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Membres et intégration

Comment les personnes rejoignent votre communauté, comment les accueillir avec une intégration, comment conserver les détails sur les membres, et comment les membres partent ou sont supprimés.

Inviter des personnes

Ouvrez le menu de la communauté et choisissez Inviter des utilisateurs. Par défaut, chaque membre peut inviter des utilisateurs ; l’élément est absent pour ceux qui ne peuvent pas le faire.

  1. Sous Inviter comme, choisissez Membre ou Utilisateur invité. Ce choix n’apparaît que lorsque les utilisateurs invités sont activés sur le serveur.
  2. Dans À :, tapez les noms des personnes qui ont déjà un compte sur le serveur, ou les adresses e-mail des personnes qui n'en ont pas.
  3. Sous Ajouter aux canaux, sélectionnez les canaux que les personnes invitées rejoindront. C'est facultatif pour les membres, et obligatoire pour les invités.
  4. Facultativement, choisissez Définir un message personnalisé pour ajouter quelques mots à l'e-mail d'invitation.
  5. Choisissez Inviter. Un récapitulatif montre qui a été invité et quelles invitations n'ont pas pu être envoyées.

L'invitation par e-mail nécessite que le serveur envoie des e-mails et que les invitations par e-mail soient activées. Si le serveur n'envoie pas d'e-mails, vous pouvez toujours ajouter des personnes qui ont déjà un compte. Demandez à votre administrateur système si les adresses e-mail sont refusées.

Dans la même boîte de dialogue, avec Membre sélectionné, Copier le lien d'invitation copie le lien d'invitation de la communauté. Quiconque l'ouvre peut créer un compte (si le serveur autorise l'inscription) et rejoindre la communauté. Partagez-le dans une lettre d'information, sur un site web ou dans un message de forum.

Le lien reste valide jusqu’à ce que vous le modifiiez. S’il se retrouve quelque part où il ne devrait pas, créez-en un nouveau avec Régénérer dans Paramètres de l’équipe › Accès : l’ancien lien cesse alors de fonctionner. Une communauté ne dispose que d’un seul lien d’invitation à la fois.

Inviter quelqu'un que vous connaissez déjà

Pour amener quelqu'un d'une autre communauté dans la vôtre, cliquez avec le bouton droit sur son nom et choisissez Inviter à une communauté, puis la communauté. La personne est ajoutée immédiatement.

Communautés ouvertes

Si la communauté est publique (voir Qui peut rejoindre), toute personne disposant d’un compte sur le serveur peut la trouver avec Rejoindre une autre équipe et y adhérer sans invitation. Sur un serveur où n’importe qui peut s’inscrire, c’est la méthode la plus simple pour gérer une communauté publique. Si la communauté n’autorise que certains domaines d’adresse e-mail, les personnes ayant d’autres adresses ne peuvent pas y adhérer, même avec le lien.

Invités

Les utilisateurs invités sont des personnes extérieures, telles qu’un client, un prestataire ou une organisation partenaire. Un utilisateur invité ne voit que les canaux auxquels il a été ajouté : il ne peut ni parcourir ni rejoindre les autres canaux de la communauté. Son nom est accompagné d’une étiquette Utilisateur invité, et l’en-tête d’un canal contenant des utilisateurs invités l’indique.

  • Les comptes d’utilisateurs invités sont désactivés par défaut. Un administrateur système les active dans Console système › authentification › Accès utilisateur invité, et peut exiger que les utilisateurs invités proviennent de certains domaines d’adresse e-mail ou qu’ils utilisent l’authentification à deux facteurs.
  • Les administrateurs de la communauté invitent les utilisateurs invités depuis Inviter des utilisateurs, en choisissant les canaux qu’ils peuvent utiliser. Pour accorder à un utilisateur invité un autre canal ultérieurement, ajoutez-le à ce canal depuis celui-ci.
  • Lorsque l'administrateur système l'autorise, Autoriser les invités invités à se connecter avec un lien magique (sans mot de passe) permet aux invités de se connecter via un lien envoyé par e-mail.
  • Pour faire d’un utilisateur invité un membre à part entière, ou d’un membre un utilisateur invité, demandez-le à un administrateur système : cela se fait dans Console système › Gestion des utilisateurs › Utilisateurs, avec Promouvoir en Membre ou Rétrograder en Invité.

Les invités ne sont jamais ajoutés automatiquement aux canaux, même lorsque tout le monde dans la communauté est présent dans tous les canaux.

Gérer les membres

Ouvrez le menu de la communauté et choisissez Gérer les membres (les membres voient Voir les membres). La liste affiche tout le monde avec leur rôle. Dans le menu à côté du rôle d’une personne, vous pouvez :

  • leur attribuer le rôle d’administrateur d’équipe avec Assigner le rôle d'administrateur d'équipe, ou le retirer avec Définir comme membre d'équipe ;
  • les retirer de la communauté, avec Retirer de l'équipe.

Cette boîte de dialogue provient de l'interface classique et dit encore « équipe ». Vous pouvez également agir sur quelqu'un n'importe où vous voyez son nom : cliquez dessus avec le bouton droit, ou ouvrez sa carte de profil. Voir Modération pour la vue mod, les timeouts et les suppressions.

Une communauté n’a pas de limite de membres par défaut. Si votre administrateur système en a défini une (Nombre maximum de membres par communauté ) et que les invitations commencent à échouer, demandez-lui de l’augmenter.

Intégration

Un questionnaire d’accueil accueille les nouveaux membres la première fois qu’ils ouvrent votre communauté. Il affiche un message de bienvenue et quelques questions. Chaque réponse peut attribuer des rôles et des canaux au nouveau membre, afin que chacun trouve les bons endroits dès sa première minute.

Rédiger l'intégration

  1. Si les réponses doivent attribuer des rôles, créez d’abord ces rôles et activez Tout le monde peut le prendre pour eux (voir Rôles que tout le monde peut prendre). L’accueil ne peut attribuer que des rôles ouverts à tous.
  2. Ouvrez le menu de la communauté, choisissez Configuration de l’équipe, puis Questionnaire d’accueil…. Cela ouvre l’onglet Questionnaire d’accueil des paramètres de la communauté.
  3. Rédigez un texte de Bienvenue : de quoi traite la communauté et quelles sont ses principales règles, en quelques lignes.
  4. Choisissez Ajouter une question, par exemple « Qu'est-ce qui vous amène ici ? ». Laissez Plusieurs réponses activé si les personnes peuvent sélectionner plus d'une réponse.
  5. Pour chaque réponse, rédigez son texte, puis cliquez sur les rôles et les canaux publics qu'elle accorde. Choisissez Ajouter une réponse pour la suivante.
  6. Choisissez Enregistrer.

Les canaux que vous pouvez proposer sont les canaux publics dont vous êtes membre. Pour supprimer l'intégration, supprimez ses questions et son texte de bienvenue, puis enregistrez.

Ce que voient les nouveaux arrivants

La première fois qu’une personne ouvre l’équipe, une boîte de dialogue Bienvenue dans affiche votre texte et vos questions. Elle sélectionne ses réponses et choisit Fait, ou choisit Passer. Dans les deux cas, elle ne la voit plus dans cette équipe. Les personnes qui ont rejoint l’équipe avant que vous ayez rédigé le questionnaire d’accueil le voient la prochaine fois qu’elles ouvrent l’équipe.

Les membres peuvent modifier leurs rôles ouverts plus tard depuis le menu de la communauté, sous Vos rôles….

Pour une communauté publique, combinez l'intégration avec une catégorie verrouillée « Informations » contenant un canal de règles et un canal d'annonces, ainsi qu'une bannière en haut du canal de règles (voir Paramètres du canal).

Attributs des membres

Les attributs des membres sont des détails sur vos membres qui s'affichent sur leur carte de profil dans votre communauté, tels que leur entreprise, leur site, leur sous-traitant ou leurs pronoms. Ils appartiennent à la communauté : les autres communautés du serveur ne les voient pas.

Définir les attributs

Ouvrez le menu de la communauté, choisissez Configuration de l’équipe, puis Attributs des membres… : cela ouvre l’onglet Attributs des membres des paramètres de la communauté. Choisissez Ajouter un attribut. Pour chaque attribut, définissez :

  • Nom, par exemple « Entreprise ».
  • Type : Texte, Choix, Plusieurs choix, Date, Lien, E-mail, Numéro de téléphone, Personne ou personnes. Pour les choix, listez les Choix.
  • Qui le définit : Chaque membre le remplit pour lui-même, ou seuls les Admins le font.
  • Qui le voit : Tout le monde, Admins, ou Masqué. Les admins et le membre lui-même le voient toujours ; les attributs masqués ne sont pas affichés sur les profils.
  • Afficher dans la liste des membres : affiche l'attribut sous les noms des personnes dans la liste des membres, à la place de leur position, et permet à tout le monde de filtrer la liste par celui-ci. Un seul attribut peut être affiché ainsi.

Utilisez Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas pour définir l’ordre des cartes de profil. Une communauté peut avoir jusqu’à 50 attributs. La suppression d’un attribut supprime également les valeurs de tous les membres.

Les renseigner

Pour définir les attributs d’une personne, cliquez avec le bouton droit sur son nom et choisissez Modifier les attributs…. Les admins de l’équipe peuvent définir tous les attributs de tout le monde ; les membres peuvent définir les leurs, à l’exception de ceux définis par les admins. Les attributs visibles uniquement par les Admins s’affichent avec un cadenas sur la carte de profil.

Dans une entreprise, un attribut défini par les administrateurs et visible uniquement par eux est un bon endroit pour stocker des détails internes, comme une date de fin de contrat, que les collègues n’ont pas besoin de voir.

Un serveur a également ses propres attributs, identiques pour toutes les communautés, que l’administrateur système définit dans Console système › Attributs système › Gestion des attributs. Ils s’affichent sur les cartes de profil avant les attributs de votre communauté, et seuls les administrateurs système peuvent les définir pour les autres. Certains peuvent provenir du fournisseur de connexion, comme un annuaire d’entreprise.

Lorsque des membres quittent ou sont retirés

  • Les membres quittent l’équipe via Quitter l’équipe dans le menu de l’équipe.
  • Les personnes qui quittent ou sont retirées perdent leurs rôles et leurs équipes dans la communauté. Leurs messages restent.
  • Une personne retirée de la communauté peut revenir avec une nouvelle invitation, ou en rejoignant à nouveau si la communauté est publique. Pour empêcher définitivement quelqu’un d’accéder, un administrateur système doit désactiver son compte (voir Empêcher quelqu’un d’accéder).