تشغيل Antimatter لمنظمة

تتطلب مساحة عمل شركة أو منظمة مزيداً من التحكم مقارنةً بمجتمع هواية: من يمكنه الدخول، وما الذي يراه الأشخاص من الخارج، وكم من الوقت تُحفظ الرسائل وكيف تُؤرشف. معظم هذه الأمور هي إعدادات خادم: توضح هذه الصفحة ما هو موجود، وما يمكنك فعله بنفسك، وما يجب طلبه من مدير النظام.

من يقرر ماذا

في المنظمة، يقوم عادةً مسؤولو المجتمع بتشغيل مساحة العمل يومياً، بينما يدير فريق تقنية المعلومات الخادم. التقسيم هو:

• أنت، بصفتك مسؤول مجتمع: إعدادات المجتمع، والقنوات والتصنيفات، والأدوار، والتأهيل، وسمات الأعضاء، وقنوات الضيوف، والإشراف والتكاملات. كل هذا موضح في هذا الدليل.
• مدير النظام: من يمكنه إنشاء حساب وكيفية تسجيل دخول الأشخاص، حسابات الضيوف، الأذونات على مستوى الخادم، الاحتفاظ بالرسائل، تصديرات الامتثال، إعدادات الخصوصية والتطبيقات. هذه موجودة في وحدة التحكم بالنظام.

إذا كان خادمك مخصصًا لمؤسستك فقط، اطلب من مسؤول النظام تعيين نوع المجتمعات الجديدة إلى مساحة عمل (وحدة التحكم بالنظام › إعدادات الموقع › المستخدمون والفِرَق)، بحيث تكون كل مجتمع جديد مساحة عمل. إذا تم تعيين هذا الإعداد قبل الترقية إلى Antimatter 0.9.0 (باستخدام متغير البيئة AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace)، فإنه ينطبق أيضًا على المجتمعات الموجودة بالفعل؛ أما بعد ذلك، فيقوم مسؤولو كل مجتمع بتغيير نوعه بأنفسهم.

في المنظمة الصغيرة، غالباً ما يقوم الشخص نفسه بكلتا المهمتين. إذا كنت مدير نظام، ستجد وحدة التحكم بالنظام من قائمة صورتك الرمزية؛ أما الإعدادات نفسها فهي مفسرة في تشغيل خادم.

التحكم في من يدخل

في المجتمع:

• اجعل المجتمع خاصًا (فريق خاص في إعدادات الفريق › الوصول)، حتى لا ينضم أحد دون دعوة.
• السماح فقط بنطاقات بريد إلكتروني لمنظمتك للانضمام (انظر من يمكنه الانضمام).
• أعد إنشاء رابط الدعوة عندما يغادر شخص ما قد لا يزال لديه الرابط.

على الخادم، اسأل مدير النظام عن:

• تسجيل الدخول بحسابات شركتك: يمكن لـ Antimatter تسجيل دخول الأشخاص باستخدام AD/LDAP، SAML 2.0، OpenID Connect، Google أو Office 365، في وحدة التحكم بالنظام › المصادقة. يستخدم الأشخاص بعد ذلك الحساب الذي لديهم بالفعل، وعند مغادرة الشركة يُغلق وصولهم.
• مزامنة المجموعات: باستخدام AD/LDAP، يمكن لمجموعات دليلك إدارة من هو في المجتمع وفي قنواته الخاصة. ستوضح علامة تبويب الوصول في المجتمع أن أعضائه يُضافون ويُزالون بواسطة مجموعات مرتبطة.
• إنشاء الحسابات: فعّل تفعيل إنشاء الحسابات وتقييد الأعضاء الجدد في النظام والفريق على نطاقات بريد إلكتروني محددة، في وحدة التحكم بالنظام › المصادقة › التسجيل.
• قواعد العضوية بناءً على السمات: باستخدام التحكم في الوصول القائم على السمات (وحدة التحكم بالنظام › خصائص النظام › الوصول القائم على السمات)، يمكن إبقاء المجتمع أو القناة مخصصة للأشخاص الذين تتطابق سماتهم، مثل القسم أو مستوى الصلاحية. عند تفعيله، تظهر في إعدادات المجتمع تبويبا عضوية الفريق وعضوية القنوات، وتظهر في إعدادات القناة تبويب سياسة العضوية.

الضياف من الخارج

تتيح لك حسابات الضيوف العمل مع العملاء والمقاولين والشركاء في عدد قليل من القنوات، دون منحهم بقية مساحة العمل (انظر الضيوف). تكون حسابات الضيوف معطلة حتى يقوم مدير النظام بتفعيلها في وحدة التحكم بالنظام › المصادقة › وصول الضيوف، حيث يمكنه أيضاً:

• إدراج نطاقات البريد الإلكتروني التي يمكن أن يأتي منها الضيوف (نطاقات الضيوف المسموح بها)؛
• فرض المصادقة الثنائية على الضيوف (فرض المصادقة متعددة العوامل)؛
• السماح للضيوف بتسجيل الدخول عبر رابط يُرسل بالبريد الإلكتروني، دون كلمة مرور.

ممارسة جيدة: امنح كل منظمة شريكة قناة خاصة بها، وافحص الضيوف في مجتمعك من حين لآخر. تُظهر القنوات التي تضم ضيوفاً ذلك في ترويساتها، حتى لا ينسى أحد من يقرأ.

القنوات والبنية

• عيّن نوع المجتمع إلى مساحة عمل (إعدادات الفريق › عام): عندئذٍ يمكن للأشخاص الذين ينشئون قناة أرشفتها، وتكون المكالمات مفعّلة في القنوات. راجع نوع المجتمع.
• أوقف الأعضاء في كل القنوات (إعدادات الفريق › عام)، إلا إذا كان تعيين النوع إلى مساحة عمل قد فعل ذلك بالفعل (انظر أدناه): في مساحة العمل، ينضم الأشخاص إلى قنوات عملهم ويغادرون القنوات الأخرى.
• استخدم تخطيط مساحة العمل أو الهجين، وأضف تصنيفات للجميع للقنوات المهمة للجميع (الإعلانات، مساعدة تقنية المعلومات، المكتب). يحدد الإعداد المسبق مساحة العمل النوع إلى مساحة عمل ويوقف الأعضاء في كل القنوات تلقائيًا؛ أما الهجين فيحدد النوع إلى نقابة بدلاً من ذلك، لذا أعد تعيينه إلى مساحة عمل بعد ذلك.
• أنشئ فرقًا لأقسامك، مع وسمها وقائدها وقناتها، وفعّل يظهر شارة الفريق للجميع حتى يرى الناس من يعمل في أي مكان على الفور (انظر الفِرَق داخل المجتمع).
• استخدم سمات الأعضاء التي يضبطها المسؤولون لتفاصيل مثل الموقع، أو شركة المقاول، أو نوع العقد (انظر سمات الأعضاء).
• حافظ على القنوات الحساسة خاصة، وعند الحاجة ابقِ بعض الأدوار فقط (انظر صلاحيات القناة).

الخصوصية بين الزملاء

هذه إعدادات الخادم، في وحدة التحكم بالنظام › إعدادات الموقع › المستخدمون والفِرَق:

• إظهار عنوان البريد الإلكتروني وإظهار الاسم الكامل: ما إذا كان الأشخاص يرون عناوين بريد بعضهم الإلكتروني وأسمائهم الكاملة. كلاهما يظهر افتراضياً.
• تفعيل إمكانية فتح المستخدمين لقنوات رسائل مباشرة مع: أي مستخدم على خادم Antimatter، أو أي عضو في الفريق فقط، أي الأشخاص الذين يتشاركون مجتمعًا.
• تفعيل التجاهل والحظر وطلبات الرسائل: مفعّل افتراضيًا. كثير من أماكن العمل تطفئه حتى يكون الزملاء متاحين دائمًا؛ وتُحفظ الخيارات التي اتخذها الأشخاص في حال إعادة تفعيله.
• تقييد تصدير القنوات للمديرين فقط: افتراضيًا، يمكن لأي شخص لديه صلاحية قراءة القناة تصدير رسائلها إلى ملف CSV. فعّل هذا الخيار للحد من عمليات التصدير إلى مدراء القنوات والمجتمعات والنظام.

مدى مدة الاحتفاظ بالرسائل

افتراضيًا، يحتفظ Antimatter بكل رسالة وملف إلى الأبد. يمكن لمدير النظام تحديد سياسة الاحتفاظ بالبيانات في وحدة التحكم بالنظام › الامتثال › سياسات الاحتفاظ بالبيانات:

• سياسة الاحتفاظ العامة، التي تحذف الرسائل والملفات بعد فترة محددة على مستوى الخادم بأكمله؛
• سياسات الاحتفاظ المخصصة، لمجتمعات وقنوات محددة، على سبيل المثال لإبقاء قناة قانونية لفترة أطول أو قناة اجتماعية لفترة أقصر.

الرسائل المحذوفة تُحذف نهائيًا. اتفق على المدد الزمنية مع فريقك القانوني أو فريق الامتثال قبل طلب سياسة.

الأرشفة والامتثال

• تصدير الامتثال (وحدة التحكم بالنظام › الامتثال › تصدير الامتثال): تصدير دوري لجميع الرسائل إلى CSV أو Actiance XML أو Global Relay EML، لنظام أرشفة. وهو معطّل افتراضيًا.
• تصدير القناة: لتسليم سجل قناة واحدة، قم بتصديرها بنفسك إلى CSV من قائمة القناة (انظر تصدير قناة).
• حد زمني للتعديل: في صلاحيات الخادم، يمكن لمدير النظام تحديد المدة التي يمكن فيها للأشخاص تعديل رسائلهم الخاصة بعد نشرها.
• التقارير عن المعلومات الحساسة: يمكن للأعضاء الإبلاغ عن رسالة لا ينبغي أن تكون هناك، مثل بيانات شخصية نُشرت في القناة الخاطئة. تُخفى الرسالة بعد ذلك بينما يقرر المراجعون. يفعّل مدير النظام هذه الميزة ويختار المراجعين في وحدة التحكم بالنظام › إعدادات الموقع › معالجة تسرب البيانات (انظر التقارير).
• علامات التصنيف (وحدة التحكم بالنظام › إعدادات الموقع › علامات التصنيف): شريط علوي وسفلي في التطبيق يعرض مستوى التصنيف، ومستوى لكل قناة.
• شروط الخدمة المخصصة (وحدة التحكم بالنظام › الامتثال): الشروط التي يجب على الجميع قبولها قبل استخدام الخادم.
• سجل التدقيق: تسجّل الخادم الإجراءات الإدارية والإشرافية في سجل التدقيق، ويمكن لمديري النظام قراءته.

ما يجب سؤاله من مدير النظام