Vận hành Antimatter cho tổ chức

Không gian làm việc của công ty hoặc tổ chức cần nhiều quyền kiểm soát hơn một cộng đồng sở thích: ai có thể tham gia, người ngoài thấy được gì, tin nhắn được lưu bao lâu và cách lưu trữ chúng. Hầu hết trong số này là cài đặt máy chủ: trang này nêu rõ những gì có sẵn, những gì bạn có thể tự làm và những gì cần yêu cầu quản trị viên hệ thống.

Ai quyết định điều gì

Trong một tổ chức, quản trị viên cộng đồng thường vận hành không gian làm việc hàng ngày, và nhóm CNTT vận hành máy chủ. Sự phân chia như sau:

• Bạn, với tư cách quản trị viên cộng đồng: cài đặt của cộng đồng, kênh và danh mục, vai trò, quy trình làm quen, thuộc tính thành viên, kênh của khách, kiểm duyệt và tích hợp. Tất cả đều được mô tả trong hướng dẫn này.
• Quản trị viên hệ thống: ai có thể tạo tài khoản và cách mọi người đăng nhập, tài khoản khách, quyền trên toàn máy chủ, lưu trữ tin nhắn, xuất dữ liệu tuân thủ, cài đặt quyền riêng tư và các ứng dụng. Những điều này nằm trong Bảng điều khiển Hệ thống.

Nếu máy chủ của bạn chỉ dành cho tổ chức của bạn, hãy yêu cầu quản trị viên hệ thống đặt Loại cộng đồng mới thành Nơi làm việc (Bảng điều khiển Hệ thống › Cấu hình trang web › Người dùng và Nhóm), để mọi cộng đồng mới đều là nơi làm việc. Nếu được đặt trước khi nâng cấp lên Antimatter 0.9.0 (với biến môi trường AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), cài đặt này cũng áp dụng cho các cộng đồng đã tồn tại; sau đó, quản trị viên của từng cộng đồng sẽ tự thay đổi loại của cộng đồng đó.

Trong một tổ chức nhỏ, cùng một người thường đảm nhận cả hai vai trò. Nếu bạn là quản trị viên hệ thống, bạn sẽ tìm thấy Bảng điều khiển Hệ thống từ menu avatar của mình; bản thân các cài đặt được giải thích trong Vận hành máy chủ.

Kiểm soát ai được tham gia

Trong cộng đồng:

• Đặt cộng đồng thành riêng tư (Nhóm Riêng tư trong Cài đặt nhóm › Truy cập), để không ai có thể tham gia mà không có lời mời.
• Chỉ cho phép các tên miền email của tổ chức bạn tham gia (xem Ai có thể tham gia).
• Tạo lại liên kết mời khi có người rời đi mà vẫn có thể còn giữ liên kết đó.

Trên máy chủ, hãy hỏi quản trị viên hệ thống về:

• Đăng nhập bằng tài khoản công ty: Antimatter có thể cho phép mọi người đăng nhập bằng AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google hoặc Office 365, trong Bảng điều khiển Hệ thống › Xác thực. Khi đó, mọi người sử dụng tài khoản mà họ đã có, và khi rời công ty, quyền truy cập của họ sẽ bị đóng.
• Đồng bộ hóa nhóm: với AD/LDAP, các nhóm trong danh mục của bạn có thể quản lý ai thuộc một cộng đồng và các kênh riêng tư của nó. Tab Truy cập của cộng đồng sau đó sẽ cho biết thành viên được thêm và xóa bởi các nhóm liên kết.
• Tạo tài khoản: Bật tạo tài khoản và Hạn chế thành viên hệ thống và nhóm mới vào các tên miền email được chỉ định, trong Bảng điều khiển Hệ thống › Xác thực › Đăng ký.
• Quy tắc thành viên dựa trên thuộc tính: với kiểm soát truy cập dựa trên thuộc tính (Bảng điều khiển Hệ thống › Thuộc tính Hệ thống › Truy cập Dựa trên Thuộc tính), một cộng đồng hoặc kênh có thể được dành riêng cho những người có thuộc tính phù hợp, chẳng hạn như phòng ban hoặc cấp độ bảo mật. Khi tính năng này được bật, cài đặt cộng đồng của bạn sẽ hiển thị các tab Thành viên Nhóm và Thành viên Kênh, và cài đặt kênh sẽ hiển thị tab Chính sách Thành viên.

Khách từ bên ngoài

Khách cho phép bạn làm việc với khách hàng, nhà thầu và đối tác trong một vài kênh, mà không cần cấp cho họ toàn bộ không gian làm việc (xem Khách). Tài khoản khách sẽ bị tắt cho đến khi quản trị viên hệ thống bật chúng trong Bảng điều khiển Hệ thống › Xác thực › Quyền truy cập của khách (Beta), nơi họ cũng có thể:

• liệt kê các miền email mà khách có thể đến từ (Miền của khách trong danh sách trắng);
• yêu cầu xác thực hai yếu tố cho khách (Thực thi xác thực nhiều yếu tố);
• cho phép khách đăng nhập bằng liên kết gửi qua email, không cần mật khẩu.

Thực hành tốt: cấp cho mỗi tổ chức đối tác một kênh riêng tư riêng, và kiểm tra các khách trong cộng đồng của bạn định kỳ. Các kênh có khách sẽ hiển thị thông báo trong tiêu đề, để không ai quên ai đang đọc.

Kênh và cấu trúc

• Đặt Loại cộng đồng thành Nơi làm việc (Cài đặt nhóm › Kênh): những người tạo kênh sau đó có thể lưu trữ nó, và các cuộc gọi sẽ được bật trong các kênh. Xem Loại cộng đồng.
• Tắt Thành viên ở trong mọi kênh (Cài đặt nhóm › Kênh): trong một nơi làm việc, mọi người sẽ tham gia các kênh của công việc của họ và rời khỏi các kênh khác.
• Sử dụng bố cục Nơi làm việc hoặc Hybrid, và danh mục cho tất cả mọi người cho các kênh quan trọng đối với tất cả (thông báo, hỗ trợ CNTT, văn phòng). Preset Nơi làm việc sẽ đặt loại thành Nơi làm việc; Hybrid sẽ đặt nó thành Cộng đồng, vì vậy hãy đặt lại thành Nơi làm việc sau đó.
• Tạo các nhóm cho các phòng ban của bạn, với thẻ, người dẫn đầu và kênh của chúng, và bật Mọi người đều hiển thị huy hiệu nhóm để mọi người có thể thấy ngay ai làm việc ở đâu (xem Nhóm bên trong một cộng đồng).
• Sử dụng thuộc tính thành viên do quản trị viên thiết lập cho các chi tiết như địa điểm, công ty của nhà thầu phụ hoặc loại hợp đồng (xem Thuộc tính thành viên).
• Giữ các kênh nhạy cảm ở chế độ riêng tư, và nếu cần, chỉ dành cho một số vai trò nhất định (xem Quyền kênh).

Quyền riêng tư giữa các đồng nghiệp

Đây là cài đặt máy chủ, trong Bảng điều khiển Hệ thống › Cấu hình Trang web › Người dùng và Nhóm:

• Hiển thị Địa chỉ Email và Hiển thị Tên đầy đủ: liệu mọi người có thấy địa chỉ email và tên đầy đủ của nhau hay không. Cả hai đều được hiển thị theo mặc định.
• Cho phép người dùng mở các kênh Tin nhắn Trực tiếp bằng: Bất kỳ người dùng nào trên máy chủ Antimatter, hoặc chỉ Bất kỳ thành viên nào trong nhóm, tức là những người cùng chia sẻ một cộng đồng.
• Bật tính năng bỏ qua, chặn và yêu cầu nhắn tin: bật theo mặc định. Nhiều nơi làm việc tắt tính năng này để đồng nghiệp luôn có thể liên lạc được; các lựa chọn mà người dùng đã thực hiện sẽ được lưu lại trong trường hợp tính năng được bật lại.
• Hạn chế xuất kênh cho quản trị viên: mặc định, bất kỳ ai có quyền đọc kênh đều có thể xuất tin nhắn của kênh đó sang tệp CSV. Bật tùy chọn này để chỉ cho phép quản trị viên kênh, cộng đồng và hệ thống thực hiện việc xuất.

Thời gian lưu trữ tin nhắn

Theo mặc định, Antimatter lưu trữ mọi tin nhắn và tệp vĩnh viễn. Quản trị viên hệ thống có thể thiết lập chính sách lưu giữ dữ liệu trong Bảng điều khiển Hệ thống › Tuân thủ › Chính sách lưu giữ dữ liệu:

• Chính sách duy trì chung, xóa tin nhắn và tệp sau một khoảng thời gian nhất định trên toàn bộ máy chủ;
• Chính sách lưu trữ tùy chỉnh, dành cho các cộng đồng và kênh cụ thể, ví dụ để lưu trữ kênh pháp lý lâu hơn hoặc kênh xã hội ngắn hơn.

Tin nhắn đã xóa sẽ bị xóa vĩnh viễn. Hãy thống nhất thời lượng lưu trữ với đội ngũ pháp lý hoặc tuân thủ của bạn trước khi yêu cầu áp dụng chính sách.

Lưu trữ và tuân thủ

• Xuất tuân thủ (Beta) (Bảng điều khiển Hệ thống › Tuân thủ › Xuất tuân thủ (Beta)): định kỳ xuất toàn bộ tin nhắn sang CSV, Actiance XML hoặc Global Relay EML cho hệ thống lưu trữ. Tính năng này tắt theo mặc định.
• Xuất kênh: để bàn giao lịch sử của một kênh, hãy tự xuất sang CSV từ menu của kênh đó (xem Xuất kênh).
• Hạn thời gian chỉnh sửa: trong quyền của máy chủ, quản trị viên hệ thống có thể giới hạn thời gian sau khi đăng mà người dùng có thể chỉnh sửa tin nhắn của chính họ.
• Báo cáo thông tin nhạy cảm: thành viên có thể báo cáo một tin nhắn không nên tồn tại, chẳng hạn dữ liệu cá nhân được đăng nhầm vào kênh sai. Tin nhắn sẽ bị ẩn trong khi người xem xét đưa ra quyết định. Quản trị viên hệ thống bật tính năng này và chọn người xem xét trong Bảng điều khiển Hệ thống › Cấu hình trang web › Xử lý rò rỉ dữ liệu (xem Báo cáo).
• Dấu phân loại (Bảng điều khiển Hệ thống › Cấu hình trang web › Dấu phân loại): một dải thông báo hiển thị cấp độ phân loại ở đầu và cuối ứng dụng, cùng với cấp độ cho từng kênh.
• Điều khoản Dịch vụ Tùy chỉnh (Beta) (Bảng điều khiển Hệ thống › Tuân thủ): các điều khoản mà mọi người phải chấp nhận trước khi sử dụng máy chủ.
• Nhật ký kiểm toán: máy chủ ghi lại các hành động quản trị và điều hành trong nhật ký kiểm toán, mà quản trị viên hệ thống có thể đọc.

Những gì cần hỏi quản trị viên hệ thống