Miembros y incorporación

Cómo las personas se unen a tu comunidad, cómo darles la bienvenida con una incorporación, cómo mantener detalles sobre los miembros y cómo los miembros salen o son eliminados.

Invitar personas

Abre el menú de la comunidad y elige Invitar Personas. Por defecto, todos los miembros pueden invitar personas; el elemento no aparece para quienes no pueden.

1. Debajo de Invitar como, elige Miembro o Huésped. Esta opción solo aparece cuando los huéspedes están habilitados en el servidor.
2. En Para:, escribe los nombres de personas que ya tienen una cuenta en el servidor, o las direcciones de correo electrónico de personas que no la tienen.
3. Debajo de Agrega a canales, selecciona los canales a los que se unirán las personas invitadas. Esto es opcional para los miembros y obligatorio para los huéspedes.
4. Opcionalmente, elige Establece un mensaje personalizado para agregar algunas palabras al correo electrónico de invitación.
5. Elige Invitar. Un resumen muestra quién fue invitado y qué invitaciones no se pudieron enviar.

Invitar por correo electrónico requiere que el servidor envíe correos y que las invitaciones por correo estén activadas. Si el servidor no envía correos, aún puedes agregar personas que ya tienen una cuenta. Pregunta a tu administrador del sistema si las direcciones de correo son rechazadas.

Compartir un enlace de invitación

En el mismo diálogo, con Miembro seleccionado, Copiar enlace de invitación copia el enlace de invitación de la comunidad. Cualquiera que lo abra puede crear una cuenta (si el servidor permite el registro) y unirse a la comunidad. Compártelo en un boletín, en un sitio web o en una publicación de foro.

El enlace permanece válido hasta que lo cambies. Si termina en un lugar donde no debería, crea uno nuevo con Regenerar en Configuración del equipo › Acceso: el enlace anterior deja de funcionar. Una comunidad tiene un solo enlace de invitación a la vez.

Invitar a alguien que ya conoces

Para traer a alguien de otra comunidad a la tuya, haz clic derecho en su nombre y elige Invitar a una comunidad, luego la comunidad. Se agregan de inmediato.

Comunidades abiertas

Si la comunidad es pública (ver Quién puede unirse), cualquiera con una cuenta en el servidor puede encontrarla con Unirse a otro equipo y unirse sin una invitación. En un servidor donde cualquiera puede registrarse, esa es la forma más sencilla de operar una comunidad pública. Si la comunidad solo permite ciertos dominios de correo, las personas con otras direcciones no pueden unirse, incluso con el enlace.

Huéspedes

Los invitados son personas externas, como un cliente, un contratista o una organización asociada. Un invitado solo ve los canales a los que se le ha añadido: no puede explorar ni unirse a otros canales de la comunidad. Su nombre tiene una etiqueta de Invitado, y la cabecera de un canal con invitados lo indica.

• Las cuentas de invitado están desactivadas de forma predeterminada. Un administrador de sistema las activa en Consola de sistema › Autenticación › Acceso de Huéspedes, y puede exigir que los invitados provengan de ciertos dominios de correo electrónico o que usen la autenticación de dos factores.
• Los administradores de la comunidad invitan a los invitados desde Invitar Personas, eligiendo los canales que pueden usar. Para dar a un invitado otro canal más adelante, añádelo desde el canal.
• Cuando el administrador de sistema lo permite, Allow invited guests to log in with a magic link (without password) permite a los invitados iniciar sesión con un enlace enviado por correo electrónico.
• Para convertir a un invitado en miembro completo, o a un miembro en invitado, pide a un administrador de sistema: se hace en Consola de sistema › Gestión de Usuarios › Usuarios, con Promover a miembro o Degradar a invitado.

Los invitados nunca se añaden a los canales automáticamente, incluso cuando todos en la comunidad están en todos los canales.

Gestionar miembros

Abre el menú de la comunidad, selecciona Configuración del equipo y, a continuación, la pestaña Miembros (las personas sin acceso a la configuración del equipo ven Ver miembros en el menú en su lugar). La lista muestra a todos con su rol y, si puedes añadir personas, el botón Invitar Personas. Si gestionas los roles de la comunidad, el menú junto al rol de una persona te permite:

• hacerla administradora de la comunidad, con Hacer Admin de Equipo, o quitarle ese rol con Hacer Miembro del Equipo;
• quitarla de la comunidad, con Quitar del equipo.

Esta lista proviene de la interfaz clásica y todavía dice "team". También puedes actuar sobre alguien desde cualquier lugar donde veas su nombre: haz clic derecho en él o abre su tarjeta de perfil. Consulta Moderación para ver la vista de moderación, los tiempos de espera y las eliminaciones.

Integración

La incorporación da la bienvenida a las personas nuevas la primera vez que abren tu comunidad. Muestra un texto de bienvenida y algunas preguntas. Cada respuesta puede asignarles roles y canales, para que encuentren los lugares adecuados desde el primer minuto.

Escribir la integración

1. Si las respuestas deben dar roles, primero crea esos roles y activa Cualquiera puede asumirlo para ellos (consulta Roles que cualquiera puede asumir). La integración solo puede dar roles que estén abiertos a todos.
2. Abre el menú de la comunidad, selecciona Configuración del equipo y, a continuación, la pestaña Incorporación.
3. Escribe un texto de Bienvenida: de qué trata el equipo y sus normas principales, en pocas líneas.
4. Elige Agregar una pregunta, por ejemplo «¿Qué te trae por aquí?». Deja activada la opción Varias respuestas si las personas pueden elegir más de una respuesta.
5. Para cada respuesta, escribe su texto y luego haz clic en los roles y los canales públicos que otorga. Elige Agregar una respuesta para la siguiente.
6. Elige Guardar.

Los canales que puedes ofrecer son los canales públicos de los que eres miembro. Para eliminar la incorporación, borra sus preguntas y su texto de bienvenida, y guarda.

Lo que ven las personas nuevas

Si la comunidad tiene reglas que los miembros deben aceptar (consulta Reglas), los nuevos miembros ven primero un diálogo Reglas de…, con los botones Acepto y Ahora no. Hasta que acepten, un aviso, "Acepta las reglas para publicar aquí", con el botón Leer y aceptar, ocupa el lugar del cuadro de mensaje en los canales de la comunidad. En la aplicación móvil y en la interfaz clásica, escriben /rules y /rules agree.

La primera vez que alguien abre el equipo, aparece un diálogo de Bienvenida a con tu texto y tus preguntas. Eligen sus respuestas y eligen Hecho, o eligen Omitir. En cualquier caso, no lo verán de nuevo en ese equipo. Las personas que se unieron antes de que escribieras la incorporación lo verán la próxima vez que abran el equipo.

Los miembros pueden cambiar sus roles abiertos más adelante desde el menú del equipo, en Tus roles….

Atributos de los miembros

Los atributos de los miembros son detalles sobre tus miembros que se muestran en su tarjeta de perfil en tu equipo, como su empresa, sitio, subcontratista o pronombres. Pertenecen al equipo: otros equipos del servidor no los ven.

Definir los atributos

Abre el menú de la comunidad, selecciona Configuración del equipo y, a continuación, la pestaña Atributos de miembro. Selecciona Añadir atributo. Para cada atributo, establece:

• Nombre, por ejemplo «Empresa».
• Tipo: Texto, Opción, Varias opciones, Fecha, Enlace, Correo electrónico, Número de teléfono, Persona o personas. Para las opciones, lista las Opciones.
• Quién lo establece: Cada miembro lo completa por sí mismo, o solo los Administradores lo hacen.
• Quién lo ve: Todos, Administradores o Oculto. Los administradores y el propio miembro siempre lo ven; los atributos ocultos no se muestran en los perfiles.
• Mostrar en la lista de miembros: muestra el atributo bajo los nombres de las personas en la lista de miembros, en lugar de su cargo, y permite a todos filtrar la lista por él. Solo se puede mostrar un atributo de esta manera.

Usa Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para establecer el orden de las tarjetas de perfil. Un equipo puede tener hasta 50 atributos. Al eliminar un atributo, se eliminan también los valores de todas las personas.

Rellénalos

Para establecer los atributos de una persona, haz clic derecho en su nombre y elige Editar atributos…. Los administradores del equipo pueden establecer todos los atributos de todas las personas; los miembros pueden establecer los propios, excepto aquellos establecidos por los administradores. Los atributos visibles solo para Administradores se muestran con un candado en la tarjeta de perfil.

Un servidor también tiene sus propios atributos, los mismos para todos los equipos, que un administrador del sistema define en Consola de sistema › Atributos del sistema › Gestión de atributos. Se muestran en las tarjetas de perfil antes de los atributos de tu equipo, y solo los administradores del sistema los establecen para otras personas. Algunos pueden provenir del proveedor de inicio de sesión, como un directorio de empresa.

Cuando las personas salen o son eliminadas

• Los miembros salen con Salir del equipo en el menú del equipo.
• Las personas que salen o son eliminadas pierden sus roles y sus equipos en el equipo. Sus mensajes permanecen.
• Una persona eliminada del equipo puede volver con una nueva invitación, o uniéndose de nuevo si el equipo es público. Para mantener a alguien fuera de forma permanente, un administrador del sistema debe desactivar su cuenta (ver Mantener a alguien fuera).