اعضا و شروع کار

چگونه افراد به جامعه شما می‌پیوندند، چگونه با یک فرآیند شروع کار از آن‌ها استقبال کنید، چگونه جزئیات را درباره اعضا حفظ کنید و چگونه اعضا خارج می‌شوند یا حذف می‌شوند.

دعوت افراد

منوی تیم را باز کنید و گزینه مردم را دعوت کنید را انتخاب کنید. به‌طور پیش‌فرض، همه اعضا می‌توانند افراد را دعوت کنند؛ این گزینه برای کسانی که این دسترسی را ندارند، نمایش داده نمی‌شود.

1. زیر دعوت به عنوان، گزینه عضو یا مهمان را انتخاب کنید. این گزینه تنها زمانی نمایش داده می‌شود که مهمان‌ها روی سرور فعال باشند.
2. در به:، نام افرادی که قبلاً حسابی روی سرور دارند یا نشانی ایمیل افرادی که حساب ندارند را تایپ کنید.
3. زیر به کانال ها اضافه کنید، کانال‌هایی را انتخاب کنید که افراد دعوت‌شده به آن‌ها بپیوندند. این مورد برای اعضا اختیاری است، اما برای مهمان‌ها الزامی است.
4. در صورت نیاز، گزینه یک پیام سفارشی تنظیم کنید را انتخاب کنید تا چند جمله به ایمیل دعوت اضافه شود.
5. دعوت را انتخاب کنید. یک خلاصه نشان می‌دهد چه کسانی دعوت شده‌اند و کدام دعوت‌نامه‌ها ارسال نشده‌اند.

دعوت از طریق ایمیل نیاز به ارسال ایمیل توسط سرور و فعال بودن دعوت‌نامه‌های ایمیلی دارد. اگر سرور ایمیل ارسال نکند، هنوز می‌توانید افرادی که قبلاً حساب دارند را اضافه کنید. اگر نشانی‌های ایمیل رد می‌شوند، از مدیر سیستم خود بپرسید.

اشتراک‌گذاری پیوند دعوت

در همان پنجره، با انتخاب عضو، گزینه پیوند دعوت را کپی کنید پیوند دعوت تیم را کپی می‌کند. هر کسی که این پیوند را باز کند می‌تواند حساب کاربری بسازد (اگر سرور اجازه ثبت‌نام می‌دهد) و به تیم بپیوندد. آن را در خبرنامه، وب‌سایت یا یک پست انجمن به اشتراک بگذارید.

این پیوند تا زمانی که آن را تغییر دهید، معتبر باقی می‌ماند. اگر در جایی که نباید قرار بگیرد، با استفاده از گزینه تولید مجدد در بخش تنظیمات تیم › دسترسی یک پیوند جدید بسازید؛ در این صورت پیوند قبلی دیگر کار نمی‌کند. هر تیم در یک زمان فقط یک پیوند دعوت دارد.

دعوت کسی که قبلاً می‌شناسید

برای آوردن کسی از یک جامعه دیگر به جامعه شما، روی نام او راست‌کلیک کنید و دعوت به یک جامعه را انتخاب کنید، سپس جامعه مورد نظر را. او فوراً اضافه می‌شود.

جامعه‌های باز

اگر تیم عمومی باشد (به چه کسانی می‌توانند بپیوندند مراجعه کنید)، هر کسی که حساب کاربری در سرور داشته باشد می‌تواند با استفاده از گزینه پیوستن به تیم دیگر آن را پیدا کند و بدون دعوت به آن بپیوندد. روی سروری که ثبت‌نام برای همه آزاد است، این ساده‌ترین راه برای راه‌اندازی یک تیم عمومی است. اگر تیم فقط دامنه‌های ایمیل خاصی را مجاز بداند، افرادی با آدرس‌های دیگر نمی‌توانند بپیوندند، حتی اگر پیوند دعوت را داشته باشند.

مهمان‌ها

مهمانان افرادی از بیرون هستند، مانند مشتری، پیمانکار یا یک سازمان شریک. یک مهمان فقط کانال‌هایی را می‌بیند که به آن‌ها اضافه شده است: او نمی‌تواند کانال‌های دیگر فضای کاری را مرور کند یا به آن‌ها بپیوندد. نام آن‌ها دارای برچسب مهمان است و در سربرگ کانالی که مهمان دارد، این موضوع ذکر می‌شود.

• حساب‌های مهمان به‌طور پیش‌فرض غیرفعال هستند. یک مدیر سیستم آن‌ها را در کنسول سیستم › احراز هویت › دسترسی مهمان فعال می‌کند و می‌تواند الزام کند که مهمان‌ها از دامنه‌های ایمیل خاصی باشند یا از احراز هویت دومرحله‌ای استفاده کنند.
• مدیران تیم مهمان‌ها را از بخش مردم را دعوت کنید دعوت می‌کنند و کانال‌هایی که می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند را انتخاب می‌کنند. برای دادن یک کانال دیگر به یک مهمان در آینده، آن‌ها را از داخل همان کانال به آن اضافه کنید.
• اگر مدیر سیستم اجازه دهد، گزینه اجازه ورود مهمان‌های دعوت‌شده با لینک جادویی (بدون رمز عبور) به مهمان‌ها اجازه می‌دهد با لینکی که از طریق ایمیل ارسال شده است، وارد شوند.
• برای تبدیل یک مهمان به عضو کامل، یا یک عضو به مهمان، از یک مدیر سیستم بخواهید: این کار در بخش کنسول سیستم › مدیریت کاربر › کاربران با استفاده از گزینه‌های ارتقا به عضو یا تبدیل به مهمان انجام می‌شود.

مهمان‌ها هرگز به‌طور خودکار به کانال‌ها اضافه نمی‌شوند، حتی اگر همه افراد در فضای کاری در همه کانال‌ها باشند.

مدیریت اعضا

منوی تیم را باز کنید، تنظیمات تیم را انتخاب کنید، سپس به تب اعضا بروید (افرادی که به تنظیمات تیم دسترسی ندارند، به جای آن گزینه مشاهده اعضا را در منو می‌بینند). این فهرست همه افراد را همراه با نقششان نشان می‌دهد و اگر امکان افزودن افراد را داشته باشید، گزینه مردم را دعوت کنید نیز وجود دارد. اگر شما مسئول مدیریت نقش‌های تیم هستید، منوی کنار نقش هر فرد به شما اجازه می‌دهد:

• آن‌ها را مدیر تیم کنید با استفاده از گزینه تیم را ادمین کنید، یا این دسترسی را با گزینه عضو تیم شوید پس بگیرید؛
• با حذف از تیم او را از فضای کاری حذف کنید.

این فهرست از رابط کاربری کلاسیک گرفته شده و همچنان از واژه «تیم» استفاده می‌کند. همچنین می‌توانید از هر جایی که نام کسی را می‌بینید، روی او اقدام کنید: روی نام راست‌کلیک کنید یا کارت مشخصات او را باز کنید. برای دیدن نمای مدیران، زمان‌های توقف و حذف اعضا، به مدیریت مراجعه کنید.

آشنایی اولیه

بخش شروع کار، تازه‌واردها را در اولین باری که به تیم شما می‌پیوندند، خوش‌آمد می‌گوید. این بخش یک متن خوش‌آمدگویی و چند سؤال نمایش می‌دهد. هر پاسخ می‌تواند نقش‌ها و کانال‌هایی را به تازه‌وارد اختصاص دهد تا از همان دقیقهٔ اول، مکان‌های مناسب را پیدا کنند.

نوشتن آشنایی اولیه

1. اگر پاسخ‌ها باید نقش‌هایی را اعطا کنند، ابتدا آن نقش‌ها را بسازید و برای آن‌ها گزینه هر کسی می‌تواند آن را بگیرد را فعال کنید (به نقش‌هایی که هر کسی می‌تواند بگیرد مراجعه کنید). فرآیند شروع کار فقط می‌تواند نقش‌هایی را اعطا کند که برای همه باز هستند.
2. منوی تیم را باز کنید، تنظیمات تیم را انتخاب کنید، سپس به تب شروع کار بروید.
3. یک متن خوش آمدید بنویسید: تیم درباره چیست و قوانین اصلی آن چیست، در چند خط.
4. گزینه افزودن سؤال را انتخاب کنید، برای مثال «چه چیزی شما را به اینجا کشانده؟». اگر ممکن است افراد بیش از یک پاسخ را انتخاب کنند، گزینه چند پاسخ را فعال نگه دارید.
5. برای هر پاسخ، متن آن را بنویسید، سپس نقش‌ها و کانال‌های عمومی‌ای که به آن‌ها دسترسی می‌دهد را انتخاب کنید. برای پاسخ بعدی، گزینه افزودن پاسخ را انتخاب کنید.
6. گزینه صرفه جویی را انتخاب کنید.

کانال‌هایی که می‌توانید پیشنهاد دهید، کانال‌های عمومی هستند که عضو آن‌ها هستید. برای حذف ورود به جامعه، سؤالات و متن خوش‌آمدگویی آن را حذف کنید و ذخیره کنید.

آنچه تازه‌واردها می‌بینند

اگر جامعه قوانینی داشته باشد که اعضا باید آن‌ها را بپذیرند (بخش قوانین را ببینید)، کاربران تازه‌وارد ابتدا یک پنجره گفتگوی قوانینِ ... را با دکمه‌های موافقم و فعلاً نه می‌بینند. تا زمانی که موافقت خود را اعلام نکنند، به جای کادر پیام در کانال‌های جامعه، پیامی با عنوان «برای ارسال پیام در اینجا، با قوانین موافقت کنید» همراه با دکمه خواندن و پذیرش نمایش داده می‌شود. در اپلیکیشن موبایل و رابط کلاسیک، آن‌ها باید دستورات /rules و /rules agree را تایپ کنند.

بار اول که کسی تیم را باز می‌کند، یک پنجره خوش آمدید به ظاهر می‌شود که متن و سؤال‌های شما را نمایش می‌دهد. آن‌ها پاسخ‌های خود را انتخاب می‌کنند و گزینه انجام شد را می‌زنند، یا گزینه رد شدن را انتخاب می‌کنند. در هر دو صورت، دیگر آن را در آن تیم نمی‌بینند. افرادی که قبل از نوشتن شما برای راه‌اندازی تیم به تیم پیوسته‌اند، آن را دفعه بعد که تیم را باز می‌کنند می‌بینند.

اعضا می‌توانند نقش‌های باز خود را بعداً از منوی جامعه، زیر نقش‌های شما… تغییر دهند.

ویژگی‌های عضو

ویژگی‌های عضو جزئیاتی درباره اعضای شما هستند که در کارت مشخصات آن‌ها در جامعه شما نمایش داده می‌شوند، مانند شرکت، سایت، پیمانکار یا ضمایر. آن‌ها به جامعه تعلق دارند: سایر جامعه‌ها روی سرور آن‌ها را نمی‌بینند.

تعریف ویژگی‌ها

منوی تیم را باز کنید، تنظیمات تیم را انتخاب کنید، سپس به تب ویژگی‌های عضو بروید. گزینه افزودن ویژگی را انتخاب کنید. برای هر ویژگی، موارد زیر را تنظیم کنید:

• نام، برای مثال «شرکت».
• نوع: متن، انتخاب، چند انتخاب، تاریخ، پیوند، پست الکترونیک، شماره تلفن، فرد یا افراد. برای انتخاب‌ها، لیست انتخاب‌ها را وارد کنید.
• چه کسی آن را تنظیم می‌کند: هر عضو آن را برای خودش پر می‌کند، یا فقط مدیران انجام می‌دهند.
• چه کسی آن را می‌بیند: همه، مدیران، یا پنهان. مدیران و خود عضو همیشه آن را می‌بینند؛ ویژگی‌های پنهان روی مشخصات نمایش داده نمی‌شوند.
• نمایش در فهرست اعضا: ویژگی را زیر نام افراد در فهرست اعضا نمایش می‌دهد، به جای موقعیت آن‌ها، و به همه اجازه می‌دهد فهرست را بر اساس آن فیلتر کنند. یک ویژگی می‌تواند به این صورت نمایش داده شود.

از جابه‌جایی به بالا و جابه‌جایی به پایین برای تعیین ترتیب روی کارت‌های مشخصات استفاده کنید. یک تیم می‌تواند تا ۵۰ ویژگی داشته باشد. حذف یک ویژگی، مقادیر همه افراد را نیز حذف می‌کند.

پر کردن آن‌ها

برای تنظیم ویژگی‌های یک نفر، روی نام او راست‌کلیک کنید و گزینه ویرایش ویژگی‌ها… را انتخاب کنید. مدیران تیم می‌توانند همه ویژگی‌های همه را تنظیم کنند؛ اعضا می‌توانند ویژگی‌های خود را تنظیم کنند، به‌جز آن‌هایی که توسط مدیران تنظیم شده‌اند. ویژگی‌هایی که فقط برای مدیران قابل مشاهده هستند، با یک قفل روی کارت مشخصات نمایش داده می‌شوند.

یک سرور نیز ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود را دارد که برای همه تیم‌ها یکسان است و توسط یک مدیر سیستم در کنسول سیستم › ویژگی‌های سیستم › مدیریت ویژگی‌ها تعریف می‌شود. آن‌ها روی کارت‌های مشخصات قبل از ویژگی‌های تیم شما نمایش داده می‌شوند و فقط مدیران سیستم می‌توانند آن‌ها را برای دیگران تنظیم کنند. برخی از آن‌ها ممکن است از ارائه‌دهنده ورود، مانند یک دایرکتوری شرکتی، دریافت شوند.

وقتی افراد خارج می‌شوند یا حذف می‌شوند

• اعضا با گزینه خروج از تیم در منوی تیم، تیم را ترک می‌کنند.
• افرادی که خارج می‌شوند یا حذف می‌شوند، نقش‌ها و تیم‌های خود را در جامعه از دست می‌دهند. پیام‌های آن‌ها باقی می‌ماند.
• کسی که از جامعه حذف شده، می‌تواند با یک دعوت جدید یا با پیوستن مجدد (اگر جامعه عمومی باشد) برگردد. برای جلوگیری دائمی از ورود یک نفر، یک مدیر سیستم باید حساب او را غیرفعال کند (به جلوگیری از ورود یک نفر مراجعه کنید).