הפעלת Antimatter לארגון

מרחב עבודה לחברה או לארגון דורש יותר שליטה מאשר קהילה להobby: מי יכול להיכנס, מה רואים חוץ, כמה זמן שומרים הודעות ואיך מארכיבים אותן. רוב הדברים האלה הם הגדרות שרת: הדף הזה מסביר מה קיים, מה אפשר לעשות בעצמכם, ומה לבקש ממנהל המערכת.

מי מחליט מה

בארגון, מנהלי הקהילה בדרך כלל מנהלים את מרחב העבודה ביום־יום, וצוות IT מנהל את השרת. ההפרדה היא:

• אתם, כמנהלי קהילה: הגדרות הקהילה, ערוצים וקטגוריות, תפקידים, תהליכי הצטרפות, תכונות חברים, ערוצים לאורחים, ניטור ואינטגרציות. כל זה מתואר במדריך הזה.
• מנהל המערכת: מי יכול ליצור חשבון ואיך אנשים מתחברים, חשבונות אורחים, הרשאות ברמת השרת, שמירת הודעות, ייצואים לצורך עמידה בתקנות, הגדרות פרטיות והאפליקציות. הדברים האלה נמצאים בקונסולת המערכת.

אם השרת מיועד רק לארגון שלכם, בקשו ממנהל המערכת להגדיר את סוג הקהילות החדשות על מקום עבודה (קונסולת מערכת › הגדרות האתר › משתמשים וצוותים), כך שכל קהילה חדשה תהיה מקום עבודה. אם הגדרה זו נעשתה לפני עדכון ל-Antimatter 0.9.0 (עם משתנה הסביבה AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), היא חלה גם על הקהילות שכבר קיימות; לאחר מכן, מנהלי כל קהילה משנים את סוגה בעצמם.

בארגון קטן, אותו אדם לעיתים קרובות מבצע את שני התפקידים. אם אתם מנהל מערכת, תמצאו את קונסולת המערכת מתפריט האוואטר; ההגדרות עצמן מוסברות בהפעלת שרת.

שליטה במי נכנס

בקהילה:

• הפכו את הצוות לפרטי (צוות פרטי בהגדרות צוות › גישה), כך שאיש לא יוכל להצטרף בלי הזמנה.
• אפשרו רק לתחומי דוא"ל של הארגון שלכם להצטרף (ראו מי יכול להצטרף).
• שנו את קישור ההזמנה כשאדם יוצא שעשוי עדיין להחזיק בו.

בשרת, בקשו ממנהל המערכת:

• התחברות עם חשבונות החברה: Antimatter יכול לאפשר לאנשים להתחבר עם AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google או Office 365, בקונסולת מערכת › אימות. אנשים משתמשים אז בחשבון שכבר יש להם, ויציאה מהחברה סוגרת את הגישה שלהם.
• סנכרון קבוצות: עם AD/LDAP, קבוצות מהמאגר שלכם יכולות לנהל מי נמצא בקהילה ובערוצים הפרטיים שלה. לשונית הגישה של הקהילה תציג אז שהחברים נוספים ומוסרים על ידי קבוצות מקושרות.
• יצירת חשבונות: הפעלת יצירת חשבונות והגבלת חברים חדשים במערכת ובצוות לתחומי דוא"ל מוגדרים, בקונסולת מערכת › אימות › הרשמה.
• כללי חברות מבוססי מאפיינים: באמצעות שליטה בגישה מבוססת מאפיינים (קונסולת מערכת › מאפייני מערכת › גישה מבוססת מאפיינים), ניתן לשמור צוות או ערוץ עבור אנשים שמאפייניהם תואמים, למשל מחלקה או רמת סיווג. לאחר הפעלת התכונה, בהגדרות הצוות מופיעים לשוניות השתייכות לצוות והשתייכות לערוצים, ובהגדרות הערוץ מופיעה לשונית מדיניות חברות.

אורחים מבחוץ

אורחים מאפשרים לך לעבוד עם לקוחות, קבלני משנה ושותפים במספר ערוצים, ללא מתן גישה לשאר מרחב העבודה (ראו אורחים). חשבונות אורחים כבויים עד שמנהל מערכת מפעיל אותם בקונסולת מערכת › אימות › גישה לאורחים, שם ניתן גם:

• לרשום את תחומי הדוא"ל שממנו יכולים להגיע אורחים (תחומי אורח מורשים);
• לדרוש אימות דו־גורמי עבור אורחים (הפעלת אימות דו־גורמי);
• לאפשר לאורחים להתחבר באמצעות קישור שנשלח בדוא"ל, ללא סיסמה.

המלצה: נסה לכל ארגון שותף ערוץ פרטי משלו, ובדוק מעת לעת את האורחים בקהילה שלך. ערוצים עם אורחים מציינים זאת בכותרת, כך שאף אחד לא ישכח מי קורא.

ערוצים ומבנה

• הגדירו את סוג הקהילה על מקום עבודה (הגדרות צוות › ערוצים): האנשים שיוצרים ערוץ יכולים אז להעביר אותו לארכיון, ושיחות זמינות בערוצים. ראו סוג הקהילה.
• כיבו את חברים נמצאים בכל הערוצים (הגדרות צוות › ערוצים): במקום עבודה, אנשים מצטרפים לערוצים של העבודה שלהם ויוצאים מהאחרים.
• השתמשו בתבנית מקום עבודה או היברידית, וקטגוריות לכולם עבור הערוצים החשובים לכולם (הודעות, עזרת מחשבים, המשרד). תבנית מקום עבודה מגדירה את הסוג כמקום עבודה; היברידית מגדירה אותו כקהילה, לכן יש להחזיר אותו למקום עבודה לאחר מכן.
• צור צוותים עבור המחלקות שלך, עם התג, המוביל והערוץ שלהם, והפעל את כל אחד מציג תג צוות כדי שאנשים יראו במבט מהיר מי עובד איפה (ראו צוותים בתוך קהילה).
• השתמש בתכונות חברים שנקבעו על ידי מנהלים לפרטים כגון אתר, חברת קבלן משנה או סוג החוזה (ראו תכונות חברים).
• שמור ערוצים רגישים כפרטיים, ובמקרה הצורך שמור אותם לתפקידים מסוימים בלבד (ראו הרשאות ערוץ).

פרטיות בין עמיתים

אלה הגדרות שרת, בקונסולת מערכת › הגדרות האתר › משתמשים וצוותים:

• הצגת כתובת דוא"ל והצגת שם מלא: האם אנשים רואים את כתובות הדוא"ל והשמות המלאים של האחרים. שניהם מוצגים כברירת מחדל.
• אפשרות למשתמשים לפתוח ערוצי הודעות ישירות עם: כל משתמש בשרת Antimatter, או רק כל חבר בצוות, כלומר אנשים ששותפים בצוות.
• הפעלת התעלמות, חסימה ובקשות הודעה: פעיל כברירת מחדל. רבים במקומות עבודה מכבים זאת כדי שהעמיתים תמיד יהיו נגישים; הבחירות שהאנשים עשו נשמרות במקרה שהתכונה תופעל שוב.
• הגבלת ייצוא ערוץ למנהלים: כברירת מחדל, כל מי שיכול לקרוא ערוץ יכול לייצא את ההודעות שלו לקובץ CSV. הפעילו זאת כדי להשאיר את הייצוא למנהלי ערוץ, צוות ומערכת.

כמה זמן ההודעות נשמרות

ברירת המחדל, Antimatter שומר כל הודעה וקובץ לנצח. מנהל מערכת יכול להגדיר מדיניות שמירת נתונים בקונסולת מערכת › עמידה בתקנים › מדיניות שמירת נתונים:

• מדיניות שמירה גלובלית, המחזיקה הודעות וקבצים לאחר זמן מוגדר ברחבי השרת כולו;
• מדיניות שמירה מותאמת אישית, לקהילות וערוצים ספציפיים, למשל כדי לשמור ערוץ משפטי זמן ארוך יותר או ערוץ חברתי זמן קצר יותר.

הודעות שנמחקות נמחקות לצמיתות. הסכםו על התקופות עם הצוות המשפטי או הרגולטורי לפני שאתם מבקשים מדיניות.

ארכיון ורגולציה

• ייצוא עמידה בתקנים (קונסולת מערכת › עמידה בתקנים › ייצוא עמידה בתקנים): ייצוא שוטף של כל ההודעות לCSV, Actiance XML או Global Relay EML, עבור מערכת ארכיון. התכונה כבויה כברירת מחדל.
• ייצוא ערוץ: כדי להעביר את ההיסטוריה של ערוץ אחד, ייצאו אותו בעצמכם ל-CSV מתפריט שלו (ראו ייצוא ערוץ).
• גבול זמן לעריכה: בהרשאות השרת, מנהל מערכת יכול להגביל כמה זמן לאחר הפרסום יכולים אנשים לערוך את ההודעות שלהם.
• דוחות על מידע רגיש: חברים יכולים לדווח על הודעה שלא אמורה להיות שם, למשל נתונים אישיים שפורסמו בערוץ הלא נכון. ההודעה מוסתרת עד שהבוחנים יקבלו החלטה. מנהל מערכת מפעיל זאת ובוחר הבוחנים בקונסולת מערכת › הגדרות האתר › טיפול בחשיפת נתונים (ראו דוחות).
• סימני סיווג (קונסולת מערכת › הגדרות האתר › סימני סיווג): כותרת עם רמת סיווג בחלק העליון והתחתון של האפליקציה, ורמת סיווג לכל ערוץ.
• תנאי שימוש מותאמים אישית (קונסולת מערכת › עמידה בתקנים): תנאים שכל המשתמשים חייבים לקבל לפני שימוש בשרת.
• יומן ביקורת: השרת רושם פעולות ניהול וניהול תוכן ביומן הביקורת שלו, אותו יכולים לקרוא מנהלי המערכת.

מה לבקש ממנהל המערכת שלך