Antimatter draaien voor een organisatie

Een werkruimte voor een bedrijf of organisatie vereist meer controle dan een hobbycommunity: wie erbij mag komen, wat buitenstaanders zien, hoe lang berichten worden bewaard en hoe ze worden gearchiveerd. De meeste van deze opties zijn serverinstellingen: op deze pagina staat wat er is, wat je zelf kunt doen en wat je kunt vragen van je systeembeheerder.

Wie bepaalt wat

In een organisatie beheren de communitybeheiders de werkruimte meestal dagdagse, en een IT-team beheert de server. De verdeling is:

• Jij, als communitybeheerder: de instellingen van de community, kanalen en categorieën, rollen, onboarding, lidattributen, kanalen voor gasten, moderatie en integraties. Het geheel wordt in deze gids beschreven.
• De systeembeheerder: wie een account kan aanmaken en hoe mensen zich aanmelden, gastaccounts, serverbrede machtigingen, bewaartermijnen voor berichten, compliance-exports, privacyinstellingen en de apps. Deze staan in de Systeemconsole.

Als uw server alleen voor uw organisatie is, vraag dan uw systeembeheerder om Type van nieuwe communities in te stellen op Werkplek (Systeem console › Site Configuratie › Gebruikers en Teams), zodat elke nieuwe community een werkplek is. Als u dit vóór de upgrade naar Antimatter 0.9.0 instelt (met de omgevingsvariabele AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), geldt dit ook voor communities die al bestaan; daarna wijzigen de beheerders van elke community de type zelf.

In een kleine organisatie doet dezelfde persoon vaak beide taken. Als je een systeembeheerder bent, vind je de Systeemconsole in je avatar-menu; de instellingen zelf worden uitgelegd in Een server draaien.

Beheer wie erbij komt

In de community:

• Maak de community privé (Privé-team in Teaminstellingen › Toegang), zodat niemand erbij komt zonder uitnodiging.
• Sta alleen e-maildomeinen van je organisatie toe om lid te worden (zie Wie kan lid worden).
• Genereer de uitnodigingslink opnieuw als iemand vertrekt die deze mogelijk nog heeft.

Op de server, vraag je systeembeheerder om:

• Aanmelden met je bedrijfsaccounts: Antimatter kan mensen aanmelden met AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google of Office 365, in Systeemconsole › Authenticatie. Mensen gebruiken dan het account dat ze al hebben, en als ze het bedrijf verlaten, wordt hun toegang gesloten.
• Groepssynchronisatie: met AD/LDAP kunnen groepen uit je directory bepalen wie lid is van een community en van de privé-kanalen ervan. Het tabblad Toegang van de community geeft dan aan dat leden worden toegevoegd en verwijderd door gekoppelde groepen.
• Accounts aanmaken: Accounts aanmaken toestaan en Nieuwe systeem- en teamleden beperken tot gespecificeerde e-maildomeinen, in Systeemconsole › Authenticatie › Registreren.
• Lidmaatschapsregels op basis van kenmerken: met toegang op basis van kenmerken (Systeem console › Systeemkenmerken › Toegang op basis van kenmerken) kunt u een werkruimte of kanaal beperken tot personen waarvan de kenmerken overeenkomen, zoals een afdeling of een veiligheidsniveau. Zodra dit is ingeschakeld, verschijnen in de instellingen van uw werkruimte de tabs Lidmaatschap en Lidmaatschapsbeleid, en in de kanaalinstellingen de tab Lidmaatschapsbeleid.

Gasten van buitenaf

Met gasten kunt u samenwerken met klanten, aannemers en partners in enkele kanalen, zonder hen toegang te geven tot de rest van de werkruimte (zie Gasten). Gastaccounts zijn uitgeschakeld totdat een systeembeheerder ze inschakelt in Systeem console › Authenticatie › Gasttoegang, waar ze ook het volgende kunnen doen:

• de e-maildomeinen van gasten specificeren (Goedgekeurde gastdomeinen);
• multi-factor authenticatie afdwingen voor gasten (Multi-factor authenticatie afdwingen);
• gasten toestaan zich aan te melden met een link die per e-mail wordt verzonden, zonder wachtwoord.

Goede praktijk: geef elke partnerorganisatie een eigen privé-kanaal en controleer af en toe de gasten in uw werkruimte. Kanalen met gasten tonen dit in de kop, zodat niemand vergeet wie er leest.

Kanalen en structuur

• Stel Type van community in op Werkplek (Teaminstellingen › Kanalen): de personen die een kanaal aanmaken, kunnen het daarna archiveren, en gesprekken zijn in kanalen ingeschakeld. Zie Type van community.
• Schakel Leden zitten in elk kanaal uit (Teaminstellingen › Kanalen): in een werkplek sluiten mensen zich aan bij de kanalen van hun werk en verlaten de andere.
• Gebruik de Werkplek- of Hybride-indeling, en categorieën voor iedereen voor de kanalen die voor iedereen belangrijk zijn (aankondigingen, IT-ondersteuning, het kantoor). De Werkplek-vooraaninstelling stelt het type in op Werkplek; Hybride stelt het in op Community, dus stel het daarna terug op Werkplek.
• Maak teams voor uw afdelingen, met hun tag, leider en kanaal, en schakel Iedereen toont een teambadge in zodat mensen op een blik zien waar mensen werken (zie Teams binnen een werkruimte).
• Gebruik lidkenmerken die door beheerders worden ingesteld voor details zoals de locatie, het bedrijf van een onderaannemer of het type contract (zie Lidkenmerken).
• Houd gevoelige kanalen privé en beperk ze indien nodig tot bepaalde rollen (zie Kanaalrechten).

Privacy tussen collega's

Dit zijn serverinstellingen, te vinden in Systeem console › Site Configuratie › Gebruikers en Teams:

• Toon e-mail adres en Toon de volledige naam: of mensen de e-mailadressen en volledige namen van elkaar zien. Beide worden standaard getoond.
• Sta gebruikers to om Direct Message kanalen te openen met: Elke gebruiker van de Antimatter server, of alleen Elke gebruiker van het team, dat wil zeggen mensen die een community delen.
• Negeren, blokkeren en berichtverzoeken inschakelen: standaard ingeschakeld. Veel werkgevers schakelen dit uit, zodat collega’s altijd bereikbaar zijn; de keuzes die mensen hebben gemaakt, worden bewaard voor het geval de optie weer wordt ingeschakeld.
• Kanaalexport beperken tot beheerders: standaard kan iedereen die een kanaal kan lezen, de berichten daarvan exporteren naar een CSV-bestand. Schakel dit in om exporten te beperken tot beheerders van kanalen, communities en het systeem.

Hoe lang berichten worden bewaard

Standaard bewaart Antimatter elk bericht en bestand voor altijd. Een beheerder van het systeem kan een beleid inzake gegevensbewaring instellen in Systeem console › Voldoet aan › Beleid inzake gegevensbewaring:

• een Algemeen gegevensbewaarbeleid, dat berichten en bestanden na een bepaalde tijd op de hele server verwijdert;
• Aangepast bewaarbeleid, voor specifieke communities en kanalen, bijvoorbeeld om een juridisch kanaal langer of een sociaal kanaal korter te bewaren.

Verwijderde berichten worden definitief gewist. Kom de duur overeen met uw juridische of compliance-team voordat u een beleid aanvraagt.

Archiveren en naleving

• Nalevingsexport (Systeem console › Voldoet aan › Nalevingsexport): een regelmatige export van alle berichten naar CSV, Actiance-XML of EML Wereldwijd Relay, voor een archiveringssysteem. Standaard is dit uitgeschakeld.
• Kanaalexport: om de geschiedenis van één kanaal over te dragen, exporteert u deze zelf naar CSV via het menu (zie Een kanaal exporteren).
• Bewerkingslimiet: in de rechten van de server kan een beheerder van het systeem beperken hoe lang na het plaatsen mensen hun eigen berichten mogen bewerken.
• Meldingen van gevoelige informatie: leden kunnen een bericht melden dat er niet zou moeten zijn, bijvoorbeeld persoonsgegevens die in het verkeerde kanaal zijn geplaatst. Het bericht wordt dan verborgen totdat beoordelaars een beslissing nemen. Een beheerder van het systeem schakelt dit in en kiest de beoordelaars in Systeem console › Site Configuratie › Data spillage Handling (zie Meldingen).
• Classificatiemarkeringen (Systeem console › Site Configuratie › Classificatiemarkeringen): een banner met een classificatieniveau bovenaan en onderaan de app, en een niveau per kanaal.
• Aangepaste Servicevoorwaarden (Systeem console › Voldoet aan): voorwaarden die iedereen moet aanvaarden voordat hij of zij de server mag gebruiken.
• Audit log: de server registreert beheers- en moderatieacties in de audit log, die systeembeheerders kunnen inzien.

Wat je aan je systeembeheerder kunt vragen