Gestió d'Antimatter per a una organització

Un espai de treball d'una empresa o organització necessita més control que una comunitat d'aficionats: qui pot entrar, què veuen els externs, quant de temps es conserven els missatges i com s'arxiven. La majoria d'aquestes opcions són configuracions del servidor: aquesta pàgina explica què existeix, què podeu fer vosaltres mateixos i què heu de demanar al vostre administrador del sistema.

Qui decideix què

En una organització, els administradors de la comunitat solen gestionar l'espai de treball dia a dia, i un equip d'informàtica gestiona el servidor. La divisió és la següent:

• Vosaltres, com a administradors de la comunitat: la configuració de la comunitat, els canals i les categories, els rols, la incorporació, els atributs dels membres, els canals dels invitats, la moderació i les integracions. Tot això s'explica en aquesta guia.
• L'administrador del sistema: qui pot crear un compte i com es fa l'inici de sessió, els comptes d'invitat, els permisos de tot el servidor, la retenció de missatges, les exportacions de conformitat, la configuració de privadesa i les aplicacions. Tot això es troba a la Consola del sistema.

Si el vostre servidor és només per a la vostra organització, demaneu a l'administrador del sistema que defineixi Tipus de les noves comunitats com a Espai de treball (Consola del sistema › Configuració del lloc › Usuaris i equips), de manera que cada nova comunitat sigui un espai de treball. Si es defineix abans de la actualització a Antimatter 0.9.0 (amb la variable d'entorn AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), també s'aplica a les comunitats que ja existeixen; després, els administradors de cada comunitat en canvien el tipus ells mateixos.

En una organització petita, sovint la mateixa persona fa les dues funcions. Si sou administrador del sistema, trobareu la Consola del sistema al menú del vostre avatar; la pròpia configuració s'explica a Gestió d'un servidor.

Control de qui entra

A la comunitat:

• Fes la comunitat privada (Equip privat a Configuració de l’equip › Accés) perquè ningú no s’hi pugui unir sense invitació.
• Permeteu que només els dominis de correu de la vostra organització puguin unir-s'hi (vegeu Qui pot unir-s'hi).
• Regenera el vincle d'invitació quan algú que potser encara el té surt.

Al servidor, demaneu al vostre administrador del sistema sobre:

• Inici de sessió amb els comptes de la vostra empresa: Antimatter permet iniciar sessió amb AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google o Office 365, a Consola del sistema › Autenticació. Les persones utilitzen llavors el compte que ja tenen, i quan surten de l'empresa es tanca el seu accés.
• Sincronització de grups: amb AD/LDAP, els grups del vostre directori poden gestionar qui forma part d'una comunitat i dels seus canals privats. La pestanya d'Accés de la comunitat indica llavors que els membres s'afegeixen i s'eliminen mitjançant grups enllaçats.
• Creació de comptes: Activa la creació de comptes i Restrigeix els nous membres del sistema i de l'equip a dominis de correu especificats, a Consola del sistema › Autenticació › Registre.
• Regles de membres basades en atributs: amb el control d'accés basat en atributs (Consola del sistema › Attributs del sistema › Accés basat en atributs), es pot restringir una comunitat o un canal a les persones que tinguin atributs coincidents, com ara un departament o un nivell d'acreditació. Un cop activat, la configuració de la comunitat mostra les pestanyes Membres de l'equip i Membres dels canals, i la configuració dels canals mostra la pestanya Política de membres.

Invitats externs

Els invitats et permeten treballar amb clients, contractistes i socis en alguns canals, sense donar-los accés a la resta de l'espai de treball (vegeu Invitats). Els comptes d'invitat estan desactivats fins que un administrador del sistema els activi a Consola del sistema › Autenticació › Accés d'invitats, on també pot:

• Llista els dominis de correu electrònic des d'on poden venir els convidats (Dominis de convidats permesos);
• Requereix l'autenticació de dos factors per als convidats (Imposa l’autenticació multifactor);
• permetre als invitats iniciar sessió amb un enllaç enviat per correu electrònic, sense contrasenya.

Bona pràctica: dona a cada organització socia el seu propi canal privat i revisa de tant en tant els invitats de la teva comunitat. Els canals amb invitats ho indiquen a la capçalera, perquè ningú oblidi qui els està llegint.

Canals i estructura

• Definiu Tipus de comunitat com a Espai de treball (Configuració de l’equip › General): així, les persones que creen un canal poden arxivar-lo, i les trucades estan activades als canals. Vegeu Tipus de comunitat.
• Desactiveu Els membres estan en tots els canals (Configuració de l’equip › General), llevat que definir el tipus com a Espai de treball ja ho hagi fet (vegeu a continuació): en un espai de treball, les persones s'uneixen als canals del seu treball i surten dels altres.
• Utilitzeu el disseny Espai de treball o Híbrid, i categories per a tothom per als canals que són importants per a tot el grup (anuncis, ajuda de TI, l'oficina). El preset Espai de treball defineix el tipus com a Espai de treball i desactiva Els membres estan en tots els canals automàticament; Híbrid defineix el tipus com a Gremi en canvi, així que torneu-lo a definir com a Espai de treball després.
• Crea equips per als teus departaments, amb la seva etiqueta, líder i canal, i activa Tothom mostra un distintiu d’equip perquè les persones puguin veure d'un cop d'ull qui treballa on (vegeu Equips dins d'una comunitat).
• Utilitza els atributs de membre establerts pels administradors per a detalls com ara el lloc, l'empresa d'un subcontractista o el tipus de contracte (vegeu Atributs de membre).
• Mantén els canals sensibles privats i, si cal, restringeix-los a determinats rols (vegeu Permisos del canal).

Privacitat entre companys

Aquests són ajustos del servidor, a Consola del sistema › Configuració del lloc › Usuaris i equips:

• Mostra l'adreça de correu electrònic i Mostra el nom complet: si les persones veuen les adreces de correu electrònic i els noms complets de les altres. Per defecte, es mostren tots dos.
• Permet als usuaris obrir canals de missatges directes amb: Qualsevol usuari del servidor Antimatter, o només Qualsevol membre de l’equip, és a dir, les persones que comparteixen una comunitat.
• Activa ignorar, bloquejar i sol·licituds de missatge: activat per defecte. Molts entorns de treball el desactiven perquè els companys siguin sempre accessibles; les opcions que les persones hagin triat es conserven per si es torna a activar.
• Restringeix l’exportació de canals als administradors: per defecte, qualsevol persona que pugui llegir un canal pot exportar-ne els missatges a un fitxer CSV. Activa aquesta opció per restringir les exportacions als administradors de canal, comunitat i sistema.

Durada de conservació dels missatges

Per defecte, Antimatter conserva tots els missatges i fitxers per sempre. Un administrador del sistema pot establir una política de retenció de dades a Consola del sistema › Conformitat › Polítiques de retenció de dades:

• una política de retenció global, que elimina missatges i fitxers després d'un temps establert a tot el servidor;
• polítiques de retenció personalitzades, per a comunitats i canals específics, per exemple per conservar un canal legal més temps o un canal social menys temps.

Els missatges eliminats s'esborren permanentment. Acordin les durades amb el vostre equip jurídic o de conformitat abans de sol·licitar una política.

Arxiu i conformitat

• Exportació de compliment (Consola del sistema › Conformitat › Exportació de compliment): una exportació regular de tots els missatges a CSV, XML d’Actiance o EML de Global Relay, per a un sistema d'arxiu. Està desactivat per defecte.
• Exportació de canal: per lliurar l'historial d'un canal, exporteu-lo vosaltres mateixos a CSV des del seu menú (vegeu Exportar un canal).
• Límit de temps d'edició: a les permisions del servidor, un administrador del sistema pot limitar el temps que les persones poden editar els seus propis missatges després de publicar-los.
• Informes de informació sensible: els membres poden informar d'un missatge que no hauria d'estar-hi, per exemple dades personals publicades al canal equivocat. Aleshores es queda ocult fins que els revisors decideixin. Un administrador del sistema l'activa i tria els revisors a Consola del sistema › Configuració del lloc › Gestió de fuites de dades (vegeu Informes).
• Marcadors de classificació (Consola del sistema › Configuració del lloc › Marcadors de classificació): una banda amb un nivell de classificació a la part superior i inferior de l'aplicació, i un nivell per canal.
• Termes de servei personalitzats (Consola del sistema › Conformitat): termes que tothom ha d'acceptar abans d'utilitzar el servidor.
• Registre d'auditoria: el servidor registra les accions administratives i de moderació al seu registre d'auditoria, que els administradors del sistema poden llegir.

Què demanar al teu administrador del sistema