اجرای Antimatter برای یک سازمان

یک فضای کاری شرکتی یا سازمانی به کنترل بیشتری نسبت به یک جامعه سرگرمی نیاز دارد: چه کسانی می‌توانند وارد شوند، بیرونی‌ها چه می‌بینند، پیام‌ها چقدر نگهداری می‌شوند و چگونه بایگانی می‌شوند. بیشتر این موارد تنظیمات سرور هستند: این صفحه توضیح می‌دهد که چه چیزهایی وجود دارد، چه کارهایی را می‌توانید خودتان انجام دهید و چه چیزهایی را باید از مدیر سیستم خود بخواهید.

چه کسی چه چیزی را تصمیم می‌گیرد

در یک سازمان، معمولاً مدیران جامعه فضای کاری را روزانه اداره می‌کنند و یک تیم فناوری اطلاعات سرور را مدیریت می‌کند. تقسیم کار به این صورت است:

• شما، به عنوان مدیر جامعه: تنظیمات جامعه، کانال‌ها و دسته‌ها، نقش‌ها، فرآیند پیوستن، ویژگی‌های اعضا، کانال‌های مهمان‌ها، نظارت و یکپارچه‌سازی‌ها. همه این‌ها در این راهنما توضیح داده شده‌اند.
• مدیر سیستم: چه کسانی می‌توانند حساب کاربری ایجاد کنند و افراد چگونه وارد سیستم می‌شوند، حساب‌های مهمان، مجوزهای سراسری سرور، نگهداری پیام‌ها، خروجی‌های انطباق، تنظیمات حریم خصوصی و برنامه‌ها. این موارد در کنسول سیستم قرار دارند.

اگر سرور شما فقط برای سازمان شماست، از مدیر سیستم خود بخواهید نوع جوامع جدید را روی فضای کاری تنظیم کند (کنسول سیستم › پیکربندی سایت › کاربران و تیم ها) تا هر جامعه جدید یک فضای کاری باشد. اگر این تنظیم را قبل از ارتقا به Antimatter 0.9.0 انجام دهید (با متغیر محیطی AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace)، این تغییر بر جوامع موجود نیز اعمال می‌شود؛ در غیر این صورت، مدیران هر جامعه باید به صورت جداگانه نوع آن را تغییر دهند.

در یک سازمان کوچک، اغلب یک نفر هر دو نقش را ایفا می‌کند. اگر مدیر سیستم هستید، کنسول سیستم را از منوی آواتار خود پیدا می‌کنید؛ خود تنظیمات در اجرای سرور توضیح داده شده‌اند.

کنترل کنید چه کسانی وارد شوند

در جامعه:

• جامعه را خصوصی کنید (تیم خصوصی در تنظیمات تیم › دسترسی)، به طوری که هیچ‌کس بدون دعوت پیوست نکند.
• فقط دامنه‌های ایمیل سازمان خود را برای پیوستن مجاز کنید (به چه کسانی می‌توانند پیوستند مراجعه کنید).
• هرگاه کسی که ممکن است هنوز لینک دعوت را داشته باشد خارج شود، لینک دعوت را دوباره تولید کنید.

در سرور، از مدیر سیستم خود درباره موارد زیر بپرسید:

• ورود با حساب‌های شرکتی شما: Antimatter می‌تواند افراد را با AD/LDAP، SAML 2.0، OpenID Connect، Google یا Office 365 وارد سیستم کند، در کنسول سیستم › احراز هویت. در این صورت افراد از حسابی که از قبل دارند استفاده می‌کنند و ترک شرکت دسترسی آن‌ها را قطع می‌کند.
• همگام سازی گروهی: با AD/LDAP، گروه‌های دایرکتوری شما می‌توانند تعیین کنند چه کسانی در یک جامعه و کانال‌های خصوصی آن عضو هستند. در این صورت، زبانه دسترسی جامعه نشان می‌دهد که اعضا توسط گروه‌های مرتبط اضافه و حذف می‌شوند.
• ایجاد حساب کاربری: فعال کردن ایجاد حساب کاربری و محدود کردن اعضای جدید سیستم و تیم به دامنه‌های ایمیل مشخص‌شده، در کنسول سیستم › احراز هویت › ثبت نام.
• قوانین عضویت بر اساس ویژگی‌ها: با استفاده از کنترل دسترسی مبتنی بر ویژگی (کنسول سیستم › ویژگی‌های سیستم › دسترسی مبتنی بر ویژگی)، می‌توان یک تیم یا کانال را به افرادی که ویژگی‌هایشان (مانند بخش سازمانی یا سطح دسترسی) مطابقت دارد، اختصاص داد. پس از فعال‌سازی این گزینه، در تنظیمات تیم تب‌های عضویت در تیم و عضویت در کانال ظاهر می‌شوند و در تنظیمات کانال نیز تب سیاست عضویت نمایش داده می‌شود.

مهمان‌های خارجی

مهمان‌ها به شما امکان می‌دهند با مشتریان، پیمانکاران و شرکا در چند کانال کار کنید، بدون اینکه بقیه فضای کاری را در اختیار داشته باشند (به مهمان‌ها مراجعه کنید). حساب‌های مهمان تا زمانی که یک مدیر سیستم آن‌ها را در کنسول سیستم › احراز هویت › دسترسی مهمان فعال نکند، غیرفعال هستند. در همان بخش می‌توانند:

• دامنه‌های ایمیلی که مهمان‌ها می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند را فهرست کنند (دامنه های مهمان در لیست سفید);
• احراز هویت چندعاملی را برای مهمان‌ها الزامی کنند (اجرای احراز هویت چند عاملی);
• به مهمان‌ها اجازه دهند بدون رمز عبور، با استفاده از لینکی که از طریق ایمیل ارسال شده است، وارد شوند.

روش صحیح: به هر سازمان شریک یک کانال خصوصی اختصاص دهید و از زمان به زمان مهمان‌های تیم خود را بررسی کنید. کانال‌هایی که مهمان دارند، این موضوع را در سربرگ خود نشان می‌دهند تا هیچ‌کس فراموش نکند چه کسانی در حال خواندن هستند.

کانال‌ها و ساختار

• نوع جامعه را روی فضای کاری تنظیم کنید (تنظیمات تیم › عمومی): در این حالت، افرادی که کانالی را ایجاد می‌کنند می‌توانند آن را بایگانی کنند و مکالمات در کانال‌ها فعال می‌شوند. برای اطلاعات بیشتر به نوع جامعه مراجعه کنید.
• گزینه اعضا در تمام کانال‌ها هستند را غیرفعال کنید (تنظیمات تیم › عمومی)، مگر اینکه تنظیم نوع روی «فضای کاری» قبلاً این کار را انجام داده باشد (به پایین مراجعه کنید): در یک فضای کاری، افراد به کانال‌های مربوط به کار خود می‌پیوندند و از سایر کانال‌ها خارج می‌شوند.
• از چیدمان فضای کاری یا ترکیبی استفاده کنید و برای کانال‌هایی که برای همه مهم هستند (مانند اطلاعیه‌ها، پشتیبانی IT، یا دفتر مرکزی) دسته‌بندی‌هایی برای همه ایجاد کنید. پیش‌تنظیم فضای کاری، نوع را روی فضای کاری قرار می‌دهد و گزینه اعضا در تمام کانال‌ها هستند را به طور خودکار غیرفعال می‌کند؛ اما چیدمان ترکیبی نوع را روی صنف (Guild) تنظیم می‌کند، بنابراین پس از آن باید نوع را دوباره به فضای کاری تغییر دهید.
• برای بخش‌های سازمانی خود تیم‌هایی ایجاد کنید (با برچسب، سرپرست و کانال مربوطه) و گزینه همه نشان تیم را نمایش می‌دهند را فعال کنید تا افراد در یک نگاه ببینند چه کسی در کجا کار می‌کند (به تیم‌ها درون یک تیم مراجعه کنید).
• برای جزئیاتی مانند محل کار، شرکت پیمانکار فرعی یا نوع قرارداد، از ویژگی‌های عضو که توسط مدیران تنظیم شده‌اند استفاده کنید (به ویژگی‌های عضو مراجعه کنید).
• کانال‌های حساس را خصوصی نگه دارید و در صورت نیاز، آن‌ها را فقط برای برخی نقش‌ها در دسترس قرار دهید (به مجوزهای کانال مراجعه کنید).

حریم خصوصی بین همکاران

این‌ها تنظیمات سرور هستند که در کنسول سیستم › پیکربندی سایت › کاربران و تیم ها قرار دارند:

• نمایش آدرس ایمیل و نمایش نام کامل: آیا افراد آدرس ایمیل و نام کامل یکدیگر را می‌بینند یا خیر. به طور پیش‌فرض هر دو نمایش داده می‌شوند.
• فعال کردن کاربران برای باز کردن کانال های پیام مستقیم با: هر کاربر در سرور Antimatter، یا فقط هر یک از اعضای تیم، یعنی افرادی که یک جامعه را با هم به اشتراک می‌گذارند.
• فعال‌سازی نادیده‌گرفتن، مسدودسازی و درخواست پیام: به‌طور پیش‌فرض فعال است. بسیاری از محیط‌های کاری آن را غیرفعال می‌کنند تا همکاران همیشه در دسترس باشند؛ انتخاب‌هایی که افراد انجام داده‌اند در صورت فعال شدن مجدد حفظ می‌شوند.
• محدود کردن خروجی کانال به مدیران: به‌طور پیش‌فرض هر کسی که می‌تواند یک کانال را بخواند، می‌تواند پیام‌های آن را در یک فایل CSV خروجی بگیرد. این گزینه را فعال کنید تا خروجی‌ها فقط برای مدیران کانال، جامعه و سیستم در دسترس باشد.

مدت زمان نگهداری پیام‌ها

به‌طور پیش‌فرض Antimatter همه پیام‌ها و فایل‌ها را برای همیشه نگه می‌دارد. یک مدیر سیستم می‌تواند یک سیاست حفظ داده در کنسول سیستم › انطباق › سیاست های حفظ داده ها تنظیم کند:

• یک سیاست حفظ جهانی که پیام‌ها و فایل‌ها را پس از یک مدت مشخص در کل سرور حذف می‌کند؛
• سیاست های نگهداری سفارشی، برای جوامع و کانال‌های خاص، برای مثال برای نگه‌داشتن یک کانال حقوقی برای مدت طولانی‌تر یا یک کانال اجتماعی برای مدت کوتاه‌تر.

پیام‌های حذف‌شده به‌طور دائمی پاک می‌شوند. قبل از درخواست یک سیاست، مدت‌زمان‌ها را با تیم حقوقی یا انطباق خود هماهنگ کنید.

بایگانی و انطباق

• مطابقت صادرات (کنسول سیستم › انطباق › مطابقت صادرات): یک خروجی منظم از همه پیام‌ها به CSV، Actiance XML یا رله جهانی EML، برای یک سیستم بایگانی. به‌طور پیش‌فرض غیرفعال است.
• خروجی کانال: برای تحویل تاریخچه یک کانال، خودتان آن را از منوی آن به CSV خروجی بگیرید (به خروجی گرفتن از یک کانال مراجعه کنید).
• محدودیت زمانی ویرایش: در مجوزهای سرور، یک مدیر سیستم می‌تواند مدت زمانی که افراد می‌توانند پیام‌های خود را ویرایش کنند را محدود کند.
• گزارش‌های اطلاعات حساس: اعضا می‌توانند پیامی را گزارش دهند که نباید در آنجا باشد، برای مثال داده‌های شخصی که در کانال اشتباهی بارگذاری شده است. سپس تا زمانی که بازبینان تصمیم بگیرند، مخفی می‌شود. یک مدیر سیستم این گزینه را فعال می‌کند و بازبینان را در کنسول سیستم › پیکربندی سایت › مدیریت نشت داده انتخاب می‌کند (به گزارش‌ها مراجعه کنید).
• علامت‌های طبقه‌بندی (کنسول سیستم › پیکربندی سایت › علامت‌های طبقه‌بندی): یک بنر با سطح طبقه‌بندی در بالا و پایین برنامه، و یک سطح برای هر کانال.
• شرایط سفارشی خدمات (کنسول سیستم › انطباق): شرایطی که همه باید قبل از استفاده از سرور بپذیرند.
• گزارش رویدادها: سرور اقدامات مدیریتی و نظارتی را در گزارش رویدادها ثبت می‌کند که مدیران سیستم می‌توانند آن را بخوانند.

چه چیزی را از مدیر سیستم خود بپرسید