Работа с Antimatter за организация

Работното пространство на компания или организация изисква по-силен контрол от този на хобистка общност: кой може да влезе, какво виждат външните, колко дълго се съхраняват съобщенията и как се архивират. Повечето от тези настройки са на сървъра: тази страница описва какво съществува, какво можете да направите сами и какво да поискате от системния си администратор.

Кой какво решава

В организацията администраторите на общността обикновено управляват работното пространство ежедневно, а екипът за информационни технологии поддържа сървъра. Разпределението е:

• Вие, като администратор на общността: настройките на общността, каналите и категориите, ролите, адаптацията на новите, атрибути на членовете, каналите за гости, модерацията и интеграциите. Всичко това е описано в това ръководство.
• Системният администратор: кой може да създаде акаунт и как хората влизат, акаунти за гости, правата на ниво сървър, запазването на съобщения, експортите за съответствие, настройките за поверителност и приложенията. Те се намират в Системната конзола.

Ако сървърът е предназначен само за вашата организация, помолете системния администратор да зададе Вид на новите общности на Работно пространство (Системна конзола › Конфигурация на сайта › Потребители и екипи), за да бъде всяка нова общност работно пространство. Ако това е зададено преди надграждането до Antimatter 0.9.0 (чрез променливата на средата AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), то се прилага и за вече съществуващите общности; след надграждането администраторите на всяка общност променят вида ѝ самостоятелно.

В малка организация често един и същи човек изпълнява и двете роли. Ако сте системен администратор, ще намерите Системната конзола от менюто на своя аватар; самите настройки са обяснени в Работа със сървър.

Контрол на достъпа

В общността:

• Направете екипа частен (Частен екип в Настройки на екипа › Достъп), за да не може никой да се присъедини без покана.
• Разрешете присъединяване само на имейл домейни на вашата организация (вижте Кой може да се присъедини).
• Прегенерирайте връзката за покана, когато напусне някой, който може все още да я има.

На сървъра, попитайте системния си администратор за:

• Вход с корпоративни акаунти: Antimatter може да удостоверява потребителите чрез AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google или Office 365, в Системна конзола › Удостоверяване. По този начин те използват акаунта, който вече притежават, а напускането на компанията затваря достъпа им.
• Групова синхронизация: при AD/LDAP групите от вашия каталог могат да управляват кой е в екипа и в частните му канали. Вкладка „Достъп“ на екипа тогава показва, че членовете се добавят и премахват чрез свързани групи.
• Създаване на акаунти: Разреши създаването на акаунт и Ограничи новите системни и екипни членове до посочени домейни за ел.поща, в Системна конзола › Удостоверяване › Регистрирай се.
• Правила за членство, базирани на атрибути: чрез контрол на достъпа по атрибути (Системна конзола › Системни атрибути › Достъп по атрибути), екип или канал може да се запази само за хора, чиито атрибути отговарят, например на отдел или ниво на достъп. След като е активирано, настройките на екипа показват вкладките Състав на екипа и Членство в канали, а настройките на канала показват вкладка Политика за членство.

Гости от външни организации

Гостите ви позволяват да работите с клиенти, подизпълнители и партньори в няколко канала, без да им давате достъп до останалата част от работното пространство (вижте Гости). Акаунтите за гости са изключени, докато системният администратор не ги активира в Системна конзола › Удостоверяване › Достъп за гости, където може също:

• да посочи домейните за ел.поща, от които могат да идват гостите (Доверени домейни за гости);
• да изиска многофакторно удостоверяване за гостите (Изисквай многофакторно удостоверяване);
• позволи на гостите да влизат с връзка, изпратена по имейл, без парола.

Добра практика: дайте на всяка партньорска организация собствен частен канал и проверявайте гостите в общността си от време на време. Каналите с гости показват това в заглавието си, така че никой да не забрави кой ги чете.

Канали и структура

• Задайте Вид на общността на Работно пространство (Настройки на екипа › Общи): тогава хората, които създават канал, могат да го архивират, а обажданията в каналите са активирани. Вижте Вид на общността.
• Изключете Членовете са във всички канали (Настройки на екипа › Общи), освен ако задаването на вида на Работно пространство вече не е сторилo това (вижте по-долу): в работно пространство хората се присъединяват към каналите, свързани с работата им, и напускат останалите.
• Използвайте оформлението Работно пространство или Хибрид и категории за всички за каналите, които са важни за целия екип (обяви, ИТ поддръжка, офис). Предварителната настройка Работно пространство задава вида на Работно пространство и изключва Членовете са във всички канали автоматично; Хибрид задава вида на Гилдия, затова го върнете на Работно пространство след това.
• Създайте екипи за отделите си, с техните етикети, лидери и канали, и включете Всеки показва значка на екип, за да могат хората на поглед да виждат кой къде работи (вижте Екипи в рамките на екип).
• Използвайте атрибути на членовете, зададени от администратори, за детайли като местоположение, компания на подизпълнител или тип договор (вижте Аtribuти на членовете).
• Дръжте чувствителните канали частни и при необходимост ограничете достъпа до определени роли (вижте Права за канали).

Конфиденциалност между колеги

Това са настройки на сървъра, в Системна конзола › Конфигурация на сайта › Потребители и екипи:

• Показване адреса за ел.поща и Показване на пълното име: дали хората виждат адресите за ел.поща и пълните имена на другите. И двете се показват по подразбиране.
• Разрешете на потребителите да отварят канали за директно съобщение с: Всеки потребител на Antimatter сървъра, или само Всеки член на екипа, тоест хората, които споделят екип.
• Активиране на игнориране, блокиране и заявки за съобщения: активирано по подразбиране. Много работни места го изключват, за да могат колегите винаги да бъдат достъпни; изборите, направени от хората, се запазват, в случай че функцията се активира отново.
• Ограничаване на експортирането на канали до администратори: по подразбиране всеки, който може да чете канал, може да експортира съобщенията му в CSV файл. Включете тази опция, за да ограничите експортирането до администратори на канали, общности и система.

Срок за съхранение на съобщения

По подразбиране Antimatter запазва всяко съобщение и файл завинаги. Системен администратор може да зададе политика за съхраняване на данни в Системна конзола › Съгласие › Политики за съхраняване на данни:

• Глобална политика за съхраняване, която изтрива съобщения и файлове след определен период от време на целия сървър;
• Персонализирани политики за съхраняване, за конкретни общности и канали, например за да се запази юридически канал по-дълго или социален канал по-кратко.

Изтритите съобщения се изтриват окончателно. Съгласувайте сроковете с юридическия или отговорния за съответствие екип, преди да поискате политика.

Архивиране и съответствие

• Експорт на съответствие (Системна конзола › Съгласие › Експорт на съответствие): редовен експорт на всички съобщения в CSV, Actiance XML или Global Relay EML, за система за архивиране. Изключено е по подразбиране.
• Експорт на канал: за да предадете историята на един канал, експортирайте я сами в CSV от менюто му (вижте Експортиране на канал).
• Ограничение за време за редактиране: в правата на сървъра администратор на система може да ограничи колко време след публикуване хората могат да редактират собствените си съобщения.
• Доклади за чувствителна информация: членовете могат да докладват за съобщение, което не би трябвало да бъде там, например лични данни, публикувани в грешен канал. Тогава то се скрива, докато преглеждателите вземат решение. Системен администратор активира тази функция и избира преглеждателите в Системна конзола › Конфигурация на сайта › Обработка на изтичане на данни (вижте Доклади).
• Класификационни маркировки (Системна конзола › Конфигурация на сайта › Класификационни маркировки): банер с ниво на класификация в горната и долната част на приложението, и ниво за всеки канал.
• Персонализирани Условия за ползване (Системна конзола › Съгласие): условия, които всеки трябва да приеме, преди да използва сървъра.
• Дневник на одита: сървърът записва административни и модерационни действия в дневника си на одита, който системните администратори могат да четат.

Какво да поискате от системния си администратор