Faire tourner Antimatter pour une organisation

Un espace de travail pour une entreprise ou une organisation nécessite plus de contrôle qu’une communauté de passionnés : qui peut y accéder, ce que les personnes extérieures peuvent voir, combien de temps les messages sont conservés et comment ils sont archivés. La plupart de ces éléments sont des paramètres du serveur : cette page décrit ce qui existe, ce que vous pouvez faire vous-même et ce qu’il faut demander à votre administrateur système.

Qui décide de quoi

Dans une organisation, les administrateurs de la communauté gèrent généralement l’espace de travail au quotidien, tandis qu’une équipe informatique gère le serveur. La répartition est la suivante :

• Vous, en tant qu’administrateur de la communauté : les paramètres de la communauté, les canaux et catégories, les rôles, l’intégration des nouveaux membres, les attributs des membres, les canaux des invités, la modération et les intégrations. Tout cela est décrit dans ce guide.
• L’administrateur système : qui peut créer un compte et comment les personnes se connectent, les comptes invités, les permissions au niveau du serveur, la rétention des messages, les exports de conformité, les paramètres de confidentialité et les applications. Ces éléments se trouvent dans la Console système.

Si votre serveur est réservé à votre organisation, demandez à votre administrateur système de définir Type de nouvelles communautés sur Entreprise (Console système › Configuration du site › Utilisateurs et équipes), afin que chaque nouvelle communauté soit une entreprise. Défini avant la mise à niveau vers Antimatter 0.9.0 (avec la variable d’environnement AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), cela s’applique également aux communautés existantes ; par la suite, les administrateurs de chaque communauté modifient eux-mêmes son type.

Dans une petite organisation, la même personne assume souvent les deux rôles. Si vous êtes administrateur système, vous trouverez la Console système dans le menu de votre avatar ; les paramètres eux-mêmes sont expliqués dans Faire tourner un serveur.

Contrôler qui peut y accéder

Au niveau de la communauté :

• Rendre l’équipe privée (Équipe privée dans Paramètres de l’équipe › Accès) afin que personne ne puisse y rejoindre sans invitation.
• Autoriser uniquement les domaines de messagerie de votre organisation à rejoindre (voir Qui peut rejoindre).
• Régénérer le lien d’invitation lorsque quelqu’un quitte la communauté et pourrait encore en disposer.

Au niveau du serveur, demandez à votre administrateur système :

• Connexion avec vos comptes d’entreprise : Antimatter permet de se connecter via AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google ou Office 365, dans Console système › Authentification. Les personnes utilisent alors le compte qu’elles possèdent déjà, et la fin de leur contrat ferme leur accès.
• Synchronisation de groupes : avec AD/LDAP, les groupes de votre annuaire peuvent gérer qui fait partie de l’équipe et de ses canaux privés. L’onglet Accès de l’équipe indique alors que ses membres sont ajoutés et retirés par les groupes liés.
• Création de comptes : Activer la création de comptes et Restreindre les nouveaux membres du système et de l’équipe à des domaines e-mail spécifiés, dans Console système › Authentification › Inscription.
• Règles d’adhésion basées sur des attributs : avec le contrôle d’accès par attributs (Console système › Attributs système › Contrôle d’accès par attributs), une équipe ou un canal peut être réservé aux personnes dont les attributs correspondent, par exemple un département ou un niveau d’accréditation. Une fois activé, les paramètres de votre équipe affichent les onglets Membership de l’équipe et Membership des canaux, et les paramètres des canaux affichent un onglet Politique d’adhésion.

Invités externes

Les invités permettent de collaborer avec des clients, des sous-traitants et des partenaires dans quelques canaux, sans leur donner accès au reste de l’espace de travail (voir Invités). Les comptes invités sont désactivés jusqu’à ce qu’un admin système les active dans Console système › Authentification › Accès utilisateur invité, où il peut également :

• listes les domaines e-mail d’où peuvent provenir les invités (Domaines autorisés pour les invités) ;
• exiger l’authentification multi-facteurs pour les invités (Imposer l'authentification multi-facteurs) ;
• autoriser les invités à se connecter via un lien envoyé par e-mail, sans mot de passe.

Bonne pratique : attribuez à chaque organisation partenaire son propre canal privé, et vérifiez régulièrement les invités de votre communauté. Les canaux contenant des invités l’indiquent dans leur en-tête, afin que personne n’oublie qui les lit.

Canaux et structure

• Définissez Type de communauté sur Entreprise (Paramètres de l’équipe › Canaux) : les personnes qui créent un canal peuvent alors l’archiver, et les appels sont activés dans les canaux. Voir Type de communauté.
• Désactiver Les membres sont dans tous les canaux (Paramètres de l’équipe › Canaux) : dans un environnement de travail, les personnes rejoignent les canaux de leur activité et quittent les autres.
• Utilisez la disposition Entreprise ou Hybride, et des catégories pour tous pour les canaux importants pour l’ensemble (annonces, assistance informatique, bureau). Le préréglage Entreprise définit le type sur Entreprise ; Hybride le définit sur Communauté, il faut donc le remettre sur Entreprise par la suite.
• Créer des équipes pour vos départements, avec leur étiquette, leur responsable et leur canal, et activer Chacun affiche un badge d’équipe afin que les personnes voient d’un coup d’œil qui travaille où (voir Équipes au sein d’une équipe).
• Utilisez les attributs des membres définis par les administrateurs pour des détails tels que le site, l’entreprise d’un sous-traitant ou le type de contrat (voir Attributs des membres).
• Gardez les canaux sensibles privés, et si nécessaire, restreignez-les à certains rôles uniquement (voir Autorisations des canaux).

Confidentialité entre collègues

Ce sont des paramètres du serveur, dans Console système › Configuration du site › Utilisateurs et équipes :

• Afficher l'adresse e-mail et Afficher le nom complet : si les personnes voient les adresses e-mail et les noms complets des autres. Les deux sont affichés par défaut.
• Permettre aux utilisateurs d'ouvrir des canaux de messages personnels avec : Tout utilisateur sur le serveur Antimatter, ou seulement Tous les membres de l’équipe, c’est-à-dire les personnes qui partagent une équipe.
• Activer l’ignorance, le blocage et les demandes de message : activé par défaut. De nombreux lieux de travail le désactivent pour que les collègues soient toujours joignibles ; les choix effectués par les utilisateurs sont conservés au cas où cette option serait réactivée.
• Restreindre l’exportation des canaux aux admins : par défaut, toute personne pouvant lire un canal peut exporter ses messages vers un fichier CSV. Activez cette option pour limiter les exports aux admins de canaux, de communautés et du système.

Durée de conservation des messages

Par défaut, Antimatter conserve tous les messages et fichiers indéfiniment. Un administrateur système peut définir une politique de rétention des données dans Console système › Conformité › Politiques de rétention des données :

• une Règle de rétention globale, qui supprime les messages et les fichiers après un délai défini sur l’ensemble du serveur ;
• des Règles de rétention personnalisées, pour des communautés et des canaux spécifiques, par exemple pour conserver plus longtemps un canal juridique ou moins longtemps un canal social.

Les messages supprimés sont effacés définitivement. Convenez des durées avec votre équipe juridique ou de conformité avant de demander une politique.

Archivage et conformité

• Export de conformité (Console système › Conformité › Export de conformité) : un export régulier de tous les messages au format CSV, XML Actiance ou EML Global Relay, destiné à un système d’archivage. Il est désactivé par défaut.
• Export de canal : pour transmettre l'historique d'un canal, exportez-le vous-même au format CSV depuis son menu (voir Exporter un canal).
• Limite de temps de modification : dans les permissions du serveur, un administrateur système peut limiter la durée pendant laquelle les utilisateurs peuvent modifier leurs propres messages après publication.
• Signalements d’informations sensibles : les membres peuvent signaler un message qui ne devrait pas être là, par exemple des données personnelles publiées dans le mauvais canal. Le message est alors masqué pendant que les modérateurs prennent une décision. Un admin système active cette option et choisit les modérateurs dans Console système › Configuration du site › Gestion des fuites de données (voir Signalements).
• Marquages de classification (Console système › Configuration du site › Marquages de classification) : une bannière avec un niveau de classification en haut et en bas de l'application, et un niveau par canal.
• Conditions d'utilisation personnalisées (Console système › Conformité) : des conditions que tout le monde doit accepter avant d'utiliser le serveur.
• Journal d'audit : le serveur enregistre les actions administratives et de modération dans son journal d'audit, que les administrateurs système peuvent consulter.

Ce que demander à votre administrateur système