Att driva Antimatter för en organisation

En arbetsyta för ett företag eller en organisation kräver mer kontroll än en hobbycommunity: vem som kan komma in, vad utomstående ser, hur länge meddelanden sparas och hur de arkiveras. De flesta av dessa är serverinställningar: den här sidan beskriver vad som finns, vad du kan göra själv och vad du bör be din systemadministratör om.

Vem som bestämmer vad

I en organisation sköter communityadministratörerna oftast arbetsytan i vardagen, medan ett IT-team sköter servern. Uppdelningen ser ut så här:

• Du, som communityadministratör: communityns inställningar, kanaler och kategorier, roller, introduktion, medlemsattribut, gästers kanaler, moderering och integreringar. Allt detta beskrivs i den här guiden.
• Systemadministratören: vem som kan skapa ett konto och hur personer loggar in, gästkonton, serveromfattande behörigheter, meddelandeförvaring, export för efterlevnad, sekretessinställningar och appar. Dessa finns i Systemkonsolen.

Om din server endast är för din organisation, be din systemadministratör att ställa in Typ av nya community till Arbetsplats (Systemkonsol › Site-konfiguration › Användare och team), så att varje ny community blir en arbetsplats. Om detta ställs in före uppgraderingen till Antimatter 0.9.0 (med miljövariabeln AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), gäller det även för community som redan finns. Därefter ändrar varje communitys administratörer typen själva.

I en liten organisation gör ofta samma person båda. Om du är systemadministratör hittar du Systemkonsolen från din avatar-meny; själva inställningarna beskrivs i Att driva en server.

Kontrollera vem som kommer in

I communityn:

• Gör communityn privat (Privat team i Teaminställningar › Tillgång) så att ingen kan gå med utan inbjudan.
• Tillåt endast e-postdomäner för din organisation att gå med (se Vem som kan gå med).
• Återställ inbjudningslänken när någon lämnar som kanske fortfarande har den.

På servern, be din systemadministratör om:

• Inloggning med dina företagskonton: Antimatter kan logga in personer med AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google eller Office 365, i Systemkonsol › Autentisering. Personerna använder då det konto de redan har, och när de lämnar företaget stängs deras åtkomst.
• Gruppsynkronisering: med AD/LDAP kan grupper i din katalog hantera vem som är i en community och i dess privata kanaler. Communityns flik för Tillgång anger då att medlemmar läggs till och tas bort av länkade grupper.
• Skapa konto: Aktivera Skapa Konto och Begränsa nya system- och teammedlemmar till angivna e-postdomäner i Systemkonsol › Autentisering › Registrera användarkonto.
• Medlemskapsregler baserade på attribut: med attributbaserad åtkomst (Systemkonsol › Systemattribut › Attributbaserad åtkomst) kan en community eller en kanal begränsas till personer vars attribut matchar, till exempel avdelning eller tillträdesnivå. När det är aktiverat visas flikarna Teammedlemskap och Kanalmedlemskap i communityns inställningar, och fliken Medlemskapspolicy i kanalinställningarna.

Gäster från utomhus

Gäster gör det möjligt att samarbeta med kunder, konsulter och partners i ett fåtal kanaler, utan att ge dem tillgång till resten av arbetsytan (se Gäster). Gästkonton är inaktiverade tills en systemadministratör aktiverar dem i Systemkonsol › Autentisering › Gäståtkomst, där administratören också kan:

• ange de e-postdomäner som gäster kan komma från (Vitlistade gästdomäner);
• kräv tvåfaktorsautentisering för gäster (Tvinga flerfaktorautentisering);
• tillåta gäster att logga in med en länk som skickas via e-post, utan lösenord.

Goda praxis: ge varje partnerorganisation sin egen privata kanal, och granska gästerna i din gemenskap med jämna mellanrum. Kanaler med gäster anger detta i sin rubrik, så att ingen glömmer vem som läser.

Kanaler och struktur

• Ställ in Typ av community till Arbetsplats (Teaminställningar › Kanaler): de som skapar en kanal kan då arkivera den, och samtal är aktiverade i kanaler. Se Typ av community.
• Stäng av Medlemmar är i alla kanaler (Teaminställningar › Kanaler): på en arbetsplats går med i kanaler för sitt arbete och lämnar de andra.
• Använd layouten Arbetsplats eller Hybrid, och kategorier för alla för de kanaler som är viktiga för alla (meddelanden, IT-stöd, kontoret). Förinställningen Arbetsplats ställer in typen till Arbetsplats; Hybrid ställer in den till Community, så ställ tillbaka den till Arbetsplats därefter.
• Skapa team för dina avdelningar, med deras etikett, ledare och kanal, och aktivera Alla visar ett teammärke så att man på ett ögonblick ser vem som arbetar var (se Team i en community).
• Använd medlemsattribut som sätts av administratörer för detaljer som plats, underentreprenörens företag eller avtalstyp (se Medlemsattribut).
• Håll känsliga kanaler privata, och begräns dem vid behov till vissa roller (se Kanalbehörigheter).

Integritet mellan kollegor

Detta är serverinställningar i Systemkonsol › Site-konfiguration › Användare och team:

• Visa e-postadress och Visa fullständigt namn: om personer ser varandras e-postadresser och fullständiga namn. Båda visas som standard.
• Tillåt användare att öppna direktmeddelandekanaler med: Vilken användare som helst på Mattermost-servern, eller endast Vilken teammedlem som helst, det vill säga personer som delar en community.
• Aktivera ignorera, blockera och meddelandeförfrågningar: aktiverat som standard. Många arbetsplatser stänger av det så att kollegor alltid är nåbara; valen som personer har gjort sparas om det aktiveras igen.
• Begränsa kanalexport till administratörer: som standard kan alla som kan läsa en kanal exportera dess meddelanden till en CSV-fil. Slå på detta för att begränsa export till kanal-, gemenskaps- och systemadministratörer.

Hur länge meddelanden sparas

Som standard sparar Antimatter alla meddelanden och filer för alltid. En systemadministratör kan ställa in en gallringspolicy i Systemkonsol › Efterlevnad › Gallringspolicys:

• en Övergripande bevarandepolicy, som tar bort meddelanden och filer efter en viss tid på hela servern;
• Anpassad gallringspolicy, för specifika communityer och kanaler, till exempel för att behålla en juridisk kanal längre eller en social kanal kortare.

Raderade meddelanden raderas permanent. Kom överens om tidsperioderna med din juridiska eller complianceavdelning innan du begär en policy.

Arkivering och compliance

• Efterlevnadsexport (Systemkonsol › Efterlevnad › Efterlevnadsexport): en regelbunden export av alla meddelanden till CSV, Actiance XML eller Global Relay EML, för ett arkiveringssystem. Det är inaktiverat som standard.
• Kanalexport: för att överlämna historiken för en kanal, exportera den själv till CSV från dess meny (se Exportera en kanal).
• Redigeringsgräns: i serverns behörigheter kan en systemadministratör begränsa hur länge efter att ett meddelande har postats personer kan redigera sina egna meddelanden.
• Rapportering av känslig information: Medlemmar kan rapportera ett meddelande som inte borde finnas där, till exempel personuppgifter som publicerats i fel kanal. Meddelandet döljs sedan medan granskare fattar beslut. En systemadministratör aktiverar detta och väljer granskarna i Systemkonsol › Site-konfiguration › Hantering av dataläckage (se Rapportering).
• Klassificeringsmärken (Systemkonsol › Site-konfiguration › Klassificeringsmärken): en banner med en klassificeringsnivå i toppen och botten av appen, samt en nivå per kanal.
• Anpassade användarvillkor (Systemkonsol › Efterlevnad): villkor som alla måste acceptera innan de använder servern.
• Revisionslogg: servern registrerar administrativa och modererande åtgärder i sin revisionslogg, som systemadministratörer kan läsa.

Vad du bör be din systemadministratör om