Antimatterin käyttäminen organisaatiossa

Yrityksen tai organisaation työtila vaatii enemmän valvontaa kuin harrasteyhteisö: kuka pääsee sisälle, mitä ulkopuoliset näkevät, kuinka kauan viestejä säilytetään ja miten ne arkistoidaan. Nämä ovat pääosin palvelimen asetuksia: tämä sivu kertoo, mitä asetuksia on olemassa, mitä voit tehdä itse ja mitä kannattaa pyytää järjestelmän ylläpitäjältä.

Kuka päättää mistä

Organisaatiossa yhteisön ylläpitäjät hoitavat tyypillisesti työtilan arjen toimintaa, ja IT-tiimi ylläpitää palvelinta. Vastuu jaetaan seuraavasti:

• Sinä, yhteisön ylläpitäjänä: yhteisön asetukset, kanavat ja kategoriat, roolit, käyttöönotto, jäsenten ominaisuudet, vieraiden kanavat, moderointi ja integraatiot. Kaikki nämä on kuvattu tässä oppaassa.
• Järjestelmän ylläpitäjä: kuka voi luoda tilin ja miten ihmiset kirjautuvat, vierastilit, palvelimen laajuiset oikeudet, viestien säilytys, noudattamistiedostot, tietosuojan asetukset ja sovellukset. Nämä löytyvät järjestelmäkonsolista.

Jos palvelimesi on tarkoitettu vain organisaatiosi käyttöön, pyydä järjestelmänvalvojaa asettamaan Uusien yhteisöjen tyyppi-asetukseksi Työtila (Järjestelmäkonsoli › Sivuston asetukset › Käyttäjät ja tiimit), jolloin jokaisesta uudesta yhteisöstä tulee työtila. Jos tämä asetus määritetään ennen päivittämistä Antimatter-versioon 0.9.0 (käyttämällä ympäristömuuttujaa AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), se koskee myös jo olemassa olevia yhteisöjä. Tämän jälkeen kunkin yhteisön ylläpitäjät voivat muuttaa yhteisön tyyppiä itse.

Pienessä organisaatiossa sama henkilö hoitaa usein molempia. Jos olet järjestelmän ylläpitäjä, löydät järjestelmäkonsolin avatarmenusta; asetukset itse on selitetty sivulla Palvelimen ylläpito.

Valvonta siitä, kuka pääsee sisälle

Yhteisössä:

• Tee yhteisöstä yksityinen (Yksityinen tiimi kohdassa Tiimin asetukset › Pääsy), jolloin kukaan ei voi liittyä ilman kutsua.
• Salli vain organisaationi sähköpostidomainit liittymään (katso Kuka voi liittyä).
• Uusi kutsulinkki, kun joku, jolla saattaa olla se, poistuu.

Palvelimella, pyydä järjestelmän ylläpitäjältä:

• Kirjautuminen yrityksen tileillä: Antimatter voi kirjauttaa käyttäjät AD/LDAP:lla, SAML 2.0:lla, OpenID Connectilla, Googlen tai Office 365:n tileillä kohdassa Järjestelmäkonsoli › Tunnistautuminen. Tällöin ihmiset käyttävät jo olemassa olevaa tiliään, ja yrityksestä poistuminen sulkee heidän pääsynsä.
• Ryhmäsynkronointi: AD/LDAP:lla hakemistosi ryhmät voivat hallita, kuka on yhteisössä ja sen yksityisissä kanavissa. Yhteisön Pääsy-välilehdessä näytetään, että jäsenet lisätään ja poistetaan linkitettyjen ryhmien kautta.
• Tilien luominen: Salli tilien luominen ja Rajoita uusien järjestelmä- ja tiimijäsenten sähköpostialueet kohdassa Järjestelmäkonsoli › Tunnistautuminen › Rekisteröityminen.
• Ominaisuuspohjaiset jäsenyyskäytännöt: ominaisuuspohjaisen pääsynhallinnan (Järjestelmäkonsoli › Järjestelmän ominaisuudet › Ominaisuuspohjainen pääsy) avulla yhteisö tai kanava voidaan rajata vain sille, joiden ominaisuudet täsmäävät, esimerkiksi tietylle osastolle tai salassapitoluokalle. Kun tämä on käytössä, yhteisön asetuksissa näkyvät Tiimijäsenyys- ja Kanavajäsenyys-välilehdet, ja kanavan asetuksissa Jäsenyyskäytäntö-välilehti.

Ulkopuoliset vieraat

Vieraat mahdollistavat yhteistyön asiakkaiden, urakoitsijoiden ja kumppanien kanssa muutamissa kanavissa, ilman että heille annetaan koko työtila (katso Vieraat). Vierastilit ovat poissa käytöstä, kunnes järjestelmänvalvoja ottaa ne käyttöön kohdassa Järjestelmäkonsoli › Tunnistautuminen › Vierasten pääsy, jossa he voivat myös:

• määrittää sähköpostialueet, joista vieraat voivat tulla (Sallitut vierasalueet);
• pakottaa vieraat käyttämään monitekijätodennusta (Pakota monitekijätodennus);
• sallia vieraat kirjautumaan sähköpostitse lähetetyn linkin avulla ilman salasanaa.

Hyvä käytäntö: anna jokaiselle kumppanijärjestölle oma yksityinen kanava ja tarkista yhteisösi vieraat ajoittain. Kanavat, joissa on vieraat, ilmoittavat tästä otsikossaan, jotta kukaan ei unohda, ketkä seuraavat keskustelua.

Kanavat ja rakenne

• Aseta Yhteisön tyyppi-asetukseksi Työtila (Tiimin asetukset › Yleiset): tällöin kanavan luoneet henkilöt voivat arkistoida sen, ja puhelut ovat käytettävissä kanavissa. Katso Yhteisön tyyppi.
• Poista Jäsenet ovat jokaisessa kanavassa käytöstä (Tiimin asetukset › Yleiset), ellei tyypin asettaminen Työtilaksi ole jo tehnyt sen (katso alla): työtilassa henkilöt liittyvät työtehtäviinsä liittyviin kanaviin ja poistuvat muista.
• Käytä Työtila- tai Hybrid-asettelua ja kaikkia koskevia kategorioita kanaville, jotka ovat tärkeitä kaikille (ilmoitukset, IT-ohjeet, toimisto). Työtila-esiasetus asettaa tyypin Työtilaksi ja poistaa Jäsenet ovat jokaisessa kanavassa -asetuksen käytöstä automaattisesti; Hybrid asettaa tyypin Killaksi, joten aseta se takaisin Työtilaksi jälkeenpäin.
• Luo tiimejä osastoillesi, joilla on oma tunniste, johtaja ja kanava, ja ota käyttöön Kaikilla näkyy tiimimerkki, jotta näet heti, kuka työskentelee missä (ks. Yhteisön sisäiset tiimit).
• Käytä ylläpitäjien määrittämiä jäsenattribuutteja yksityiskohtiin, kuten toimipaikka, alihankkijan yritys tai sopimustyypin määrittelyyn (ks. Jäsenattribuutit).
• Pitäkää herkkädataa käsittelevät kanavat yksityisinä, ja tarvittaessa rajaa ne vain tietyille rooleille (ks. Kanavan oikeudet).

Yksityisyys kollegoiden kesken

Nämä ovat palvelimen asetuksia, kohdassa Järjestelmäkonsoli › Sivuston asetukset › Käyttäjät ja tiimit:

• Näytä sähköpostiosoite ja Näytä koko nimi: määrittää, näkevätkö ihmiset toistensa sähköpostiosoitteet ja koko nimet. Molemmat näytetään oletuksena.
• Salli käyttäjien avata suorat viestit: Mikään Antimatter-palvelimen käyttäjä tai vain Mikään tiimin jäsen, eli yhteisön jäsenet.
• Ota ignorointi, esto ja viestipyynnöt käyttöön: käytössä oletuksena. Monet työpaikat poistavat tämän käytöstä, jotta kollegat ovat aina tavoitettavissa; valinnat säilytetään, jos toiminto otetaan myöhemmin uudelleen käyttöön.
• Rajoita kanavan vienti ylläpitäjille: oletuksena kuka tahansa, jolla on kanavan lukuoikeus, voi viedä sen viestit CSV-tiedostoon. Ota tämä käyttöön, jotta vienti on mahdollista vain kanavan, yhteisön ja järjestelmän ylläpitäjille.

Viestien säilytysaika

Oletuksena Antimatter säilyttää kaikki viestit ja tiedostot ikuisesti. Järjestelmän ylläpitäjä voi määrittää tietojen säilytyskäytännön kohdassa Järjestelmäkonsoli › Noudattaminen › Tietojen säilytyskäytännöt:

• Yleinen säilytyskäytäntö, joka poistaa viestit ja tiedostot koko palvelimelta tietyn ajan kuluttua;
• Mukautetut säilytyskäytännöt tietyille yhteisöille ja kanaville, esimerkiksi jotta oikeudellinen kanava säilytetään pidempään ja sosiaalinen kanava lyhyemmin.

Poistetut viestit poistetaan pysyvästi. Sopia säilytysajoista oikeudellisen tai noudattamisteamin kanssa ennen politiikan pyytämistä.

Arkistointi ja noudattaminen

• Noudattavuusviennit (Järjestelmäkonsoli › Noudattaminen › Noudattavuusviennit): säännöllinen kaikkien viestien vienti muotoon CSV, Actiance XML tai Global Relay EML arkistointijärjestelmää varten. Oletuksena poistettu käytöstä.
• Kanavan vienti: jos haluat luovuttaa yhden kanavan historian, vie se itse CSV-muotoon kanavan valikosta (ks. Kanavan vienti).
• Muokkausaikaraja: palvelimen oikeuksissa järjestelmän ylläpitäjä voi rajoittaa, kuinka kauan viestin julkaisemisen jälkeen käyttäjät voivat muokata omia viestejään.
• Herkkien tietojen ilmoitukset: jäsenet voivat ilmoittaa viestistä, joka ei kuulu sinne, esimerkiksi henkilökohtaisista tiedoista, jotka on lähetetty väärään kanavaan. Viesti piilotetaan, kun arvioijat tekevät päätöksensä. Järjestelmän ylläpitäjä ottaa tämän käyttöön ja valitsee arvioijat kohdassa Järjestelmäkonsoli › Sivuston asetukset › Tietovuodon käsittely (ks. Ilmoitukset).
• Luokitusmerkinnät (Järjestelmäkonsoli › Sivuston asetukset › Luokitusmerkinnät): banneri, jossa luokitusasteikon taso näkyy sovelluksen ylä- ja alareunassa, sekä taso jokaiselle kanavalle.
• Mukautetut käyttöehdot (Järjestelmäkonsoli › Noudattaminen): ehdot, jotka kaikkien on hyväksyttävä ennen palvelimen käyttöä.
• Tarkistusloki: palvelin tallentaa hallinnolliset ja moderaatioon liittyvät toimenpiteet tarkistuslokiin, jonka järjestelmän ylläpitäjät voivat lukea.

Mitä kysyä järjestelmän ylläpitäjältä