Kørsel af Antimatter for en organisation

Et arbejdsområde for et selskab eller en organisation kræver mere kontrol end et hobby-samfund: hvem der kan komme ind, hvad udefrastående kan se, hvor længe beskeder opbevares og hvordan de arkiveres. De fleste af disse er serverindstillinger: denne side forklarer, hvad der findes, hvad du selv kan gøre, og hvad du skal bede din systemadministrator om.

Hvem beslutter hvad

I en organisation driver samfundsadministratorerne typisk arbejdsområdet dagligt, mens et IT-team driver serveren. Opdelingen er:

• Du, som samfundsadministrator: samfundets indstillinger, kanaler og kategorier, roller, onboarding, medlemsegenskaber, gæsternes kanaler, moderation og integrationer. Alt dette er beskrevet i denne guide.
• Systemadministratoren: hvem der kan oprette en konto og hvordan folk logger ind, gæstekonti, serveromfattende rettigheder, beskedbevaring, compliance-eksport, privatlivsindstillinger og apps. Disse findes i Systemkonsolen.

Hvis din server kun er til din organisation, skal du bede din systemadministrator om at angive Type af nye fællesskaber til Arbejdsområde (Systemkonsol › Sitekonfiguration › Brugere og teams), så hvert nyt fællesskab er et arbejdsområde. Hvis du angav dette før opgraderingen til Antimatter 0.9.0 (med miljøvariablen AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), gælder det også for eksisterende fællesskaber. Efter opgraderingen skal administratorerne for hvert fællesskab selv ændre typen.

I en lille organisation udfører den samme person ofte begge roller. Hvis du er systemadministrator, finder du Systemkonsolen fra din avatar-menu; indstillingerne selv er forklaret i Kørsel af en server.

Kontrollér, hvem der kommer ind

I samfundet:

• Gør fællesskabet privat (Privat team i Teamindstillinger › Adgang), så ingen kan deltage uden en invitation.
• Tillad kun din organisations e-mail-domæner at deltage (se Hvem kan deltage).
• Generér invitationslinket igen, når nogen forlader samfundet, der måske stadig har det.

På serveren, bed din systemadministrator om:

• Login med jeres selskabskonti: Antimatter kan logge folk ind med AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google eller Office 365, i Systemkonsol › Autentificering. Folk bruger da den konto, de allerede har, og når de forlader selskabet, lukkes deres adgang.
• Grupsynkronisering: Med AD/LDAP kan grupper i din katalogstruktur styre, hvem der er i et fællesskab og i dets private kanaler. Fællesskabets Adgang-fane viser derefter, at medlemmer tilføjes og fjernes af de tilknyttede grupper.
• Kontooprettelse: Aktivér kontooprettelse og Begræns nye system- og teammedlemmer til angivne e-maildomæner i Systemkonsol › Autentificering › Registrering.
• Medlemskabsregler baseret på egenskaber: Med egenskabsbaseret adgangskontrol (Systemkonsol › Systemattributter › Egenskabsbaseret adgang) kan et fællesskab eller en kanal begrænses til personer, hvis egenskaber matcher, f.eks. afdeling eller sikkerhedsclearance. Når det er aktiveret, vises fanerne Teammedlemskab og Kanalmedlemskab i fællesskabsindstillingerne, og kanalinstillingerne viser en Medlemskabspolitik-fane.

Gæster udefra

Gæster giver dig mulighed for at arbejde med kunder, leverandører og partnere i et par kanaler, uden at give dem adgang til resten af arbejdsområdet (se Gæster). Gæstekonti er deaktiveret, indtil en systemadministrator aktiverer dem i Systemkonsol › Autentificering › Gæstetilgang, hvor de også kan:

• angiv de e-maildomæner, som gæster kan komme fra (Tilladte gæstedomæner);
• krav om to-faktor-godkendelse for gæster (Håndhæv multi-faktor godkendelse);
• tillade gæster at logge ind med et link sendt via e-mail, uden adgangskode.

God praksis: Giv hver partnerorganisation sin egen private kanal, og tjek gæsterne i dit community fra tid til anden. Kanaler med gæster angiver dette i deres overskrift, så ingen glemmer, hvem der læser med.

Kanaler og struktur

• Angiv Type af fællesskab til Arbejdsområde (Teamindstillinger › Generelt): Derefter kan de personer, der opretter en kanal, arkivere den, og opkald er aktiveret i kanaler. Se Type af fællesskab.
• Slå Medlemmer er i alle kanaler fra (Teamindstillinger › Generelt), medmindre dette allerede er sket ved at angive typen til Arbejdsområde (se nedenfor): I et arbejdsområde deltager folk i de kanaler, der er relevante for deres arbejde, og forlader de andre.
• Brug layoutet Arbejdsområde eller Hybrid, og opret kategorier for alle til de kanaler, der er vigtige for alle (meddelelser, IT-support, kontoret). Presettet Arbejdsområde angiver typen til Arbejdsområde og slår automatisk Medlemmer er i alle kanaler fra. Hybrid angiver typen til Guild, så du skal ændre den tilbage til Arbejdsområde bagefter.
• Opret teams til dine afdelinger med deres tag, leder og kanal, og slå Alle viser et teambadge til, så folk kan se på ét blik, hvem der arbejder hvor (se Teams i et fællesskab).
• Brug medlemsattributter sat af administratorer til detaljer som sted, underentreprenørens selskab eller kontrakttype (se Medlemsattributter).
• Hold følsomme kanaler private, og begræns dem om nødvendigt til visse roller (se Kanalrettigheder).

Privatliv mellem kolleger

Dette er serverindstillinger i Systemkonsol › Sitekonfiguration › Brugere og teams:

• Vis e-mailadresse og Vis fulde navn: Om folk kan se hinandens e-mailadresser og fulde navne. Begge vises som standard.
• Gør det muligt for brugere at åbne kanaler for direkte beskeder med: Alle brugere på Antimatter-serveren eller kun Alle medlemmer af teamet, dvs. personer, der deler et fællesskab.
• Aktivér ignorering, blokering og beskedanmodninger: Aktiveret som standard. Mange arbejdssteder slår det fra, så kolleger altid kan nås; de valg, folk har truffet, gemmes, hvis det aktiveres igen.
• Begræns kanaleksport til administratorer: Som standard kan alle, der kan læse en kanal, eksportere dens beskeder til en CSV-fil. Slå dette til for at begrænse eksport til kanal-, fællesskabs- og systemadministratorer.

Hvor længe beskeder opbevares

Som standard gemmer Antimatter alle beskeder og filer for evigt. En systemadministrator kan indstille en dataopbevaringspolitik i Systemkonsol › Overholdelse › Dataopbevaringspolitikker:

• en Global bevaringspolitik, som sletter beskeder og filer efter en bestemt tidsperiode på hele serveren;
• Tilpassede bevaringspolitikker for specifikke teams og kanaler, for eksempel for at opbevare en juridisk kanal længere eller en social kanal kortere.

Slettede beskeder slettes permanent. Kom til enighed om perioderne med jura- eller compliance-teamet, før I anmoder om en politik.

Arkivering og compliance

• Compliance-eksport (Systemkonsol › Overholdelse › Compliance-eksport): en regelmæssig eksport af alle beskeder til CSV, Actiance XML eller Global Relay EML, til et arkiveringssystem. Det er deaktiveret som standard.
• Kanaleksport: for at overgive historikken for én kanal, eksportér den selv til CSV fra dens menu (se Eksportér en kanal).
• Begrænsning for redigering: i serverens rettigheder kan en systemadministrator begrænse, hvor længe efter publicering folk må redigere deres egne beskeder.
• Rapportering af følsomme oplysninger: Medlemmer kan rapportere en besked, der ikke burde være der, for eksempel personlige data, der er delt i den forkerte kanal. Beskeden skjules derefter, mens revidenterne træffer en afgørelse. En systemadministrator aktiverer dette og vælger revidenterne i Systemkonsol › Sitekonfiguration › Håndtering af dataleakage (se Rapportering).
• Klassificeringsmærker (Systemkonsol › Sitekonfiguration › Klassificeringsmærker): en banner med et klassificeringsniveau øverst og nederst i appen, samt et niveau pr. kanal.
• Egne servicevilkår (Systemkonsol › Overholdelse): vilkår, som alle skal acceptere, før de kan bruge serveren.
• Revisionslog: Serveren registrerer administrative og modererende handlinger i sin revisionslog, som systemadministratorer kan læse.

Hvad du skal bede din systemadministrator om