การดำเนินงาน Antimatter สำหรับองค์กร

พื้นที่ทำงานของบริษัทหรือองค์กรต้องการการควบคุมมากกว่าชุมชนยามว่าง: ใครสามารถเข้าร่วมได้, คนภายนอกเห็นอะไรบ้าง, ข้อความถูกเก็บไว้นานแค่ไหน และถูกจัดเก็บถาวรอย่างไร ส่วนใหญ่เป็นค่าการตั้งค่าของเซิร์ฟเวอร์: หน้านี้บอกว่ามีอะไรบ้าง, คุณสามารถทำอะไรได้เอง และควรขออะไรจากผู้ดูแลระบบ

ใครตัดสินใจเรื่องอะไร

ในองค์กร ผู้ดูแลชุมชนมักเป็นผู้ดูแลพื้นที่ทำงานประจำวัน และทีม IT เป็นผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ การแบ่งหน้าที่คือ:

• คุณ ในฐานะผู้ดูแลชุมชน: การตั้งค่าของชุมชน, ช่องและหมวดหมู่, บทบาท, การต้อนรับสมาชิกใหม่, ข้อมูลสมาชิก, ช่องสำหรับแขก, การดูแลความเรียบร้อย และการเชื่อมต่อระบบ ทั้งหมดนี้ได้อธิบายไว้ในคู่มือนี้
• ผู้ดูแลระบบ: ใครสามารถสร้างบัญชีได้และผู้คนเข้าสู่ระบบอย่างไร, บัญชีแขก, สิทธิ์การใช้งานทั่วทั้งเซิร์ฟเวอร์, การเก็บรักษาข้อความ, การส่งออกข้อมูลเพื่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบ, การตั้งค่าความเป็นส่วนตัว และแอปพลิเคชัน สิ่งเหล่านี้อยู่ในคอนโซลระบบ

หากเซิร์ฟเวอร์ของคุณใช้สำหรับองค์กรของคุณเท่านั้น ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบตั้งค่า ประเภทของชุมชนใหม่ เป็น ที่ทำงาน (คอนโซลระบบ › การตั้งค่าไซต์ › ผู้ใช้งานและทีม) เพื่อให้ชุมชนใหม่ทุกแห่งเป็นพื้นที่ทำงาน หากตั้งค่าก่อนการอัปเกรดเป็น Antimatter 0.9.0 (โดยใช้ตัวแปรสภาพแวดล้อม AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace) การตั้งค่านี้จะใช้กับชุมชนที่มีอยู่แล้วด้วย แต่หากตั้งค่าหลังจากนั้น ผู้ดูแลระบบของแต่ละชุมชนจะต้องเปลี่ยนประเภทด้วยตนเอง

ในองค์กรขนาดเล็ก บุคคลเดียวกันมักจะทำทั้งสองหน้าที่ หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ คุณจะพบคอนโซลระบบจากเมนูโปรไฟล์ของคุณ; ตัวการตั้งค่าเองได้อธิบายไว้ใน การดำเนินงานเซิร์ฟเวอร์

ควบคุมว่าใครสามารถเข้าร่วมได้

ในชุมชน:

• ทำให้ชุมชนเป็นส่วนตัว (ทีมส่วนตัว ใน การตั้้งค่าทีม › การเข้าถิง) เพื่อให้ไม่มีใครเข้าร่วมได้โดยไม่มีคำเชิญ
• อนุญาตให้เฉพาะโดเมนอีเมลขององค์กรของคุณเข้าร่วม (ดู ใครสามารถเข้าร่วมได้)
• สร้างลิงก์คำเชิญใหม่เมื่อมีคนออกซึ่งอาจยังถือลิงก์เดิมอยู่

บนเซิร์ฟเวอร์, สอบถามผู้ดูแลระบบของคุณเกี่ยวกับ:

• เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีของบริษัท: Antimatter สามารถให้ผู้ใช้เข้าสู่ระบบด้วย AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google หรือ Office 365 ใน คอนโซลระบบ › การยืนยันตัวตน ผู้ใช้จึงสามารถใช้บัญชีที่มีอยู่แล้ว และเมื่อลาออกจากบริษัท การเข้าถึงระบบก็จะถูกปิด
• การซิงค์กลุ่ม: ด้วย AD/LDAP, กลุ่มในไดเรกทอรีของคุณสามารถจัดการได้ว่าใครอยู่ในชุมชนและในช่องส่วนตัวของมัน แท็บการเข้าถึงของชุมชนจะระบุว่าสมาชิกถูกเพิ่มและลบโดยกลุ่มที่เชื่อมโยง
• การสร้างบัญชี: เปิดใช้งานการสร้างบัญชี และ จำกัดสมาชิกใหม่ในระบบและทีมให้เฉพาะโดเมนอีเมลที่ระบุ ใน คอนโซลระบบ › การยืนยันตัวตน › การสมัคร
• กฎสมาชิกตามคุณลักษณะ: ด้วยระบบการเข้าถึงตามคุณลักษณะ (คอนโซลระบบ › คุณลักษณะของระบบ › การเข้าถึงตามคุณลักษณะ) สามารถกำหนดให้ชุมชนหรือช่องเป็นส่วนตัวสำหรับบุคคลที่มีคุณลักษณะที่ตรงกัน เช่น แผนกหรือระดับการเข้าถึง เมื่อเปิดใช้งานแล้ว การตั้งค่าชุมชนจะแสดงแท็บ การเป็นสมาชิกทีม และ การเป็นสมาชิกช่อง ส่วนการตั้งค่าช่องจะแสดงแท็บ นโยบายสมาชิก

แขกจากภายนอก

แขกช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับลูกค้า ผู้รับเหมา และพันธมิตรในบางช่องได้ โดยไม่ต้องให้สิทธิ์เข้าถึงพื้นที่ทำงานส่วนที่เหลือ (ดู แขก) บัญชีแขกจะปิดอยู่จนกว่าผู้ดูแลระบบจะเปิดใช้งานใน คอนโซลระบบ › การยืนยันตัวตน › การเข้าถึงสำหรบแขก ซึ่งยังสามารถตั้งค่าเพิ่มเติมได้ดังนี้:

• ระบุโดเมนอีเมลที่แขกสามารถมาจากได้ (โดเมนแขกที่ไดร้การอนุญาติ);
• กำหนดให้แขกต้องยืนยันตัวตนด้วยสองปัจจัย (บังคับใช้การยืนยันตัวตนหลายปัจจัย (MFA));
• อนุญาตให้แขกเข้าสู่ระบบด้วยลิงก์ที่ส่งทางอีเมล โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน

แนวปฏิบัติที่ดี: ให้แต่ละองค์กรพันธมิตรมีช่องส่วนตัวเป็นของตนเอง และตรวจสอบแขกในชุมชนของคุณเป็นครั้งคราว ช่องที่มีแขกจะระบุไว้ส่วนหัวของช่อง เพื่อให้ไม่มีใครลืมว่าใครกำลังอ่านอยู่

ช่องและโครงสร้าง

• ตั้งค่า ประเภทของชุมชน เป็น ที่ทำงาน (การตั้งค่าทีม › ช่อง): ผู้คนที่สร้างช่องจะสามารถเก็บถาวรได้ และการโทรจะเปิดใช้งานในช่อง ดู ประเภทของชุมชน
• ปิด สมาชิกร่วมอยู่ในทุกช่อง (การตั้้งค่าทีม › ช่อง): ในที่ทำงาน ผู้ใช้จะเข้าร่วมช่องที่เกี่ยวข้องกับงานของตนและออกจากช่องที่ไม่เกี่ยวข้อง
• ใช้เลย์เอาต์ ที่ทำงาน หรือ ไฮบริด และใช้หมวดหมู่สำหรับทุกคนสำหรับช่องที่สำคัญสำหรับทุกคน (ประกาศ, การสนับสนุนด้านไอที, สำนักงาน) พรีเซ็ต ที่ทำงาน จะตั้งค่าประเภทเป็นพื้นที่ทำงาน; ไฮบริด จะตั้งค่าเป็นชุมชน ดังนั้นจึงต้องตั้งค่ากลับเป็นพื้นที่ทำงานหลังจากนั้น
• สร้างทีมสำหรับแผนกของคุณ พร้อมแท็ก หัวหน้า และช่อง และเปิด ทุกคนแสดงป้ายทีม เพื่อให้ผู้คนเห็นได้ทันทีว่าใครทำงานอยู่ที่ไหน (ดู ทีมภายในชุมชน)
• ใช้คุณลักษณะสมาชิกที่ตั้ngโดยผู้ดูแลระบบสำหรับรายละเอียดเช่น สาขา บริษัทของผู้รับเหมา หรือประเภทของสัญญา (ดู คุณลักษณะสมาชิก)
• เก็บช่องที่มีความลับเป็นส่วนตัว และหากจำเป็น ให้จำกัดไว้สำหรับบทบาทบางบทบาทเท่านั้น (ดู สิทธิ์ช่อง)

ความเป็นส่วนตัวระหว่างเพื่อนร่วมงาน

นี่คือการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ ใน คอนโซลระบบ › การตั้้งค่าไซต์ › ผู้ใช้และทีม:

• แสดงข้อมูลอีเมล และ แสดงชื่อ-นามสกุล: ระบุว่าผู้ใช้จะเห็นที่อยู่อีเมลและชื่อ-นามสกุลของกันและกันหรือไม่ ทั้งสองอย่างจะถูกแสดงโดยค่าเริ่มต้น
• เปิดให้ผู้ใช้เปิดข้อความส่วนตัวกับ: ผู้ใช้ทุกคนบนเซิร์ฟเวอร์ Antimatter หรือเฉพาะ สมาชิกรายใดเท่านั้ในทีม ซึ่งหมายถึงผู้ที่อยู่ในชุมชนเดียวกัน
• เปิดใช้งานการเพิกเฉย การบล็อก และคำขอร้องข้อความ: เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น ที่ทำงานหลายแห่งปิดใช้งานเพื่อให้เพื่อนร่วมงานสามารถติดต่อได้ตลอดเวลา; การตั้งค่าที่ผู้ใช้เลือกไว้จะถูกเก็บรักษาไว้เผื่อเปิดใช้งานอีกครั้ง
• จำกัดการส่งออกช่องให้เฉพาะผู้ดูแลระบบ: โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใดก็ตามที่สามารถอ่านช่องได้สามารถส่งออกข้อความในช่องเป็นไฟล์ CSV ได้ เปิดใช้งานสิ่งนี้เพื่อจำกัดการส่งออกไว้สำหรับผู้ดูแลระบบของช่อง ชุมชน และระบบ

ระยะเวลาที่เก็บข้อความ

โดยค่าเริ่มต้น Antimatter จะเก็บข้อความและไฟล์ทั้งหมดไว้ตลอดไป ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายการเก็บริกษาข้อมูลได้ใน คอนโซลระบบ › การปฏิบัติตามกฎระเบียบ › นโยบายการเก็บริกษาข้อมูล:

• นโยบายการเก็บริกษาข้อมูลแบบรวม ซึ่งจะลบข้อความและไฟล์หลังจากผ่านไปช่วงเวลาหนึ่งบนเซิร์ฟเวอร์ทั้งหมด;
• นโยบายการเก็บริกษาข้อมูลแบบกำหนดเอง สำหรับชุมชนและช่องเฉพาะ เช่น เพื่อเก็บข้อมูลในช่องทางกฎหมายให้นานกว่า หรือเก็บข้อมูลในช่องสังคมให้น้อยกว่า

ข้อความที่ถูกลบจะถูกลบออกอย่างถาวร ตกลงระยะเวลาที่เหมาะสมกับทีมกฎหมายหรือทีมการปฏิบัติตามกฎระเบียบก่อนร้องขอการตั้้งนโยบาย

การเก็บถาวรและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

• การส่งออกข้อมูลเพื่อการกำกับดูแล (คอนโซลระบบ › การปฏิบัติตามกฎระเบียบ › การส่งออกข้อมูลเพื่อการกำกับดูแล): การส่งออกข้อความทั้งหมดเป็น CSV, Actiance XML หรือ Global Relay EML เป็นประจำ สำหรับระบบจัดเก็บข้อมูล โดยค่าเริ่มต้นจะปิดอยู่
• การส่งออกข้อความในช่อง: เพื่อยกประวัติของช่องใดช่องหนึ่่ง ให้ส่งออกเป็น CSV เองจากเมนูของช่อง (ดู การส่งออกข้อความในช่อง)
• จำกัดเวลาแก้ไข: ในสิทธิ์ของเซิร์ฟเวอร์ ผู้ดูแลระบบสามารถจำกัดระยะเวลาที่ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อความของตัวเองได้หลังกดส่ง
• รายงานข้อมูลอ่อนไหว: สมาชิกสามารถรายงานข้อความที่ไม่ควรอยู่ที่นั่นได้ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคลที่โพสต์ในช่องผิด ซึ่งข้อความนั้นจะถูกซ่อนไว้จนกว่าผู้ตรวจสอบจะตัดสินใจ ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งานและเลือกผู้ตรวจสอบได้ใน คอนโซลระบบ › การตั้งค่าไซต์ › การจัดการข้อมูลรั่วไหล (ดู รายงาน)
• การติดป้ายระดับความลับ (คอนโซลระบบ › การตั้งค่าไซต์ › การติดป้ายระดับความลับ): แถบบนและล่างของแอปพร้อมระดับความลับ และระดับสำหรับแต่ละช่อง
• ข้อกำหนดในการให้บริการแบบกำหนดเอง (คอนโซลระบบ › การปฏิบัติตามกฎระเบียบ): ข้อกำหนดที่ทุกคนต้องยอมรับก่อนใช้งานเซิร์ฟเวอร์
• บันทึกการตรวจสอบ: เซิร์ฟเวอร์จะบันทึกการดำเนินการด้านการบริหารและการดูแลระบบในบันทึกการตรวจสอบ ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถอ่านได้

สิ่งที่คุณควรสอบถามผู้ดูแลระบบ