Funcționarea Antimatter pentru o organizație

Un spațiu de lucru pentru o companie sau organizație necesită mai mult control decât o comunitate de hobby: cine poate intra, ce văd persoanele din exterior, cât timp se păstrează mesajele și cum sunt arhivate. Majoritatea acestor aspecte sunt setări de server: această pagină explică ce există, ce puteți face singuri și ce să solicitați administratorului de sistem.

Cine decide ce

Într-o organizație, administratorii comunității gestionează de obicei spațiul de lucru zi de zi, iar o echipă de IT administrează serverul. Împărțirea responsabilităților este:

• Dumneavoastră, ca administrator de comunitate: setările comunității, canalele și categoriile, rolurile, integrarea noilor membri, atributele membrilor, canalele oaspeților, moderarea și integrările. Toate acestea sunt descrise în acest ghid.
• Administratorul de sistem: cine poate crea un cont și cum se autentifică utilizatorii, conturile de oaspete, permisiunile la nivel de server, reținerea mesajelor, exporturile pentru conformitate, setările de confidențialitate și aplicațiile. Acestea se găsesc în Consola de sistem.

Dacă serverul este destinat exclusiv organizației dumneavoastră, cereți administratorului de sistem să seteze Tipul comunităților noi pe Mediu de lucru (Consola de sistem › Configurarea site-ului › Utilizatori și echipe), astfel încât fiecare comunitate nouă să fie un mediu de lucru. Dacă este setat înainte de actualizarea la Antimatter 0.9.0 (cu variabila de mediu AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), se aplică și comunităților care există deja; ulterior, administratorii fiecărei comunități își schimbă tipul în mod independent.

Într-o organizație mică, aceeași persoană face adesea ambele. Dacă sunteți administrator de sistem, veți găsi Consola de sistem din meniul avatarului; setările în sine sunt explicate în Funcționarea unui server.

Controlați cine intră

În comunitate:

• Faceți comunitatea privată (Echipă privată în Setările echipei › Acces), astfel încât nimeni nu se poate alătura fără o invitație.
• Permiteți doar domeniile de e-mail ale organizației dumneavoastră să se alăture (a se vedea Cine se poate alătura).
• Regenerați linkul de invitație când părăsește cineva care ar putea încă să îl aibă.

Pe server, solicitați administratorului de sistem:

• Autentificare cu conturile companiei: Antimatter poate autentifica utilizatorii cu AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google sau Office 365, în Consola de sistem › Autentificare. Utilizatorii folosesc apoi contul pe care îl au deja, iar părăsirea companiei le închide accesul.
• Sincronizare de grup: cu AD/LDAP, grupurile din directorul dumneavoastră pot gestiona cine este într-o comunitate și în canalele sale private. Tabul Acces al comunității va indica atunci că membrii sunt adăugați și eliminați de grupurile asociate.
• Crearea de conturi: Activați crearea de cont și Restrictionați noii membri ai sistemului și ai echipei la domeniile de e-mail specificate, în Consola de sistem › Autentificare › Înregistrare.
• Reguli de afiliere bazate pe atribute: cu controlul accesului bazat pe atribute (Consola de sistem › Atribute de sistem › Acces bazat pe atribute), o echipă sau un canal poate fi rezervat persoanelor a căror atribute se potrivesc, de exemplu, unui departament sau unui nivel de acces. Odată activat, setările echipei afișează taburile Membru în echipă și Membru în canale, iar setările canalului afișează un tab Politica de afiliere.

Oaspeți din exterior

Oaspeții vă permit să lucrați cu clienți, contractori și parteneri în câteva canale, fără a le oferi restul spațiului de lucru (a se vedea Oaspeți). Conturile de oaspete sunt dezactivate până când un administrator de sistem le activează în Consola de sistem › Autentificare › Acces pentru oaspeți (beta), unde poate, de asemenea:

• să listeze domeniile de e-mail de la care pot proveni oaspeții (Domenii de oaspeți cu listă albă);
• să impună autentificarea cu doi factori pentru oaspeți (Aplicați autentificarea cu mai mulți factori);
• să permită oaspeților să se autentifice cu un link trimis prin e-mail, fără parolă.

Bună practică: acordați fiecărei organizații partenere propriul canal privat și verificați periodic oaspeții din echipa dumneavoastră. Canalele cu oaspeți indică acest lucru în antet, astfel încât nimenui să nu uite cine citește.

Canale și structură

• Setați Tipul comunității pe Mediu de lucru (Setările echipei › Canale): persoanele care creează un canal îl pot apoi arhiva, iar apelurile sunt active în canale. Consultați Tipul comunității.
• Dezactivați Membrii sunt în fiecare canal (Setările echipei › Canale): într-un mediu de lucru, oamenii se alătură canalelor din domeniul lor de activitate și părăsesc pe celelalte.
• Utilizați aspectul Mediu de lucru sau Amestecat și categorii pentru toți utilizatorii pentru canalele importante pentru toată lumea (anunțuri, asistență IT, birou). Predefiniția Mediu de lucru setează tipul pe Mediu de lucru; Amestecat îl setează pe Comunitate, deci trebuie să îl readaptați pe Mediu de lucru ulterior.
• Creați echipe pentru departamentele dumneavoastră, cu eticheta, liderul și canalul lor, și activați Toată lumea afișează o insignă de echipă pentru ca oamenii să vadă la un singur ochi cine lucrează unde (a se vedea Echipe într-o comunitate).
• Folosiți atributele membrilor setate de administratori pentru detalii precum sediul, compania unui subcontractor sau tipul contractului (a se vedea Atributele membrilor).
• Păstrați canalele sensibile private și, dacă este necesar, limitați-le la anumite roluri (a se vedea Permisiunile canalului).

Intimitatea între colegi

Acestea sunt setări de server, în Consola de sistem › Configurarea site-ului › Utilizatori și echipe:

• Arată adresa de e-mail și Afișați numele complet: dacă oamenii văd adresele de e-mail și numele complete ale celorlalți. Ambele sunt afișate implicit.
• Permiteți utilizatorilor să deschidă canale Direct Message cu: Orice utilizator de pe serverul Antimatter, sau doar Orice membru al echipei, adică persoanele care împărtășesc o comunitate.
• Activați ignorarea, blocarea și cererile de mesaj: activat implicit. Multe medii de lucru îl dezactivează astfel încât colegii să fie mereu accesibili; opțiunile făcute de utilizatori sunt păstrate în cazul în care funcția este reactivată.
• Restrângeți exportul canalului doar administratorilor: implicit, oricine poate citi un canal poate exporta mesajele acestuia într-un fișier CSV. Activați această opțiune pentru a limita exporturile doar administratorilor de canal, comunitate și sistem.

Cât de mult sunt păstrate mesajele

Implicit, Antimatter păstrează fiecare mesaj și fișier pentru totdeauna. Un administrator de sistem poate configura o politică de păstrare a datelor în Consola de sistem › Conformitate › Politici de păstrare a datelor:

• o Politica globală de păstrare a datelor, care șterge mesajele și fișierele după o perioadă stabilită pe întregul server;
• Politici de păstrare personalizate, pentru comunități și canale specifice, de exemplu pentru a păstra un canal juridic mai mult timp sau un canal social mai puțin.

Mesajele șterse sunt eliminate definitiv. Stabiliți duratele împreună cu echipa juridică sau de conformitate înainte de a solicita o politică.

Arhivare și conformitate

• Compatibilitate Export (Beta) (Consola de sistem › Conformitate › Compatibilitate Export (Beta)): un export regulat al tuturor mesajelor în format CSV, Actiunea XML sau Relay Global EML, pentru un sistem de arhivare. Este dezactivat implicit.
• Exportul canalului: pentru a preda istoricul unui canal, exportați-l dumneavoastră în format CSV din meniul acestuia (a se vedea Exportul unui canal).
• Limita de timp pentru editare: în permisiunile serverului, un administrator de sistem poate limita cât de mult timp după publicare pot edita utilizatorii propriile mesaje.
• Raportări de informații sensibile: membrii pot raporta un mesaj care nu ar trebui să fie acolo, de exemplu date personale publicate în canalul greșit. Mesajul este ascuns în timp ce evaluatorii decid. Un administrator de sistem activează această funcție și alege evaluatorii în Consola de sistem › Configurarea site-ului › Gestionarea scurgerilor de date (a se vedea Raportări).
• Marcaje de clasificare (Consola de sistem › Configurarea site-ului › Marcaje de clasificare): un banner cu un nivel de clasificare în partea de sus și de jos a aplicației, și un nivel pentru fiecare canal.
• Termeni și condiții personalizați (Beta) (Consola de sistem › Conformitate): termeni pe care toți utilizatorii trebuie să îi accepte înainte de a folosi serverul.
• Jurnal de audit: serverul înregistrează acțiunile de administrare și moderare în jurnalul de audit, pe care administratorii de sistem îl pot citi.

Ce să cereți administratorului de sistem