Використання Antimatter для організації

Робоче середовище компанії чи організації потребує більшого контролю, ніж спільнота-хобі: хто може отримати доступ, що бачать зовнішні користувачі, як довго зберігаються повідомлення і як їх архівують. Більшість із цих параметрів — серверні налаштування: на цій сторінці описано, що існує, що ви можете зробити самостійно і що варто попросити у системного адміністратора.

Хто за що відповідає

В організації адміністратори спільноти зазвичай керують робочим середовищем у повсякденному режимі, а команда IT — сервером. Розподіл обов’язків такий:

• Ви, як адміністратор спільноти: налаштування спільноти, канали та категорії, ролі, орієнтування нових учасників, атрибути учасників, канали для гостей, модерація та інтеграції. Усе це описано в цьому посібнику.
• Системний адміністратор: хто може створити обліковий запис і як користувачі входять, облікові записи гостей, серверні дозволи, зберігання повідомлень, експорт для відповідності вимогам, налаштування конфіденційності та додатки. Усе це — у Системній консолі.

Якщо ваш сервер призначений лише для вашої організації, попросіть системного адміністратора встановити Тип нових спільнот на Робоче середовище (Системна консоль › Конфігурація сайту › Користувачі та команди), щоб кожна нова спільнота стала робочим середовищем. Якщо це було встановлено до оновлення до Antimatter 0.9.0 (за допомогою змінної середовища AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), це також стосується наявних спільнот; після оновлення адміністратори кожної спільноти змінюють її тип самостійно.

У невеликій організації одну й ту саму людину часто доручають обидві ролі. Якщо ви системний адміністратор, Системну консоль можна відкрити з меню вашого аватара; самі налаштування описано в розділі Ведення сервера.

Контроль доступу

У спільноті:

• Зробіть спільноту приватною (Приватна команда у Налаштування команди › Доступ), щоб ніхто не міг приєднатися без запрошення.
• Дозвольте приєднуватися лише користувачам із доменів вашої організації (див. Хто може приєднатися).
• Перегенеруйте посилання для запрошення, якщо хтось покинув спільноту, але може досі мати до нього доступ.

На сервері попросіть системного адміністратора:

• Вхід за допомогою корпоративних облікових записів: Antimatter підтримує вхід через AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google або Office 365 у Системна консоль › Аутентифікація. Користувачі тоді використовують свої наявні облікові записи, а при звільненні з компанії їхній доступ автоматично закривається.
• Синхронізація групи: за допомогою AD/LDAP групи вашого каталогу можуть керувати тим, хто перебуває у спільноті та її приватних каналах. На вкладці Доступ спільноти тоді буде вказано, що учасники додаються та видаляються пов’язаними групами.
• Створення облікових записів: Увімкнути створення облікового запису та Обмежити нових системних і командних учасників вказаними доменами електронної пошти у Системна консоль › Аутентифікація › Реєстрація.
• Правила учасництва на основі атрибутів: завдяки доступу на основі атрибутів (Системна консоль › Системні атрибути › Доступ на основі атрибутів) можна обмежити доступ до спільноти або каналу лише для людей, атрибути яких відповідають певним критеріям, наприклад відділу або рівню допуску. Після увімкнення цієї функції в налаштуваннях спільноти з’являться вкладки Учасники команди та Учасники каналів, а в налаштуваннях каналу — вкладка Політика учасництва.

Гості ззовні

Гості дають змогу працювати з клієнтами, підрядниками та партнерами в кількох каналах, не надаючи їм доступу до решти робочого середовища (див. Гості). Облікові записи гостей вимкнено, доки системний адміністратор не увімкне їх у Системна консоль › Аутентифікація › Гостьовий доступ, де також можна:

• вказати доменні імена електронної пошти, з яких можуть надходити гості (Білий список гостьових доменів);
• вимагати багатофакторну автентифікацію для гостей (Застосувати багатофакторну автентифікацію);
• дозволити гостям вхід за посиланням, надісланим на електронну пошту, без пароля.

Рекомендована практика: надайте кожній партнерській організації окремий приватний канал і періодично перевіряйте список гостей у вашій спільноті. Канали з гостями позначаються в заголовку, щоб ніхто не забув, хто читає.

Канали та структура

• Встановіть Тип спільноти на Робоче середовище (Налаштування команди › Канали): тоді ті, хто створює канал, зможе його архівувати, а дзвінки будуть доступні в каналах. Див. Тип спільноти.
• Вимкніть Учасники перебувають у всіх каналах (Налаштування команди › Канали): в робочому середовищі люди приєднуються до каналів, пов’язаних з їхньою роботою, і покидають інші.
• Використовуйте макет Робоче середовище або Гібридний, а також категорії для всіх для каналів, які важливі для всіх (оголошення, підтримка IT, офіс). Пресет Робоче середовище встановлює тип на Робоче середовище; Гібридний встановлює його на Спільнота, тому після цього змініть його на Робоче середовище.
• Створіть команди для ваших відділів, додайте їхній ярлик, керівника та канал, і увімкніть Кожен показує значок команди, щоб люди одразу бачили, хто де працює (див. Команди в межах спільноти).
• Використовуйте атрибути учасників, встановлені адміністраторами, для деталей, таких як локація, компанія підрядника або тип контракту (див. Атрибути учасників).
• Тримайте конфіденційні канали приватними, а за потреби обмежуйте доступ лише для певних ролей (див. Дозволи каналів).

Конфіденційність між колегами

Це налаштування сервера, доступні в Системна консоль › Конфігурація сайту › Користувачі та команди:

• Показати електронну адресу та Показати повне ім'я: чи бачать люди електронні адреси та повні імена одне одного. За замовчуванням обидва поля відображаються.
• Дозвольте користувачам відкривати канали приватних повідомлень: Будь-який користувач на сервері Antimatter або лише Будь-який член команди, тобто людей, які належать до спільноти.
• Увімкнути ігнорування, блокування та запити на повідомлення: за замовчуванням увімкнено. Багато робочих місць вимикають цю опцію, щоб колеги завжди були доступними; вибори, зроблені людьми, зберігаються на випадок повторного увімкнення.
• Обмежити експорт каналу лише для адміністраторів: за замовчуванням будь-хто, хто може читати канал, може експортувати його повідомлення у файл CSV. Увімкніть цю опцію, щоб експорт був доступний лише адміністраторам каналів, спільнот та системи.

Тривалість зберігання повідомлень

За замовчуванням Antimatter зберігає всі повідомлення та файли назавжди. Адміністратор системи може налаштувати політику зберігання даних у Системна консоль › Відповідність › Політики зберігання даних:

• Глобальна Політика Збереження, яка видаляє повідомлення та файли після зазначеного часу на всьому сервері;
• Власні політики збереження для конкретних спільнот і каналів, наприклад, щоб зберігати юридичний канал довше, а соціальний — коротше.

Видалені повідомлення стираються остаточно. Узгодьте тривалість зберігання з юридичною або комплаєнс-командою, перш ніж вимагати встановлення політики.

Архівування та відповідність

• Експорт відповідності (Системна консоль › Відповідність › Експорт відповідності): регулярний експорт усіх повідомлень у форматі CSV, Активація XML або Global Relay EML для системи архівування. За замовчуванням вимкнено.
• Експорт каналу: щоб передати історію одного каналу, експортуйте його самостійно у CSV з його меню (див. Експорт каналу).
• Обмеження часу редагування: у правах доступу сервера адміністратор системи може обмежити, протягом якого часу після публікації люди можуть редагувати власні повідомлення.
• Звіти про конфіденційну інформацію: учасники можуть повідомити про повідомлення, яке не повинно бути там, наприклад, особисті дані, опубліковані в неправильному каналі. Після цього воно приховується, доки рецензенти не приймуть рішення. Адміністратор системи вмикає цю опцію та обирає рецензентів у Системна консоль › Конфігурація сайту › Обробка витоку даних (див. Звіти).
• Класифікаційні позначення (Системна консоль › Конфігурація сайту › Класифікаційні позначення): банер із рівнем класифікації вгорі та внизу додатка, а також рівень для кожного каналу.
• Користувацькі умови надання послуг (Системна консоль › Відповідність): умови, з якими усі мають погодитися перед використанням сервера.
• Журнал аудиту: сервер записує адміністративні та модераційні дії у своєму журналі аудиту, який можуть переглядати системні адміністратори.

Що запитати у системного адміністратора