Gestire Antimatter per un'organizzazione

Un'area di lavoro aziendale o organizzativa richiede più controllo rispetto a una community amatoriale: chi può entrare, cosa vedono gli esterni, per quanto tempo i messaggi vengono conservati e come vengono archiviati. La maggior parte di queste opzioni sono impostazioni del server: questa pagina spiega cosa esiste, cosa puoi fare da solo e cosa chiedere al tuo amministratore di sistema.

Chi decide cosa

In un'organizzazione, gli amministratori della community gestiscono solitamente l'area di lavoro quotidianamente, mentre un team IT gestisce il server. La ripartizione è la seguente:

• Tu, come amministratore della community: le impostazioni della community, canali e categorie, ruoli, onboarding, attributi dei membri, canali degli ospiti, moderazione e integrazioni. Tutto questo è descritto in questa guida.
• L'amministratore di sistema: chi può creare un account e come le persone accedono, account degli ospiti, permessi a livello di server, conservazione dei messaggi, esportazioni per la conformità, impostazioni sulla privacy e le app. Queste si trovano nella Console di Sistema.

Se il server è destinato esclusivamente alla tua organizzazione, chiedi al tuo amministratore di sistema di impostare Tipo di nuove community su Ambiente di lavoro (Console di Sistema › Configurazione sito › Utenti e squadre), in modo che ogni nuova community sia un ambiente di lavoro. Se impostato prima dell'aggiornamento ad Antimatter 0.9.0 (con la variabile di ambiente AM_TEAMSETTINGS_DEFAULTCOMMUNITYKIND=workplace), si applica anche alle community già esistenti; successivamente, gli amministratori di ciascuna community ne modificano il tipo autonomamente.

In un'organizzazione piccola, spesso la stessa persona ricopre entrambi i ruoli. Se sei un amministratore di sistema, troverai la Console di Sistema dal menu del tuo avatar; le impostazioni in sé sono spiegate in Gestire un server.

Controlla chi può entrare

Nella community:

• Rendi la community privata (Team privato in Impostazioni del team › Accesso), in modo che nessuno possa unirsi senza un invito.
• Consenti solo i domini email della tua organizzazione di unirsi (vedi Chi può unirsi).
• Rigenera il link di invito quando qualcuno lascia la community e potrebbe ancora averlo.

Sul server, chiedi al tuo amministratore di sistema:

• Accesso con gli account aziendali: Antimatter può autenticare gli utenti tramite AD/LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect, Google o Office 365, in Console di Sistema › Autenticazione. Gli utenti utilizzano quindi l'account che hanno già, e la cessazione del rapporto con l'azienda chiude il loro accesso.
• Sincronia gruppo: con AD/LDAP, i gruppi della tua directory possono gestire chi fa parte di una community e dei suoi canali privati. La scheda Accesso della community indica quindi che i membri vengono aggiunti e rimossi dai gruppi collegati.
• Creazione account: Abilita creazione account e Limita i nuovi membri del sistema e del team a domini email specificati, in Console di Sistema › Autenticazione › Registrazione.
• Regole di adesione basate su attributi: con il controllo degli accessi basato su attributi (Console di Sistema › Attributi di sistema › Accesso basato su attributi), una community o un canale possono essere riservati alle persone i cui attributi corrispondono, ad esempio un dipartimento o un livello di autorizzazione. Una volta attivato, le impostazioni della community mostrano le schede Adesione al team e Adesione ai canali, e le impostazioni del canale mostrano la scheda Politica di adesione.

Ospiti esterni

Gli ospiti ti permettono di lavorare con clienti, appaltatori e partner in pochi canali, senza concedere loro il resto dell'area di lavoro (vedi Ospiti). Gli account ospite sono disattivati finché un amministratore di sistema non li attiva in Console di Sistema › Autenticazione › Accesso ospite (Beta), dove possono anche:

• elencare i domini email da cui possono provenire gli ospiti (Domini ospite consentiti);
• richiedere l'autenticazione a due fattori per gli ospiti (Forza Autenticazione Multifattore);
• consentire agli ospiti di accedere tramite un link inviato via e-mail, senza password.

Buona pratica: assegna a ogni organizzazione partner il proprio canale privato e controlla periodicamente gli ospiti presenti nella tua community. I canali con ospiti lo indicano nell'intestazione, in modo che nessuno dimentichi chi sta leggendo.

Canali e struttura

• Imposta Tipo di community su Ambiente di lavoro (Impostazioni del team › Canali): le persone che creano un canale possono poi archiviarlo, e le chiamate sono attive nei canali. Vedi Tipo di community.
• Disattiva I membri sono in tutti i canali (Impostazioni del team › Canali): in un ambiente di lavoro, le persone si uniscono ai canali del loro lavoro ed escono dagli altri.
• Utilizza il layout Ambiente di lavoro o Ibrido, e categorie per tutti per i canali che interessano a tutti (annunci, assistenza IT, ufficio). Il preset Ambiente di lavoro imposta il tipo su Ambiente di lavoro; Ibrido lo imposta su Community, quindi impostalo di nuovo su Ambiente di lavoro in seguito.
• Crea team per i tuoi dipartimenti, con il loro tag, responsabile e canale, e attiva Tutti mostrano il badge di un team in modo che le persone vedano a colpo d'occhio chi lavora dove (vedi Team all'interno di una community).
• Utilizza gli attributi dei membri impostati dagli amministratori per dettagli come la sede, l'azienda di un subappaltatore o il tipo di contratto (vedi Attributi dei membri).
• Mantieni i canali sensibili privati e, se necessario, riservali solo ad alcuni ruoli (vedi Permessi dei canali).

Privacy tra colleghi

Queste sono impostazioni del server, in Console di Sistema › Configurazione sito › Utenti e squadre:

• Mostra Indirizzo Email e Mostra nome completo: se le persone vedono gli indirizzi email e i nomi completi degli altri. Entrambi sono mostrati di default.
• Abilita gli utenti ad aprire canali di Messaggi Diretti con: Qualunque utente sul server Antimatter, o solo Qualsiasi membro della squadra, cioè le persone che condividono una community.
• Attiva ignorare, bloccare e richieste di messaggio: attivo di default. Molti ambienti di lavoro lo disattivano in modo che i colleghi siano sempre raggiungibili; le scelte fatte dalle persone vengono mantenute nel caso in cui venga riattivato.
• Limita l’esportazione dei canali agli amministratori: di default chiunque possa leggere un canale può esportarne i messaggi in un file CSV. Attiva questa opzione per limitare le esportazioni agli amministratori di canale, community e sistema.

Durata di conservazione dei messaggi

Di default Antimatter conserva ogni messaggio e file per sempre. Un amministratore di sistema può impostare una politica di conservazione dati in Console di Sistema › Conformità › Politiche di conservazione dati:

• una Politica di conservazione globale, che elimina i messaggi e i file dopo un periodo di tempo impostato sull'intero server;
• Politiche di conservazione personalizzate, per community e canali specifici, ad esempio per conservare più a lungo un canale legale o meno a lungo un canale sociale.

I messaggi eliminati vengono rimossi in modo permanente. Concorda le durate con il tuo team legale o di conformità prima di richiedere una politica.

Archiviazione e conformità

• Esportazione Conforme (Beta) (Console di Sistema › Conformità › Esportazione Conforme (Beta)): un'esportazione regolare di tutti i messaggi in CSV, Actiance XML o Global Relay EML, per un sistema di archiviazione. È disattivata di default.
• Esportazione del canale: per trasferire la cronologia di un canale, esportalo tu stesso in CSV dal suo menu (vedi Esporta un canale).
• Limite di tempo per la modifica: nelle autorizzazioni del server, un amministratore di sistema può limitare per quanto tempo, dopo la pubblicazione, le persone possono modificare i propri messaggi.
• Segnalazioni di informazioni sensibili: i membri possono segnalare un messaggio che non dovrebbe essere lì, ad esempio dati personali pubblicati nel canale sbagliato. Viene quindi nascosto mentre i revisori decidono. Un amministratore di sistema lo attiva e sceglie i revisori in Console di Sistema › Configurazione sito › Gestione fuoriuscita dati (vedi Segnalazioni).
• Marchi di classificazione (Console di Sistema › Configurazione sito › Marchi di classificazione): un banner con un livello di classificazione in alto e in basso dell'app, e un livello per canale.
• Termini di Servizio Personalizzati (Beta) (Console di Sistema › Conformità): termini che tutti devono accettare prima di utilizzare il server.
• Registro di audit: il server registra le azioni amministrative e di moderazione nel proprio registro di audit, che gli Amministratori di sistema possono consultare.

Cosa chiedere al proprio Amministratore di sistema