।
• कस्टम सेवा की शर्तें (सिस्टम कंसोल › सम्मतता): शर्तें जिन्हें सर्वर का उपयोग करने से पहले सभी को स्वीकार करना होगा।
• ऑडिट लॉग: सर्वर अपने ऑडिट लॉग में प्रशासनिक और मॉडरेशन कार्रवाइयां दर्ज करता है, जिसे सिस्टम एडमिन पढ़ सकते हैं।

अपने सिस्टम एडमिन से क्या पूछें