Antimatter

Thành viên và quy trình làm quen

Cách mọi người tham gia cộng đồng của bạn, cách chào đón họ bằng quy trình làm quen, cách lưu trữ thông tin về thành viên, và cách thành viên rời đi hoặc bị xóa.

Mời người

Mở menu cộng đồng và chọn Thêm Mới Thành Viên. Mặc định, mọi thành viên đều có thể mời người khác; tùy chọn này sẽ không hiển thị cho những người không có quyền này.

  1. Dưới Mời làm, chọn Thành viên hoặc Khách. Tùy chọn này chỉ xuất hiện khi tính năng khách được bật trên máy chủ.
  2. Trong Đến:, nhập tên của những người đã có tài khoản trên máy chủ, hoặc địa chỉ email của những người chưa có.
  3. Dưới Thêm vào kênh, chọn các kênh mà người được mời sẽ tham gia. Đây là tùy chọn cho thành viên, nhưng bắt buộc cho khách.
  4. Tùy chọn, chọn Đặt thông báo tùy chỉnh để thêm vài dòng vào email mời.
  5. Chọn Mời. Một bản tóm tắt sẽ hiển thị ai đã được mời và những lời mời nào không thể gửi đi.

Mời qua email yêu cầu máy chủ phải gửi được email và tính năng mời qua email phải được bật. Nếu máy chủ không gửi email, bạn vẫn có thể thêm những người đã có tài khoản. Hãy hỏi quản trị viên hệ thống nếu địa chỉ email bị từ chối.

Trong cùng hộp thoại, khi Thành viên được chọn, Sao chép đường dẫn mời sẽ sao chép đường dẫn mời của cộng đồng. Bất kỳ ai mở đường dẫn này đều có thể tạo tài khoản (nếu máy chủ cho phép đăng ký) và tham gia cộng đồng. Hãy chia sẻ nó trong bản tin, trên trang web hoặc trong bài đăng diễn đàn.

Đường dẫn sẽ giữ nguyên hiệu lực cho đến khi bạn thay đổi nó. Nếu nó bị rò rỉ đến nơi không nên, hãy tạo một đường dẫn mới bằng Tạo lại trong Cài đặt nhóm › Truy cập: đường dẫn cũ sẽ ngừng hoạt động. Một cộng đồng chỉ có một đường dẫn mời tại một thời điểm.

Mời người bạn đã biết

Để đưa một người từ cộng đồng khác vào cộng đồng của bạn, nhấp chuột phải vào tên của họ và chọn Mời vào cộng đồng, sau đó chọn cộng đồng. Họ sẽ được thêm vào ngay lập tức.

Cộng đồng mở

Nếu cộng đồng là công khai (xem Ai có thể tham gia), bất kỳ ai có tài khoản trên máy chủ đều có thể tìm thấy nó bằng Tham gia nhóm khác và tham gia mà không cần lời mời. Trên máy chủ cho phép bất kỳ ai đăng ký, đây là cách đơn giản nhất để vận hành một cộng đồng công khai. Nếu cộng đồng chỉ cho phép một số miền email nhất định, những người có địa chỉ khác sẽ không thể tham gia, ngay cả khi có đường dẫn.

Khách

Khách là những người bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng, nhà thầu hoặc tổ chức đối tác. Khách chỉ nhìn thấy các kênh mà họ được thêm vào: họ không thể duyệt hoặc tham gia các kênh khác của cộng đồng. Tên của họ có thẻ Khách, và tiêu đề của kênh có khách sẽ ghi rõ điều này.

  • Tài khoản khách bị tắt theo mặc định. Quản trị viên hệ thống sẽ bật tính năng này trong Bảng điều khiển Hệ thống › Xác thực › Quyền truy cập của khách (Beta), và có thể yêu cầu khách phải đến từ các tên miền email nhất định hoặc sử dụng xác thực hai yếu tố.
  • Quản trị viên cộng đồng mời khách từ Thêm Mới Thành Viên, chọn các kênh mà họ có thể sử dụng. Để cấp cho khách một kênh khác sau này, hãy thêm họ vào kênh đó từ chính kênh đó.
  • Khi quản trị viên hệ thống cho phép, tùy chọn Allow invited guests to log in with a magic link (without password) cho phép khách đăng nhập bằng liên kết được gửi qua email.
  • Để nâng cấp khách thành thành viên chính thức, hoặc giáng cấp thành viên thành khách, hãy yêu cầu quản trị viên hệ thống: thao tác này được thực hiện trong Bảng điều khiển Hệ thống › Quản lý Người dùng › Người dùng, bằng cách sử dụng Nâng cấp thành thành viên hoặc Giáng cấp thành khách.

Khách không bao giờ được thêm vào kênh tự động, ngay cả khi tất cả mọi người trong cộng đồng đều có mặt trong mọi kênh.

Quản lý thành viên

Mở menu cộng đồng và chọn Quản lý thành viên (thành viên sẽ thấy Xem thành viên). Danh sách hiển thị tất cả mọi người cùng vai trò của họ. Trong menu cạnh vai trò của một người, bạn có thể:

  • nâng họ thành quản trị viên cộng đồng bằng Đặt làm quản trị viên nhóm, hoặc thu hồi quyền đó bằng Trở thành Thành viên Nhóm;
  • xóa họ khỏi cộng đồng bằng Xóa khỏi Nhóm.

Hộp thoại này đến từ giao diện cổ điển và vẫn sử dụng từ "team" (nhóm). Bạn cũng có thể thực hiện thao tác trên một người từ bất kỳ nơi nào bạn thấy tên của họ: nhấp chuột phải vào tên, hoặc mở thẻ hồ sơ của họ. Xem Điều hành để biết về chế độ điều hành, lệnh cấm tạm thời và việc xóa.

Cộng đồng không có giới hạn số lượng thành viên theo mặc định. Nếu quản trị viên hệ thống của bạn đã đặt một giới hạn (Số thành viên tối đa cho mỗi cộng đồng) và các lời mời bắt đầu thất bại, hãy yêu cầu họ tăng giới hạn đó lên.

Hướng dẫn người mới

Chào đón thành viên mới là tính năng ra mắt người dùng khi họ lần đầu mở nhóm của bạn. Tính năng này hiển thị một lời chào và một vài câu hỏi. Mỗi câu trả lời có thể gán vai trò và kênh cho người mới, giúp họ tìm đúng nơi cần đến ngay từ phút đầu tiên.

Viết phần hướng dẫn người mới

  1. Nếu các câu trả lời cần gán vai trò, trước tiên hãy tạo các vai trò đó và bật Bất kỳ ai cũng có thể nhận cho chúng (xem Vai trò mà bất kỳ ai cũng có thể nhận). Phần hướng dẫn người mới chỉ có thể gán các vai trò mở cho tất cả mọi người.
  2. Mở menu nhóm, chọn Thiết lập nhóm, sau đó chọn Chào đón thành viên mới…. Thao tác này mở tab Chào đón thành viên mới trong cài đặt nhóm.
  3. Viết một văn bản Chào mừng: mô tả ngắn gọn về nhóm và các quy tắc chính của nhóm.
  4. Chọn Thêm một câu hỏi, ví dụ "Điều gì đã đưa bạn đến đây?". Giữ Nhiều câu trả lời bật nếu mọi người có thể chọn nhiều hơn một câu trả lời.
  5. Với mỗi câu trả lời, viết nội dung của nó, sau đó nhấp vào các vai trò và kênh công khai mà nó cấp. Chọn Thêm một câu trả lời cho câu trả lời tiếp theo.
  6. Chọn Lưu.

Các kênh bạn có thể đề xuất là các kênh công khai mà bạn là thành viên. Để xóa quy trình chào đón, hãy xóa các câu hỏi và văn bản chào mừng của nó, sau đó lưu.

Những gì người mới thấy

Lần đầu tiên ai đó mở nhóm, một hộp thoại Chào mừng đến sẽ hiển thị văn bản và các câu hỏi của bạn. Họ chọn câu trả lời của mình và chọn Hoàn tất, hoặc chọn Bỏ qua. Trong cả hai trường hợp, họ sẽ không thấy nó lần nữa trong nhóm đó. Những người đã tham gia trước khi bạn viết quy trình chào đón sẽ thấy nó vào lần tiếp theo họ mở nhóm.

Các thành viên có thể thay đổi vai trò mở của họ sau này từ menu nhóm, dưới Vai trò của bạn….

Đối với một nhóm công khai, hãy kết hợp quy trình chào đón với một danh mục "Thông tin" bị khóa, chứa một kênh quy tắc và một kênh thông báo, cùng với một banner ở đầu kênh quy tắc (xem Cài đặt kênh).

Thuộc tính thành viên

Thuộc tính thành viên là các chi tiết về thành viên của bạn được hiển thị trên thẻ hồ sơ của họ trong nhóm của bạn, chẳng hạn như công ty, địa điểm, nhà thầu phụ hoặc đại từ nhân xưng. Chúng thuộc về nhóm: các nhóm khác trên máy chủ sẽ không thấy chúng.

Định nghĩa các thuộc tính

Mở menu nhóm, chọn Thiết lập nhóm, sau đó chọn Thuộc tính thành viên…: thao tác này mở tab Thuộc tính thành viên trong cài đặt nhóm. Chọn Thêm thuộc tính. Đối với mỗi thuộc tính, hãy thiết lập:

  • Tên, ví dụ "Công ty".
  • Loại: Văn bản, Lựa chọn, Nhiều lựa chọn, Ngày, Liên kết, Mail, Số điện thoại, Người dùng hoặc thành viên. Đối với các lựa chọn, hãy liệt kê Lựa chọn.
  • Ai sẽ thiết lập: Mỗi thành viên tự điền cho chính họ, hoặc chỉ Quản trị viên mới làm điều đó.
  • Ai sẽ xem: Mọi người, Quản trị viên, hoặc Đã ẩn. Quản trị viên và chính thành viên luôn thấy nó; các thuộc tính đã ẩn sẽ không được hiển thị trên hồ sơ.
  • Hiển thị trong danh sách thành viên: hiển thị thuộc tính dưới tên của mọi người trong danh sách thành viên, thay thế cho vị trí của họ, và cho phép mọi người lọc danh sách theo đó. Chỉ một thuộc tính có thể được hiển thị theo cách này.

Sử dụng Di chuyển lên và Di chuyển xuống để thiết lập thứ tự trên các thẻ hồ sơ. Một nhóm có thể có tối đa 50 thuộc tính. Xóa một thuộc tính cũng sẽ xóa giá trị của tất cả mọi người.

Điền thông tin

Để thiết lập thuộc tính của một người, nhấp chuột phải vào tên của họ và chọn Chỉnh sửa thuộc tính…. Quản trị viên nhóm có thể thiết lập mọi thuộc tính của mọi người; thành viên có thể thiết lập thuộc tính của chính mình, ngoại trừ những thuộc tính do quản trị viên thiết lập. Các thuộc tính chỉ hiển thị cho Quản trị viên sẽ có biểu tượng khóa trên thẻ hồ sơ.

Trong một công ty, một thuộc tính do quản trị viên thiết lập và chỉ hiển thị cho quản trị viên là nơi phù hợp để lưu các chi tiết nội bộ, chẳng hạn như ngày kết thúc hợp đồng, mà đồng nghiệp không cần xem.

Máy chủ cũng có các thuộc tính riêng của nó, giống nhau cho mọi nhóm, được quản trị viên hệ thống định nghĩa trong Bảng điều khiển Hệ thống › Thuộc tính hệ thống › Quản lý thuộc tính. Chúng hiển thị trên thẻ hồ sơ trước các thuộc tính của nhóm bạn, và chỉ quản trị viên hệ thống có thể thiết lập chúng cho người khác. Một số thuộc tính có thể đến từ nhà cung cấp đăng nhập, chẳng hạn như danh bạ công ty.

Khi người dùng rời đi hoặc bị xóa

  • Thành viên rời đi bằng cách chọn Rời nhóm trong menu nhóm.
  • Những người rời đi hoặc bị xóa sẽ mất vai trò và nhóm của họ trong cộng đồng. Tin nhắn của họ vẫn được giữ lại.
  • Người bị xóa khỏi nhóm có thể quay lại bằng một lời mời mới, hoặc bằng cách tham gia lại nếu nhóm là công khai. Để ngăn một người quay lại vĩnh viễn, quản trị viên hệ thống phải vô hiệu hóa tài khoản của họ (xem Ngăn người dùng quay lại).