Anggota dan onboarding

Bagaimana orang bergabung ke komunitas Anda, cara menyambut mereka dengan onboarding, cara menyimpan detail tentang anggota, dan bagaimana anggota keluar atau dihapus.

Undang orang

Buka menu komunitas dan pilih Undang orang. Secara bawaan, setiap anggota dapat mengundang orang; item ini tidak ada untuk mereka yang tidak bisa.

1. Di bawah Undang sebagai, pilih Anggota atau Tamu. Pilihan ini hanya muncul ketika tamu diaktifkan di server.
2. Di Ke:, ketik nama orang yang sudah memiliki akun di server, atau alamat email orang yang belum.
3. Di bawah Tambahkan ke kanal, pilih kanal yang akan diikuti oleh orang yang diundang. Ini opsional untuk anggota, dan wajib untuk tamu.
4. Secara opsional, pilih Atur pesan khusus untuk menambahkan beberapa kata ke email undangan.
5. Pilih Undang. Ringkasan akan menunjukkan siapa yang diundang dan undangan mana yang tidak dapat dikirim.

Mengundang melalui email membutuhkan server untuk mengirim email, dan undangan email harus diaktifkan. Jika server tidak mengirim email, Anda masih dapat menambahkan orang yang sudah memiliki akun. Hubungi admin sistem Anda jika alamat email ditolak.

Bagikan tautan undangan

Di dialog yang sama, dengan Anggota dipilih, Salin tautan undangan menyalin tautan undangan komunitas. Siapa pun yang membukanya dapat membuat akun (jika server mengizinkan pendaftaran) dan bergabung ke komunitas. Bagikan di buletin, di situs web, atau di posting forum.

Tautan tetap berlaku sampai Anda mengubahnya. Jika tautan itu tersebar ke tempat yang tidak seharusnya, buat tautan baru dengan Buat Ulang di Pengaturan tim › Akses: tautan lama kemudian tidak akan berfungsi lagi. Satu tim hanya memiliki satu tautan undangan pada satu waktu.

Undang seseorang yang sudah Anda kenal

Untuk membawa seseorang dari komunitas lain ke komunitas Anda, klik kanan nama mereka dan pilih Undang ke komunitas, lalu pilih komunitasnya. Mereka akan ditambahkan segera.

Komunitas terbuka

Jika tim bersifat publik (lihat Siapa yang bisa bergabung), siapa pun yang memiliki akun di server dapat menemukannya dengan Gabung ke tim lain dan bergabung tanpa undangan. Pada server di mana siapa pun bisa mendaftar, ini adalah cara paling sederhana untuk menjalankan tim publik. Jika tim hanya mengizinkan beberapa domain email, orang dengan alamat lain tidak dapat bergabung, bahkan dengan tautan.

Tamu

Tamu adalah orang dari luar, seperti klien, kontraktor, atau organisasi mitra. Tamu hanya melihat kanal yang mereka ikuti: mereka tidak dapat menelusuri atau bergabung ke kanal komunitas lainnya. Nama mereka memiliki tag Tamu, dan header kanal yang memiliki tamu akan menampilkannya.

• Akun tamu nonaktif secara bawaan. Admin sistem mengaktifkannya di Konsol Sistem › Autentikasi › Akses Tamu, dan dapat mewajibkan tamu berasal dari domain email tertentu atau menggunakan autentikasi dua faktor.
• Admin komunitas mengundang tamu dari Undang orang, dengan memilih kanal yang boleh mereka gunakan. Untuk memberikan tamu kanal lain kemudian, tambahkan mereka ke kanal tersebut dari halaman kanal.
• Jika diizinkan oleh admin sistem, Izinkan tamu yang diundang untuk masuk dengan tautan ajaib (tanpa kata sandi) memungkinkan tamu masuk menggunakan tautan yang dikirim via email.
• Untuk menjadikan tamu sebagai anggota penuh, atau anggota sebagai tamu, minta admin sistem: hal ini dilakukan di Konsol Sistem › Manajemen Pengguna › Pengguna, dengan Naikkan ke anggota atau Turunkan ke tamu.

Tamu tidak pernah ditambahkan ke kanal secara otomatis, bahkan ketika semua orang di komunitas berada di setiap kanal.

Kelola anggota

Buka menu komunitas dan pilih Kelola anggota (anggota melihat Lihat anggota). Daftar menampilkan semua orang beserta peran mereka. Di menu di samping peran seseorang, Anda dapat:

• menjadikan mereka admin komunitas, dengan Jadikan Admin Tim, atau mencabutnya dengan Jadikan Anggota Tim;
• menghapus mereka dari komunitas, dengan Hapus dari Tim.

Dialog ini berasal dari antarmuka klasik dan masih menyebut "tim". Anda juga dapat melakukan tindakan pada seseorang dari mana pun Anda melihat nama mereka: klik kanan, atau buka kartu profil mereka. Lihat Moderasi untuk tampilan mod, jeda sementara, dan penghapusan.

Onboarding

Onboarding menyambut pendatang baru saat pertama kali mereka membuka tim Anda. Onboarding menampilkan teks sambutan dan beberapa pertanyaan. Setiap jawaban dapat memberikan peran dan kanal kepada pendatang baru, sehingga orang-orang dapat menemukan tempat yang tepat sejak menit pertama.

Menulis onboarding

1. Jika jawaban harus memberikan peran, buat dulu peran tersebut dan aktifkan Siapa pun dapat mengambilnya (lihat Peran yang dapat diambil siapa pun). Onboarding hanya dapat memberikan peran yang terbuka untuk semua orang.
2. Buka menu komunitas, pilih Penyiapan tim, lalu Onboarding…. Ini membuka tab Onboarding dari pengaturan komunitas.
3. Tulis teks Selamat datang: apa yang dibahas komunitas ini dan aturan utamanya, dalam beberapa baris.
4. Pilih Tambahkan pertanyaan, misalnya "Apa yang membawa Anda ke sini?". Biarkan Beberapa jawaban tetap aktif jika orang boleh memilih lebih dari satu jawaban.
5. Untuk setiap jawaban, tulis teksnya, lalu klik peran dan kanal publik yang diberikan. Pilih Tambahkan jawaban untuk yang berikutnya.
6. Pilih Simpan.

Kanal yang dapat Anda tawarkan adalah kanal publik yang Anda ikuti. Untuk menghapus onboarding, hapus pertanyaannya dan teks selamat datangnya, lalu simpan.

Apa yang dilihat pendatang baru

Saat seseorang pertama kali membuka komunitas, dialog Selamat datang di akan menampilkan teks dan pertanyaan Anda. Mereka memilih jawaban mereka dan memilih Selesai, atau memilih Lewati. Dalam kedua kasus, mereka tidak akan melihatnya lagi di komunitas tersebut. Orang yang bergabung sebelum Anda menulis onboarding akan melihatnya saat mereka membuka komunitas berikutnya.

Anggota dapat mengubah peran terbuka mereka kemudian dari menu komunitas, di bawah Peran Anda….

Atribut anggota

Atribut anggota adalah detail tentang anggota Anda yang ditampilkan di kartu profil mereka di komunitas Anda, seperti perusahaan, situs, subkontraktor, atau kata ganti. Atribut ini milik komunitas: komunitas lain di server tidak akan melihatnya.

Definisikan atribut

Buka menu komunitas, pilih Penyiapan tim, lalu Atribut anggota…: ini membuka tab Atribut anggota dari pengaturan komunitas. Pilih Tambahkan atribut. Untuk setiap atribut, atur:

• Nama, misalnya "Perusahaan".
• Jenis: Teks, Pilihan, Beberapa pilihan, Tanggal, Tautan, Email, Nomor telepon, Orang atau Orang-orang. Untuk pilihan, daftarkan Pilihan.
• Siapa yang menyetel: Setiap anggota mengisinya untuk diri mereka sendiri, atau hanya Admin yang melakukannya.
• Siapa yang melihat: Semua orang, Admin, atau Disembunyikan. Admin dan anggota itu sendiri selalu dapat melihatnya; atribut yang disembunyikan tidak ditampilkan di profil.
• Tampilkan di daftar anggota: menampilkan atribut di bawah nama orang di daftar anggota, menggantikan posisi mereka, dan memungkinkan semua orang menyaring daftar berdasarkan atribut tersebut. Satu atribut dapat ditampilkan dengan cara ini.

Gunakan Pindahkan ke atas dan Pindahkan ke bawah untuk mengatur urutan di kartu profil. Satu tim dapat memiliki hingga 50 atribut. Menghapus atribut juga akan menghapus nilai semua orang.

Isi datanya

Untuk mengatur atribut seseorang, klik kanan nama mereka dan pilih Edit atribut…. Admin komunitas dapat mengatur semua atribut untuk semua orang; anggota dapat mengatur atribut mereka sendiri, kecuali yang diatur oleh admin. Atribut yang hanya terlihat oleh Admin akan ditampilkan dengan ikon gembok pada kartu profil.

Server juga memiliki atributnya sendiri, yang sama untuk setiap komunitas, dan didefinisikan oleh admin sistem di Konsol Sistem › Atribut Sistem › Manajemen Atribut. Atribut ini ditampilkan pada kartu profil sebelum atribut komunitas Anda, dan hanya admin sistem yang dapat menyetelnya untuk orang lain. Beberapa atribut mungkin berasal dari penyedia masuk, seperti direktori perusahaan.

Ketika orang keluar atau dihapus

• Anggota keluar dengan Keluar dari tim di menu tim.
• Orang yang keluar atau dihapus kehilangan peran dan tim mereka di komunitas. Pesan mereka tetap tersimpan.
• Seseorang yang dihapus dari komunitas dapat kembali dengan undangan baru, atau dengan bergabung kembali jika komunitas tersebut publik. Untuk mencegah seseorang masuk selamanya, admin sistem harus menonaktifkan akun mereka (lihat Mencegah seseorang masuk).